「Teams」会議に参加する前の注意点をゲスト向けに解説！

ゲスト向けの「Microsoft Teams」会議に参加する前の注意点/ポイントや音声デバイスの設定方法を知り、今後の「Teams」運用に活用したいという人や設定画面が分からないという人に向けて、すべての操作をゲスト向けに解説をしていきたいと思います。

まずは、「Microsoft Teams」会議について、どういった機能があるのか？そもそもどういったサービスであるのかを探っていきたいと思います。

それでは、「Microsoft Teams」会議の基本的な情報をこれから一つ一つ説明をしていきたいと思いますので、参考にして使ってみてください。

「Microsoft Teams」会議とは「1対1もしくは複数人でWeb会議可能なツール」となっています。Microsoft Teamsでは、オンライン上で会議することができるので、離れている人同時でも自宅などでビズネス上の会議を行うことができます。

「Microsoft Teams」会議のオンラインでのビデオ会議は最大250人が参加可能ですので、大在の人たちと繋がれるきっかけにもなれますし、1対1で真剣にコミュニケーションをとることもできますので、使い方は自由に使えます。

つづいての「Microsoft Teams」会議の特徴としては「音声/ビデオ通話と画面共有が可能」なことがあげられます。音声のみでのオンライン会議やビデオ通話をしながら、画面共有をすることができます。

画面を共有することができますので、パソコンやスマートフォンでの操作説明やプレゼンテーションなどの解説に適していますので、「Microsoft Teams」はオンライン会議ツールとしては、便利だと評価されています。

そして、「Microsoft Teams」会議の特徴には「Teamsアプリ/Webブラウザで利用可能」なこともあげられます。「Microsoft Teams」会議は、アプリ上でもWebブラウザで利用することができますので、好きな手段で会議に参加することができます。

また、「Microsoft Teams」会議は、スマホ向けアプリも提供されているため、外出先からでも参加することができますので、どんな場所にいても基本的にすぐに会議に参加することができます。

つづいては、「Microsoft Teams」会議に参加する前のゲスト向けの事前準備についてフォーカスして説明をしていきたいと思います。ゲスト向けの事前準備としては「音声デバイス」に関する情報を発信していきたいと思います。

「Microsoft Teams」会議をスムーズにするためには「音声デバイス」は重要になります。この「音声デバイス」がどのように重要なのか一つ一つ説明をしていきたいと思いますので、参考にしてみてください。

それでは、「Microsoft Teams」会議に参加する前のゲスト向けの事前準備として「音声デバイス」の重要性について、くわしく解説をしていきたいと思います。ずばり、「Microsoft Teams」会議では、音声品質が高いデバイスがあると安心です。

自分が音声品質が低いデバイスを使っていないか、今一度見直してみてください。

なぜ音声品質が高いデバイスが必要なのかというと、「音声品質が低いと取引先への印象にも影響する」からです。最近のノートPCにはマイク/スピーカーがついていますが、取引先との大事な打ち合わせであれば音声が途切れてしまう可能性が考えられます。

この音質品質が低いデバイスの傾向として、音声が途切れるやすいことがあげられますので、音声品質の高いデバイスを使ったほうが、相手に好印象を与えられます。

ここからは、「Microsoft Teams」会議に参加する前のゲスト向けの事前準備の中で「音声デバイスを用意する際のポイント」について、いくつか紹介をしていきたいと思います。

音声デバイスを用意する際のポイントとして「1名で参加する場合はヘッドセット」がポイントとなっています。自席で自分ひとりで参加するのであればヘッドセットがピッタリです。

何故ならば、ヘッドセットはひとりしか付けられないからです。しかもヘッドセットは、音声品質も良いので、相手に良い音質で声を届けることができるというメリットもありますので、おすすめです。

つづいての音声デバイスを用意する際のポイントでは「複数名で参加する場合はスピーカーフォン」がおすすめとなっています。

自社の会議室に集まって複数名で参加する場合はスピーカーフォンが向いています。何故ならば、複数名であれば、複数名の声をすべて拾ってくれるので、相手に、すべての参加している声を均等に届けることができるからです。

つづきましては、「Microsoft Teams」会議に参加する前のゲスト向けの事前準備として「アプリ」について注目をしていきたいと思います。

「Microsoft Teams」会議に参加する際は、あらかじめアプリをインストールしておくとスムーズにゲストとして利用をすることができます。

それでは、ゲスト向けの事前準備として「アプリ」をインストールする方法を一つ一つ説明をしていきたいと思いますので、操作を真似して行ってみてください。