Googleスプレッドシートの共有方法！注意点も解説！

Googleスプレッドシートを共有する方法はアカウントで共有する方法と、リンクで共有する方法、IMPORTRANGEで共有する方法、この3つの方法があります。

Googleスプレッドシートを共有する際はあなたの共有しやすい方法、他のユーザーの閲覧しやすい方法を選びましょう。

Googleアカウントで共有する方法でも、リンクで共有する方法でも、IMPORTRANGE関数を使って共有する方法でも、GoogleアカウントであるGmailアドレスを所有している人としかできないので気を付けてください。

Googleスプレッドシートの共有設定は、事前に基礎知識がない場合でもできるくらい簡単な方法です。

Googleスプレッドシートを共有する方法はアカウントを使う方法があります。アカウントで共有するメリットは指定したGoogleアカウント(Gmailアドレス)にのみ共有されることです。

会社の社員、店舗の従業員/アルバイト、自治会の会員などGoogleスプレッドシートを見てほしい人/操作してほしい人だけを指定して、共有することができます。

Gmailアドレスは誰でも無料ですぐに作成できるので、共有したい人がGoogleアカウントを持っていない場合は作成してもらいましょう。

スプレッドシートは共有する側が設定をすれば、共有される側はログインするだけで閲覧できたり、編集できたりします。提供側が設定すればいいだけなので、ユーザー全員で行う操作はありません。

Googleスプレッドシートをアカウントで共有するデメリットは、一人一人に共有操作をするため、大勢と共有する場合は共有操作をするときに手間がかかってしまいます。

Googleスプレッドシートをアカウントで共有するのは数十人の従業員がいる店舗や、数十人の会員がいる自治体などです。大企業でGoogleスプレッドシートを共有するのには、操作に時間がかかってしまうのが注意点です。

Googleアカウントでの共有方法は確実に関係者以外に閲覧されないし、編集されないという安全性がありますが、その分共有し始める段階で手間がかかってしまいます。

ただ共有する情報が関係者以外に漏れるのを防ぎたい場合は、Googleアカウントで共有ユーザーを指定する方法を取るのが安全です。

リンクで共有する方法は大勢でGoogleスプレッドシートを見たり、編集したりする場合に適しています。大企業でシフト表を共有したり、全国に複数店舗がある飲食店や納品の管理表を共有したりする場合におすすめです。

リンクでの共有のメリットはリンクを相手に送るだけで共有できるので、操作が簡単なことです。デメリットはリンクさえわかれば誰でも共有できてしまうので、セキュリティ性に欠けることです。

リンクでの共有をするときの注意点はセキュリティ面をフォローする必要があることと、危険性を把握しておく必要があること、保護しないといけない個人情報などが入力されているスプレッドシートでの設定は避けることです。

Googleスプレッドシートを共有するにはIMPORTRANGEを使う方法があります。IMPORTRANGEで共有するメリットはセルごと、スプレッドシートの小シートごとに共有できることです。

共有する情報が必要最低限なので、個人情報の漏洩などのリスクが減ります。IMPORTRANGEで共有する方法はデメリットは共有するために、小シートやスプレッドシートを用意する必要があることです。

ただ新しい小シートは簡単に追加できるので大きなデメリットではありませんが、他の共有方法のように共有だけの操作では完了しないのが注意点です。

またGoogleスプレッドシートやExcelなどで使用する関数になれていない人にとっては、ハードルが高い共有方法でもあります。

Googleスプレッドシートをアカウントで共有する方法は簡単です。共有する他のユーザーが、GoogleアカウントであるGmailアドレスを持っていないと共有できません。

あなたも共有したい人たちもGoogleアカウントを持っていたり、今Googleアカウントを持っていないけどすぐに作成してもらえたりする場合は、この方法でスプレッドシートを共有しましょう。

Googleアカウントを指定して共有する方法は、まずGoogleスプレッドシート画面右上にある「共有」ボタンをクリックしましょう。

表示されるポップアップに共有したいユーザーの名前か、Googleアカウントを特定するGmailアドレスを入力してください。

左下にある「送信」ボタンをクリックしましょう。共有したいユーザーにGoogleスプレッドシートからメールが送信されて、相手を招待します。

招待された側のメールアプリには、Googleスプレッドシートから「編集への招待」などのタイトルのメールが届きます。

招待メールをクリックして開くと「スプレッドシートを開く」というボタンが表示されるので、ここをクリックしてください。