Googleドキュメントをオフラインで便利に使う方法！

Googleドキュメントとは、Google社が開発したWebブラウザで利用できるワープロソフトです。

いつでもどこでもPC、スマホ、タブレットでファイルの閲覧や編集ができ、誰とでも共有できるので他のユーザーと同じファイルを同時編集することも可能です。それがオフラインでも可能になればもっと便利に利用できます。

マイクロソフト社のWordと比べて少し機能はおとりますが、ビジネスに使う文書の作成でも十分使えて困ることは全然ありません。基本はオンライン型ですが、設定さえすれば便利にオフラインでも使えます。

Googleドキュメントは、Word形式のファイルにも対応しているので、併用して文書作成の幅を広げることもできます。

それでは、PCからGoogleドキュメントをオフラインで使えるようにするための手順をみていきましょう。

Googleドキュメントをオフラインで使うには、事前にPCにGoogleChromeと拡張機能を入れておく必要があります。

拡張機能はChromeをダウンロードする時に、一緒にインストールされます。

まずは、インターネットに繋がっているPCからGoogleドライブにアクセスしましょう。

Googleドライブを開いたら、画面の右上にある歯車のアイコンをクリックします。そして、開いたメニューから「設定」を選択してクリックします。

オプションの中のオフラインの項目の□をクリックしてチェックを入れてください。これで、オフラインでの使用が可能になります。

続いて、スマホからGoogleドキュメントをオフラインで使用する場合の設定手順をみていきましょう。

まずは、事前にスマホの中にGoogleドキュメントのアプリを入れておきます。

オフラインで使用したいドキュメントを選択して、そのファイルをタップします。

オフラインで使用するファイルを開いたら、右上にあるメニューをタップします。

メニューを開いたら、オプションの中の「オフラインで使用可」の項目を選択してスイッチをONにします。

すると、すぐに画面下に「ファイルをオフラインで使用できます」と表示されて設定完了の確認ができます。これで、オフラインでもスマホでファイルの閲覧や編集が便利にできるようになりました。

Googleドライブのアプリからでもオフラインで使えるように設定ができます。設定方法も同じで、ファイルのメニューの中のオプションから「オフラインで使用可能にする」を選択するだけです。

手順通りにしたのにもかかわらず、オフラインで作業できない時は、次のような対処法を試してみてください。

スマホからオフラインで作業できない場合は、アプリを「AppStore」もしくは「GooglePlayストア」のアップデート画面からアップデートをして最新バージョンに更新しましょう。

それでもオフラインで使用できない場合は、スマホのOSを更新してみましょう。OSとは、PCでいうとGoogleChromeのことを指しています。スマホだと、iPhoneがiOSでiPhone以外がAndroid OSになります。どちらも設定画面からアップデートができます。

アプリやOSを更新してもオフラインで使えない時は、アプリを一旦削除して、再インストールをしてみましょう。

最後の手段として、デバイスの再起動をしてみましょう。一度、電源を落としてから再び電源を入れてみましょう。そして、再度Googleドキュメントをオフラインでも使える設定方法を手順通りに実行してみましょう。

手軽に無料で使えるGoogleドキュメント。オンラインでもオフラインでも、ネット環境を気にせず使えるとますます便利に手軽になります。