【メール】フォルダ分けの決定版！スマートに整理する方法！

皆さんは、メールの管理などはどのようにされていますでしょうか。メールの管理方法で一番に挙げられるのは、「フォルダ分け」。大体のメールサービス、アプリにはフォルダ分け・ラベル分けの機能が備わっています。

しかし、フォルダ分けをしても「次は分けたフォルダが多くてごちゃごちゃになってきてしまった…」というような経験をされた方も多いのではないでしょうか。メールのフォルダ分けにも、コツがあるのです。

今回の記事では、メールフォルダ分けのコツ・決定版をお届けいたします。メールのフォルダ分けのコツを押さえて、スマートにメールの整理をおこなっていきましょう。フォルダ分けのパターンは複数あります。まず一つ目を、下記項目で見ていきましょう。

メールのフォルダ分けのコツ・決定版でまずお届けするポイントは、「優先/緊急度」でメールのフォルダ分けをするという内容です。特に仕事では定番のメールの整理方法かと思われます。

一日に届くメールの中でも、優先度が低いもの、高いものと種類が分かれます。対応の必要がなくとも、メールを保存しておく必要があるものも中にはあるでしょう。

そのように優先度を簡単に3つ程度に分けて設定をしていきましょう。最低限の数にフォルダをおさえることで、スマートにメールの整理をおこなうことが出来ます。

まず定番の分け方は、「すぐに対応・後で対応・保留(あるいは保存など)」の3つ。優先して対応すべきものと、そうでないものに分けるだけでも仕事はやりやすくなります。

また、最低限の3つにフォルダ分けをすることでごちゃごちゃとせずスマートにメールを整理することができるでしょう。どのようにしてフォルダ分けの整理をしたら良いか分からない…という方は、まずは優先度による方法から試してみましょう。

上記3つに加え、「締め切り」等のあるメール内容を受信することがあるという方は締め切り期日によるフォルダ分けも有効な手段です。

とは言っても、「〇月〇日まで」といった細かい分け方をしてしまうと。フォルダが増えすぎてしまってスマートな整理にはなりません。「今週中」「今月中」などの大まかな分け方がおすすめです。

また、メールサービス・アプリによってはフラグ機能により、期日を過ぎると通知で知らせたくれたり、フォルダの色が変わって強調色になって分かりやすくなるものもあります。そういった機能を有効活用しましょう。

優先度や期日によるメール整理がしっくり来ないという方は、「対応状況別」にフォルダ分けをおこなうのもおすすめです。

対応状況別にメールを分けることで、今進めている仕事の状況を確認することができます。同時進行で進めている内容が多いという方にはおすすめ。

優先度と対応状況別、しっくりくるフォルダ分け方法を行ってください。メールを対応状況別に分けるコツは以下のとおりです。

優先度とほぼほぼコツは同じで、「未対応・対応済・保留」など、大体3つ程度に分けるのがおすすめ。

これから対応すべきものと、すでに終わったもので分かりやすくメールを分けることができます。対応忘れなどに悩んでいる方は優先度か対応状況別のメール整理がおすすめです。

特に「未対応」フォルダをしっかりと確認しておくことで、「漏れ」などの心配がなくなるでしょう。仕事状況の把握にも役立ちます。

仕事で使えるメールフォルダ分けのコツ・決定版、「優先度」によるポイントをご紹介しました。いかがでしたでしょうか、優先度や対応状況別に分ける方法は最もメジャーです。

すでにこの方法でメールの整理をおこなっているという方も居るかもしれません。はじめてこの方法を見たという方は、スマートに整理するためのコツとして覚えておきましょう。

しかし、仕事内容や人によっては、優先度による分け方が「合わない」ということもあるでしょう。その場合は、違うメールのフォルダ分け方法をおこなう必要があります。別の方法については下記項目で確認しましょう。

上記では、優先度によるメールのフォルダ分け方法を紹介しました。フォルダ分けのコツとしては最も知られている方法かと思います。

メールフォルダ分けのコツ・決定版で次に紹介するのは、「取引先別」にメール整理をおこなう方法です。中には、多くの会社とやり取りをしているという方も多いでしょう。

その場合、優先度や対応別などの限られたフォルダだと「案件がごっちゃになってしまう」ということも…。場合によっては、取引先ごとにメールフォルダを分けた方がスムーズに対応できるかもしれません。

取引先、あるいは抱えている案件ごとにフォルダ分けをすることで、仕事の整理も付けやすいかと思います。

しかし、取引先や案件のみで分けてしまうと、漏れが出てくる場合もあります。その場合は、「対応済」のフォルダも作っておきましょう。終わった案件等に関しては、そちらに移動させておけばOK。

取引先+対応状況を上手く組み合わせることで、対応忘れなどの漏れがなくなるかと思います。ぜひ、スマートにメールを管理するコツとして覚えておいてください。

メールフォルダ分けのコツ・決定版として、取引先ごとにフォルダを設定する方法をご紹介しました。いかがでしたでしょうか、この方法がしっくりくるという方も少なくはなかったと思います。

あまりフォルダ数を増やすのはスマートな管理とは言えませんが、少なすぎても対応忘れなどの支障をきたしてしまう。その場合は、取引先や案件ごとにフォルダを分けましょう。

続いての項目では、「専用」フォルダを作ってメール整理・管理をおこなう方法をご紹介します。確認しましょう。