「Teams」の会議の使い方は？設定/基本操作も解説！

TeamsはMicrosoftのソフトです。Teamsを使えばより円滑な意思の疎通、連絡事項を手早く伝えるなど日々の業務の質を更に上げることができます。このページではTeamsの基本的な機能や使い方、会議の設定などをまとめました。

まずTeamsがどんな機能を持っているかについてですが、1対1もしくは複数人で会議ができるソフトと考えて差し支えありません。新型コロナウイルスが流行している昨今、リモートワークを継続する上でWeb会議は非常に合理的です。

Teamsで主にできることをまとめました。在宅勤務の人にとって、以下の基本的な事柄が家でできるか否かは重要です。会議に重きを置いているTeamsですが、もちろん個人間で使うときも充分なメリットを享受することができます。

音声通話は今や数多くのソフトで使用できるため、Teams独自の秀でた機能というわけではありません。しかし電話のように気軽に使えることから、急な打ち合わせや想定外の相談などにも対応できます。音声通話は会議ソフトとして欠かせません。

音声通話の延長線上として、ビデオ通話も可能です。カメラを利用して顔を顔を合わせた会議通話としての使い方もできます。こちらも1対1で話すこともできますし、既に始まった会議に途中から参加することも可能です。

Teamsの機能の1つに画面共有も含まれています。画面共有をすることで、同じ資料を見ながら密度の高い会議ができるのもTeamsの特徴です。お互いの物理的な距離も関係しない、誤解の生じにくい通話ができることがメリットです。

MicrosoftのTeamsについて基本的な機能をまとめたところで、次に主な使い方をまとめました。Teamsのメインの機能は会議通話となるため、ビジネス上でのコミュニケーションツールを探している人には特におすすめです。

主な使い方は以下の2点となります。どちらも会議に参加することが主眼となっているため、目的は分かりやすいです。Teamsの会議機能は使い方次第でフレキシブルな対応が可能です。

会議を開催する1つ目は、すぐに通話を開催する方法です。予約などを必要としないため、メンバー間で意思疎通が必要なときや複数人集まって検討する場合に有効です。

すぐに参加できずとも、チームやチャネルに所属していれば会議が始まったことが分かります。即時性のある会議開催の方法と言えます。

2つ目は事前予約して会議を開催、参加する方法です。突発的に始まる会議とは違い、事前に決まった日取りで会議を始めたい場合にはこちらの設定が向いています。

「プロジェクトに参加している全員の意見をくまなく聞きたい」「誰かを待つために時間を費やしたくない」など時短の目的でも事前予約は働きます。

Teamsにはよくチームとチャネルという単語が出てきます。これから先で述べるときもチャネルという単語は特によくでてきます。普段使いなれてない人からすると、チームとチャネルの違いは少しまぎらわしいものに感じられるかもしれません。

チームはプロジェクト単位の作業を扱うとき、部署やオフィス単位などで分けられることが多いです。チャネルに比べて大きなくくりごとに区切られています。

一方でTeamsでいうチャネルはチームの中でも更に細分化されたグループを指します。チーム内で更に特定の分野やトピックごとに分けたグループをチャネルと定義しています。

こういったチームとチャネルの分け方によって、各セクションが無駄なく機能するのがTeamsのメリットの1つです。「この議題について話したい」というときに必要な人員のみを集め、スマートに会議を始めることができます。

ここではMicrosoftのTeamsの設定と基本操作についてまとめました。Teamsの基本操作のうち、まずは会議を「すぐに開催したい」ときにどう設定するか取り扱っています。

すぐに開催するメリットは緊急を要するメンバーとの打ち合わせや相談がしたいときに、素早くこなせることです。スマホでもTeamsは使えるため、外出先でも使えるシーンは更に増えています。

チャネル画面での会議の設定方法は「今すぐ会議」を選択後にメンバーを選択します。更にその後に参加依頼を行うことで設定は完了です。

ビデオマークを選択した後は、「今すぐ会議」を選択することで通話を飛ばすことができます。文字に起こすと大変なように見えますが、実際は直観的に操作ができるため説明がなくてもあまり問題はないと思われます。

プロジェクト以外のメンバーと1対1、もしくは多数で話す際にもこの機能は便利なため真っ先に覚えておく操作方法でもあります。

Teamsではチャット画面から会議を始めることもできます。チャット画面での設定も上記と同じく難しくありません。チャットリストから会議をしたい相手を選択し、ビデオもしくは音声通話を開始するだけで会議が始まります。

チャット画面を利用していて相手の発言の意味をうまく汲み取れなかったときや、相手が緊急の答えを必要としているときチャット欄のすぐそばにあるビデオマークを押すだけで会議を始めることができます。

もちろんチャットしている相手だけではなく、グループをつくって会議をすることもできるため少しでも早く相手との電話やビデオ通話を必要としているときはこちらの方が役に立つかもしれません。

Teamsの会議をすぐに始めたい場合、上述の2つの方法以外にも予定画面から始められます。普段は事前予約して会議を始めている、予定画面からの設定にしか慣れていないという人にも安心です。

予定画面内の設定も別段難しいことはなく、会議通話をかけるユーザーを選択し、「今すぐ会議」を選択するだけです。予定画面でユーザーを選択することで呼び出しが開始されます。

3つの方法のどれも大きな違いはなく、ある程度どの画面からも相手と会議を始めることができるのもTeamsのメリットとなっています。

MicrosoftによるTeamsの機能や、Teamsを使って今すぐに会議する基本の操作方法とは何かをこれまでにまとめてきました。思い立ったらすぐに会議ができる一方で、事前に会議を予約してから開催することももちろんできます。

まずは予定表画面での設定方法です。予定画面からでも今すぐ会議を始めることはできました。それとは別に、詳細に時間を設定して後日会議を開催できます。予定表を使う場合はこちらの使い方がメインになる人も多くいます。

やり方は簡単で、予定表画面で右上にあるボタンから新しい会議のコミュニティをつくるだけです。タイトルや出演者、日程を設定する画面が出てきます。

全ての項目を入力し終えたら、会議は他のチームメンバーやチャネルメンバーにも共有されます。あらかじめ日取りを決められる会議の場合はこちらの方がおすすめです。

チャネル画面からも新しく会議を設定することができます。チャネルごとに会議の内容や日程を細かく調整したい場合、チャネル画面を確認してから会議の開催を決定することで「違うチャネルで会議開催を決めてしまった」というミスを防ぐこともできます。

チャネル画面から会議の日時を設定する場合は、ビデオマークを押すことで詳細の入力が可能です。ビデオマークを押し、新しい会議を選択します。

予定表画面で設定するときと同じようにタイトルや出演者、日程を決める画面に移動します。今すぐ会議のときと同じようにビデオマークは常に会議通話を始めるとき、設定するときに使えます。

画面左側にあるタブからチャットメンバーを選ぶことで任意のメンバーとのチャット画面を開くことができます。ここから会議を始めることも選択肢の1つです。予定表で会議を組んだときと同じように会議を開催することができます。

チャットで始めたからと言って、2人でしか会議ができないということはこちらでもありません。会議予約のボタンを押し、タイトルや会議内容を設定していきます。

6種類のやり方を紹介しましたが、差異は小さなものです。気に入った1つのやり方を毎回使うこともできますし、時短を求めたり2人だけで会議する予定ならばチャットリストからビデオマークを押すのが楽な方法です。

Teamsでは共有機能を利用することもできます。共有機能を使うことで、自分のPC画面に映っている画面を相手にも見せることができます。

「相手が違うページを見ていた」などの単純な勘違いやミスも防げますし、同じ資料にダイレクトに目を通せることでお互いにとってより短時間で深い考察を基にした会議ができます。

共有機能の操作手順は簡単な操作でできるため、いざというときにまごつくことはありません。会議が始まったとき、アイコンをチェックしてみてください。ビデオ通話やマイクのミュートに並び、画面に向かって矢印が伸びているアイコンが目に入ります。

画面に向かって矢印が伸びているアイコンが画面の共有ボタンになります。こちらをクリックすることで、自分の画面や資料を共有することができます。

共有するボタンを押すと、どの画面を共有するかを選ぶ必要があります。ウィンドウごとに設定することが可能なため、個人情報など社外秘の情報と共有すべき資料を同時に見ていたとしても問題ありません。

これまでに紹介した会議設定や共有などの機能はスマホでも全て使用可能です。スマホでもPCと同じように会議に参加でき、また画面や資料の共有が可能です。

スマホやPCでの操作方法が分からない場合、共有相手に自分のPCの操作権限を譲ることもできます。他のソフトやアプリの設定方法が分からないとき、責任者と会議通話をして対処してもらうなど柔軟性のある使い方もTeamsの魅力の1つです。