【Googleドライブ 使い方】共有方法を初心者にもわかりやすく解説！

皆さんも一度は耳にしたことがある『Googleドライブ』という言葉。聞いた感じだと、とにかくGoogleが提供しているサービスの一つなのでは？と思う方が多いのではないでしょうか。もちろん正解です。しかし具体的にGoogleドライブとは何？

と疑問に思う方が多いでしょう。そこでここではGoogleドライブの使い方を説明する前にそもそもGoogleドライブとはどんなものなのかについてご説明したいと思います。

Googleドライブとは、一言で表せば『ファイルの保存場所サービス』です。インターネット上にファイルやフォルダを保存して、スマホやPCなど複数の端末からアクセスして開いたり・編集したりできます。スマホ・PCとGoogleドライブは同期します。

そのため、スマホやPCで編集した内容は瞬時に変更・保存される仕組みです。Googleアカウント（＝Gmailアドレス）を持っている人なら、15GBのGoogleドライブ容量がなんと無料で提供されているのです。Googleも太っ腹ですね。

またGoogleドライブに保存したデータは、他の人と簡単に『共有』もできるのも強みです。

そんな便利なGoogleドライブ。無料で使えるファイルの保存サービスでもあり、PCだけではなくアプリをインストールしたりすればスマホでも簡単にアクセスできたり、他人と共有する使い方もできます。ぜひ使ってみたいと思いますよね。

しかし、Googleドライブを使うにあたって必要なものがあります。そこでここではGoogleドライブに必要なものをご紹介します。

職場などでGoogleドライブをご使用の場合、ドライブのファイルを共有しようとすると、組織ではGoogleアカウントとの共有のみが許可されていることを示すエラー メッセージが表示されることがあります。

この場合はファイルをGoogle以外のアカウントと共有しようとすると発生します。このエラー メッセージが表示される場合は、ファイルの共有に使用できるGoogleアカウントを持っているかどうかを共有相手に確認してください。

相手がGoogleのアカウントを持っていない場合は、Googleのアカウントを登録してもらう必要があります。

ではGoogleドライブの使い方の前にGoogleのアカウントの作成方法をご説明します。ここではスマホの画面ですがPCも操作は同じです。Googleのページにアクセスすると上記のようなアカウント作成画面に移動するので、上記を参考にユーザー情報を入力します。

入力したユーザー情報の確認問題がなければ次へを選択しましょう。

電話番号、生年月日、性別などの入力します。

利用規約の同意をしましょう。

規約に同意が完了したら、Googleアカウントのページに移動するので、ブックマークしておくとすぐにページに飛ぶことができるので便利です。

Googleのアカウントを作成することができたら早速PCでGoogleドライブを使用することができます。Googleドライブの使い方としてここではPCでの使い方をご紹介します。

まずはファイルのアップロードをする使い方を説明します。Googleドライブに行き『マイドライブ▼』をクリックして、『ファイルをアップロード』をクリックしてください。

もちろん、フォルダを作成して整理も可能です。ファイルやフォルダが選択できるので、好きなものを選んで『選択』をクリックすればアップロード完了です。他には、『スターを付ける』『検索する』『ダウンロードする』という使い方もできます。

誰かと作業するなら、ファイルを共有もできます。どのファイル・フォルダを誰と共有するかはもちろん自由自在。リアルタイムに共同作業で編集もできるのが魅力的ですね。

フォルダを作成したいときは、次のように進んでください。『マイドライブ▼』をクリックして『新しいフォルダ』をクリックすると新規のフォルダをGoogleドライブに作成することができます。

他のユーザーと共有したいときは、共有したいファイルやフォルダ上で『右クリック』してメニューを出して『共有』をクリックします。

『他のユーザーと共有』が表示されますので、『名前』か『メールアドレス』で指定して相手を選んでください。

他のユーザーと共有する際には権限の変更をすることができます。『リンクを知っている全員が〜』のところで『編集可』『コメント可』『閲覧可』など必要に応じて『権限』の設定を行いましょう。

メールアドレスを入力してGoogleドライブを共有する使い方の場合にはGoogleのアカウントでもあるgmailのメールアドレスを入力しましょう。その際にはGoogleドライブを共有する相手のgmailのアドレスを知っておく必要があります。

そのため前もって共有したい相手のメールアドレスを教えてもらってください。共有相手にはGoogleドライブのリンクが貼られたメールが送信されます。

ファイルにアクセスできるURLを他のユーザーに送信し、URLからファイルにアクセスしてもらう方法です。特定の人に対してURLを送信する際に役立つだけでなく、ホームページにURLを貼り付け、ファイルにアクセスできるようにすることも可能です。

共有設定画面の右上に表示されている『共有可能なリンクを取得』をクリックします。

公開したい範囲を選択して『リンクをコピー』をクリックすれば、公開範囲ごとのリンクが取得できます。

それではGoogleドライブの共有の設定の使い方を説明します。上記の画面のように『他のユーザーと共有』画面が表示されるので、『ユーザーを追加』の入力ボックスにメールアドレス（組織内の共有では名前でも可能）やグループメールを入力します。

そして共有権限を選択し、『送信』ボタンをクリックするとファイルが共有されます。複数のユーザーと共有する場合は、コンマ（,）でメールアドレスを区切って入力します。Googleドライブ上で閲覧のできないファイル形式の場合は、ダウンロードができます。

共有ユーザーの追加や解除、共有権限の変更は、共有設定の画面からいつでも可能です。共有しているファイル（もしくはフォルダ）を選択して『共有アイコン』をクリックし、『他のユーザーと共有』画面右下の『詳細設定』をクリックします。

共有設定画面が表示されます。『アクセスできるユーザー』項目の最上部がこのファイルの『共有範囲』となります。特定のユーザー間のみでアイテムを共有する場合は、『特定のユーザーがアクセスできます』から変更しません。

『アクセスできるユーザー』欄の 2段目から下には現在このファイルにアクセスできるユーザーが表示されています。ここから共有ユーザーの権限の変更や共有解除がおこなえます。

PCのGoogleドライブ(グーグルドライブ)のOCR機能によって、文書が書かれた紙の画像ファイルからテキストファイルを抽出する使い方ができます。OCRとは、別名"光学文字認識"と呼ばれ、文書の画像ファイルを文字列に変換するソフトを指します。

それではGoogleドライブの使い方として今度はスマホでのGoogleドライブの使い方について説明していきたいと思います。

まずスマホでGoogleドライブを利用する場合には使い方の説明の前にGoogleドライブのアプリのダウンロードをする必要があります。Googleドライブをお持ちのスマホにインストールしましょう。

Android端末の場合には『Google Play』で検索ワードに『Googleドライブ』と入力してください。すぐにGoogleドライブのアプリが表示されると思うのでインストールしましょう。

iPhoneの場合には『App Store』で検索ワードに『Googleドライブ』と入力してください。すぐにGoogleドライブのアプリが表示されると思うのでインストールしましょう。

皆さんもご存知のようにスマホはPCよりも画面が小さいのでメニューが簡略化されています。そのためPCのGoogleドライブの使い方と異なる点があります。そこでここではGoogleドライブのメニューの使い方を見ていきたいと思います。

スマホでGoogleドライブにフォルダを作成する方法は、まず画面の右下の『+』ボタンをタップします。

メニューが開くので、『フォルダ』をタップします。

新しいフォルダの名前を入力する画面が表示されますので、任意の名前を入力して『OK』をタップして完了です。

Googleドライブでは、Wordファイル、エクセルファイルなどのオフィス系や、PDF、JPG、MPEGなど、どんなファイル形式でもアップロードして保管が可能です。ファイルのアップロードの方法は、画面の右下の『+』ボタンをタップします。

Googleドライブのメニューが開くので、『アップロード』をタップします。

最近、スマホ内に保存した画像一覧が表示されます。もし、ここ以外のファイルをアップロードしたい場合は、左上の『メニューボタン』をタップします。

ちなみに、Googleドライブのメニューの中にある『カメラを使用』をタップすれば、その場でカメラを起動して写真・動画を撮ってアップロードできます。

もちろんスマホでも他のユーザーと共有することができます。共有したいファイルを長押しし、『ユーザーを追加』で共有相手を指定できます。

Googleドライブでファイルを共有するときにはメールアドレスを入力して共有することができます。PCでの操作と同じように共有相手のメールアドレスを入力してください。

相手がGoogleドライブを普段利用している・していないに関わらず、Googleドライブ上のファイルはURLを発行して公開できます。複数人でスケジュールを共有するときなどに、Googleスプレッドシートに情報を作成、公開するなどしておくと便利です。

保存したファイルはGoogleドライブ上で共有することができます。指定した相手のみが見れるようになっているので情報が漏れる心配もありません。権限の設定では『編集者・閲覧者（コメント可）・閲覧者』を選択できます。

Googleドライブの共有方法の使い方を覚えておくととにかくビジネスシーンでは便利です。ファイルを色んな人にメールで添付して送信する必要もありません。ぜひお役立てください。