【Zoom Rooms】便利に使うノウハウを解説！

新型コロナウイルスの影響もあり、最近ではリモートで働く人も多いはずです。そんなときに便利なのが「Zoom Rooms」。通常の「Zoomミーティング」とは異なりビジネスの場で使用することができるのが「Zoom Rooms」です。

「Zoom Rooms」を使えば、自宅でも効率よく会議をすることができます。しかし始めのうちは「Zoom Rooms」の画面の設定や変更、IDの設定、画面共有など基本的な使い方が分からないはず。

そんなニーズに応えるために、この記事では「Zoom Rooms」を便利に使うノウハウを解説します。「Zoom Rooms」を活用したい人や「Zoom Rooms」の機能についてもっと知りたい人は、この記事が役立つはずです。

「Zoom」と聞いて最初にイメージするバージョンは「Zoomミーティング」です。「Zoomミーティング」は、PCやスマホ、タブレットで遠隔にいる人同士がオンライン上でミーティングを行うことができるサービスです。

これにより、自宅からでも会議が可能になります。一方で、「Zoom Rooms」とは「Zoomミーティング」と使う用途が異なります。ここで、「Zoom Rooms」の特徴を解説していきます。

1. Zoom社が提供するテレビ会議システム
2. 会議室に据え置きで設置

「Zoomミーティング」はZoom社が提供するWeb会議ツールなのに対し、「Zoom Rooms」はテレビ会議といったミーティングソリューションを提供するZoom社のサービスの一つです。

そのため「Zoom Rooms」の場合は会議室に複数人が集まって、遠隔にいる人と会議を行う際に適しています。タブレットなどをコントローラーとしてログインすることで、複数人対1というような構造で会議をすることができます。

「Zoomミーティング」と「Zoom Rooms」の大きな違いは、常設型のZoom端末構成であるかどうかによります。「Zoom Rooms」は「Zoom Rooms」が設置されている会議室に複数人が集まることが前提となります。

「Zoom Rooms」は、持ち運びではなく契約した部屋で使用することが前提となります。ミーティング時に各自PCを持たずに集合することができるため、身軽に遠隔地にいる人と会議をすることができます。

価格も1会議室につき契約する形となるため、「Zoomミーティング」と全く異なることが分かります。基本的には個人で使用するサービスではないということを覚えておくようにしてください。

「Zoom Rooms」のおすすめの使い方を紹介します。実際に、どのような場面で使うのか気になる人は参考にしてみてください。

1. 定期ミーティングを行う会議室に利用
2. 対社外向けの会議をチームで行う
3. 一人からのトレーニングを複数で受ける

「Zoom Rooms」は定期ミーティングを行う会議室での利用に適しています。「Zoomミーティング」と違い、据え置き型なので持ち運びと設定の手間がありません。会議室に行けばすぐに会議を始めることが可能になります。

「Zoom Rooms」を使用すれば、個人ではなく部屋単位で話し合うことができます。対社外向けの会議をチームで行うことができるため、チーム対1というような構造で会議を進めることができます。

そのため、個人間で話が重なることもなく、円滑に会議を進めることができます。一方「Zoomミーティング」の場合は、個人で会議やプロジェクトを行う際に適しています。

一人からのトレーニングを複数で受けるようなシチュエーションにも適しています。「Zoom Rooms」は、講師と繋いで社内研修や勉強会のようなことも可能です。以上が、「Zoom Rooms」のおすすめの使い方です。

個人がリモートで使用する「Zoomミーティング」とは全く使う状況や機能が異なるため、混同しないように注意してください。

次に、「Zoom Rooms」と他サービスとの違いを解説していきます。「Zoomミーティング」は「Zoom Rooms」と同じZoom社が提供するWeb会議サービスなので、本記事では比較対象として違いを比較します。

同じZoom社が提供するWeb会議サービスである「Zoomミーティング」と「Zoom Rooms」は何が違うのでしょうか。分かりやすく表にまとめて解説していきます。

「Zoomミーティング」と「Zoom Rooms」の比較表です。それぞれの機能や用途を比較したいという人は以下の表を見れば一目で把握することができます。
 

「Zoomミーティング」ではなく、「Zoom Rooms」を選んだほうが良い場合の状況・条件を紹介します。「Zoomミーティング」と「Zoom Rooms」で迷っているという場合には参考にしてみてください。

1. 社内の会議室に設置したい
2. 会議の主催者が毎回変わる
3. 大事な商談に利用したい

社内の会議室に設置したいという場合には、「Zoom Rooms」がオススメです。常設で常時接続のため毎回セットアップする手間が不要で、オンライン会議をしていない時間はデジタルサイネージとして使用することもできます。

「Zoom Rooms」は個人ではなく会議室に紐づくライセンスのため、誰でも利用可能です。そのため、会議の主催者が毎回変わる場合やプロジェクトがごとに会議室を使い分けたいといった場合に便利です。

「Zoom Rooms」は専用のカメラ、マイク、スピーカを使用するため安定した環境での利用が可能です。「Zoomミーティング」は各自リモートで行うため、個人の通信状況が悪い場合はその都度会議がストップしてしまう場合があります。

大事な商談に利用したいという場合であれば、「Zoom Rooms」を使用して会議をするのがオススメです。

「Zoom Rooms」を利用するメリットを紹介します。

「Zoom Rooms」を利用するメリットです。

1. 開始/終了はタッチパネル操作でかんたん
2. 専用端末で常に安定した使用が可能
3. 小スペースでも会議室として運用できる

「Zoom Rooms」を使えば、開始/終了はタブレットで誰でも直感的に操作することができます。通常はインストールからセットアップなどややこしい配線や設定が必要ですが、「Zoom Rooms」ならその心配もいりません。

ビデオ会議の品質はCPU、メモリ、HDD容量などに依存するため個人PCではどうしても不安定になっていまいます。しかし、「Zoom Rooms」なら専用端末で常に安定した使用が可能になります。

これにより、大事な会議でも接続環境に左右されずに進めることができます。

参加者全員が一部屋に集まる必要がなく、相手先には外部からアクセスしてもらえばいいので小さな部屋でも大人数の会議が可能になります。小スペースでも会議室として運用できるという点から、ベンチャー企業でも多く取り入れられているサービスです。

ここからは、「Zoom Rooms」の基本の設定方法を解説していきます。これから設定したいという人はぜひ確認してみてください。

「Zoom Rooms」のアカウント設定から解説します。

まずは、「Zoom Rooms」の全体に反映する設定からです。

まずは、「ルーム管理」メニューを選択します。

「ルーム管理」メニューから「Zoom Rooms」を選択します。

アカウント名の横にある「アカウント設定」から設定が可能になります。

次に「Zoom Rooms」のルーム設定をする方法を解説します。

「Zoom Rooms」でルームごとの設定をする場合です。

「ルーム管理」メニューを選択します。

「ルーム管理」メニューから「Zoom Rooms」を選択します。

ルームタブ内のルーム一覧より設定したいルームの「編集」から設定が可能です。

言語を変更したいという場合の言語変更方法を解説します。

「Zoom Rooms」で言語を変更する場合は、画面右下からいつでも切り替えが可能です。日本語に変更して使うこともできますが、所々翻訳ができていない場合があります。そのため、基本的には言語変更をせず英語で使うことをお勧めします。

「Zoom Rooms」を便利に使うノウハウも合わせて紹介します。より便利に使いたいという場合はここで紹介するノウハウを試してみてください。

「Zoom Rooms」の背景画像を変更する方法を解説します。早速背景画像を変更するメリットを紹介します。

「Zoom Rooms」で背景画像を変更すれば、ディスプレイを見ただけでどこのルームかがすぐに把握することができます。

背景画像の設定は簡単に行えます。ルーム編集の「ルームの設定」に「Zoom Roomsの背景画像」という項目があります。

「新しい画像をアップロード」を選択すれば、好みの背景画像を設定することができます。

「Zoom Rooms」を便利に使うノウハウとして、ルームアバターの変更方法を解説します。

ルームアバターとはルームに参加しているユーザーが見れる画像のことで、ルームアバターを設定することで見分けがしやすくなります。随所でルーム名と合わせて表示される便利な機能です。

「ルームの設定」から「ルームアバター」の設定を開き「変更する」を選択します。

これで随所でルーム名と併せてアバターが表示されるようになります。

「ルームアバター」を削除したい場合は、「削除」を選択します。

「Zoom Rooms」を便利に使うノウハウとして、Meeting IDの変更方法を解説します。

Meeting IDの変更方法です。

Meeting IDが頻繁に変わると、ホストルームに入る際にどのMeeting IDで入れば良いか分からないという問題が生じてしまいます。このような問題に備え、ルームのMeeting IDを分かりやすいIDに固定したいという場合にMeeting IDの変更が便利です。

また、ランダムな数列のIDは覚えにくいためMeeting IDを変更することにより、覚えやすいIDに変更できるというメリットもあります。

ルーム編集の「ルームの設定」から「ルームミーティングID」で希望のIDを入力します。

「インスタントミーティングにパーソナルミーティングIDを使用する」にチェックを入れると、設定したルームミーティングIDでオンライン会議を開始することができます。

もっと画面共有をしたいといった場合に使える画面共有のノウハウを紹介します。

ここでは、AirPlayを利用して画面共有するノウハウを紹介します。まずは、画面共有の便利な点を紹介します。

AirPlayを利用して画面共有をすれば、Zoom Clientを立ち上げなくて良いというメリットがあります。また、HDMIケーブルも必要ないため簡単に設置が可能です。画面共有して会議室のディスプレイに映したいという場合はこの方法を試してみてください。

AirPlayのアイコンをクリックします。

すると、Zoom Roomsのルームが並びます。画面共有したい希望のルームを選択します。

「Zoom Rooms」のディスプレイに4桁の数値が現れます。同時に、PCにパスワードを入力する画面が表示されますので入力ミスのないように4桁の数値を入力します。以上で完了です。

iOSからの設定手順を解説します。まずは、iOSのコントロールセンターを表示させます。

「画面ミラーリング」をタップします。

画面ミラーリングを選択後「Zoom Rooms」のルームが表示されるまでに時間がかかる場合があります。

「Zoom Rooms」のルームが表示されたら、会議室を選択します。macOS同様、パスワードの入力ダイアログが表示されます。ディスプレイに表示されたパスワードをiOSデバイスに入力すれば完了です。

「Zoom Rooms」便利に使うノウハウとして最後に通知設定を紹介します。

「Zoom Rooms」で使えるアラート（通知）の設定方法です。

アラート（通知）の設定をしておくと、コントローラーとして使うタブレットのネットワーク切断時やバッテリー切れなどを通知してくれます。また、「Zoom Rooms」に接続されているスピーカーが外れている場合も自動で通知してくれます。

手動では分からないレベルの動作を通知により知らせてくれるため、設定しておけば便利です。

アラート（通知）の設定はできますが、今現在通知先に設定できるのはメールのみです。しかし、Slackには「Slackでメールを受信する」機能があります。ここでは、Slackで通知を受け取る設定手順を解説します。

Slackの「App ディレクトリ」にアクセスして、 「メールアプリ」を検索します。

「Add Configuration」を選択し、通知するチャンネルを選択してメールアプリを追加します。

通知用のメールアドレスが発行されるため、「Zoom Rooms」のアラートを有効にし、通知先を設定していきます。アラートの有効はアカウント設定の「アラートの設定」タブで可能です。

自分が把握したい通知状況を設定し、通知先メールアドレスとして、Slackで発行したメールアドレスを設定すれば完了です。

前の会議で使っている人に時間が迫っていることを警告通知する方法を解説します。コントローラーにスケジュールを表示したい場合もお勧めです。

会議室を使っている人が時間通りに会議を終わってくれない場合や、コントローラーにスケジュールが表示したいといった場合に次のミーティングの警告通知を行うことで問題を解消することができます。

G Suite側で連携専用のアカウントを発行し、連携専用アカウントでカレンダーのリソースを参照できるようにします。連携専用アカウントでG Suiteにログインし、Googleカレンダーを開きます。

Googleカレンダーを開き、カレンダー設定の「カレンダー」タブから「おすすめのカレンダーを検索>>」をクリックします。

「Zoom Rooms」の設定メニューより「カレンダー統合」を選択しカレンダーサービスを追加します。

ルーム編集の「ルームの設定」に「カレンダー（オプション）」という項目があります。カレンダーサービスを設定すると、リソース一覧が表示されます。ここで、連携したいリソースを設定します。

ルーム編集の「ミーティング設定」タブにある「次のミーティング警告」を有効にすれば完了です。

いかがでしたか。この記事では「Zoom Rooms」を便利に使うノウハウを解説しました。「Zoomミーティング」と「Zoom Rooms」は全く異なるサービスです。

ここで紹介した画面共有の仕方やルームアバター画像の変更方法を行えば、他の人に差をつけて会議に挑むことができるはずです。