「Teams」の会議の使い方は？設定/基本操作も解説！

TeamsはMicrosoftのソフトです。Teamsを使えばより円滑な意思の疎通、連絡事項を手早く伝えるなど日々の業務の質を更に上げることができます。このページではTeamsの基本的な機能や使い方、会議の設定などをまとめました。

まずTeamsがどんな機能を持っているかについてですが、1対1もしくは複数人で会議ができるソフトと考えて差し支えありません。新型コロナウイルスが流行している昨今、リモートワークを継続する上でWeb会議は非常に合理的です。

Teamsで主にできることをまとめました。在宅勤務の人にとって、以下の基本的な事柄が家でできるか否かは重要です。会議に重きを置いているTeamsですが、もちろん個人間で使うときも充分なメリットを享受することができます。

音声通話は今や数多くのソフトで使用できるため、Teams独自の秀でた機能というわけではありません。しかし電話のように気軽に使えることから、急な打ち合わせや想定外の相談などにも対応できます。音声通話は会議ソフトとして欠かせません。

音声通話の延長線上として、ビデオ通話も可能です。カメラを利用して顔を顔を合わせた会議通話としての使い方もできます。こちらも1対1で話すこともできますし、既に始まった会議に途中から参加することも可能です。

Teamsの機能の1つに画面共有も含まれています。画面共有をすることで、同じ資料を見ながら密度の高い会議ができるのもTeamsの特徴です。お互いの物理的な距離も関係しない、誤解の生じにくい通話ができることがメリットです。

MicrosoftのTeamsについて基本的な機能をまとめたところで、次に主な使い方をまとめました。Teamsのメインの機能は会議通話となるため、ビジネス上でのコミュニケーションツールを探している人には特におすすめです。

主な使い方は以下の2点となります。どちらも会議に参加することが主眼となっているため、目的は分かりやすいです。Teamsの会議機能は使い方次第でフレキシブルな対応が可能です。

会議を開催する1つ目は、すぐに通話を開催する方法です。予約などを必要としないため、メンバー間で意思疎通が必要なときや複数人集まって検討する場合に有効です。

すぐに参加できずとも、チームやチャネルに所属していれば会議が始まったことが分かります。即時性のある会議開催の方法と言えます。

2つ目は事前予約して会議を開催、参加する方法です。突発的に始まる会議とは違い、事前に決まった日取りで会議を始めたい場合にはこちらの設定が向いています。

「プロジェクトに参加している全員の意見をくまなく聞きたい」「誰かを待つために時間を費やしたくない」など時短の目的でも事前予約は働きます。