【Zoom】待機室/待合室の設定方法をくわしく解説！

Zoomでは、会社のリモート会議やオンラインレッスンなど様々なミーティングを行うことができます。便利なWeb会議ツールですが、参加者の判別や入室のタイミングなどちょっとしたことで困ってしまう場面があるかもしれません。

そんなちょっとしたトラブルを解決する方法があります。その方法とは、Zoomの待機室/待合室機能を活用することです。この記事では、Zoomの待機室/待合室機能とはどういう意味なのか、その設定方法や基本的な使い方などについて解説します。

Zoomの待機室/待合室機能の意味とは、Zoomアカウントを持っているミーティングのホストが参加者のミーティングルームへの参加をコントロールできる機能のことです。ホストとは、主催者の意味です。この機能は、無料プランでも使用することができます。

待機室/待合室機能を設定することにより、招待されていない人が入室することを防げますし、まだ準備している最中の開催時間よりも前に入室されてしまうといった問題を防ぐことが可能です。

Zoomでミーティングに参加するため必要なこととは、主催者・参加者の両方が事前にPC/スマホ/タブレットなどのデバイスに無料のZoomアプリをダウンロードしておく必要があります。

主催者は、招待をメールやSNSなどで送信します。

スマホ版アプリからも招待できます。

参加者側は事前に主催者からミーティングに招待されている必要があります。主催者側からメールやSNSなどでZoomミーティングのURLやID・パスワードが記された招待の連絡が届きますので、確認します。

Zoomアプリを起動し、「ミーティングに参加」をタップします。

PCのZoomアプリの場合も同じく「ミーティングに参加」をクリックします。

招待された際に知らされているURLをクリックするか、ミーティングIDとパスワードを入力して参加します。

主催者が待機室を設定している場合は、参加者は全員まず待機室に送られます。「もうしばらくお待ちください」という表示画面の意味は、主催者(ホスト)の許可を待って待機室にいる状態を指します。

主催者から入室を許可されてはじめて、ミーティングルームに入室することができます。

主催者がZoomミーティング機能の待機室/待合室を設定する方法とは、設定画面で有効/無効を選択することだけです。この設定は、いつでも簡単に設定することができますし、無料で変更することができます。

Zoomの待機室を利用することは、大きく分けて2つのメリットがあります。

メリットの一つとは、Zoomミーティングの際のセキュリティ性が上がることです。「ズーム爆弾」という言葉をテレビやネットのニュースなどで耳にしたことがあるかもしれません。

「ズーム爆弾」の意味とは、何らかの方法でミーティングIDやパスワードを入手して招待されていないミーティングに無作為に侵入し、不適切な画像や動画を画面共有するトラブルのことです。残念ながら、世界中でこの事件が確認されています。

待機室機能の有効設定を行うことで、誰が入室できるかを主催者がコントロールすることが可能なので、セキュリティ性が格段に上がります。ホストの判断次第では、参加希望者の入室を拒否することができます。

他のメリットとは、主催者側の意図した時間に入室のタイミングを合わせることが可能なことです。主催者がミーティングの準備している最中は参加者に待機室で待っていてもらい、準備が整ってから入室を許可することができます。

また、参加者画面から待機中一覧を確認できますので、ホストの好きなタイミングで個別に参加者に入室してもらう使い方ができます。

Zoomには、参加できる人数や開催できる時間の制限の違いにより、無料プランと有料プランが用意されています。Zoomの待機室の有効設定は、Zoomの有料プランだけでなく無料プランでも使用することができます。

無料プランでも、セキュリティ性を上げることができるのはうれしい機能です。無料プランを利用して様子を見てから有料プランにアップすることができます。

無料で利用できる待機室/待合室の基本的な設定方法について解説します。設定方法は簡単ですし、いつでも変更することが可能です。

待機室の設定は、アカウント単位で設定することができます。アカウント単位で設定する方法は、下記の通りです。この設定は無料で行えますし、公式ページだけでなくPC版Zoomアプリでも設定方法はほぼ同じです。

主催者であるホストは、Zoom公式ページにアクセスします。

PC版Zoomアプリを起動することもできます。無料プランでも使い方は同じです。

Zoom公式ページにアクセスしたら、画面右上にある「サインイン」をクリックします。サインインとは、ログインの意味です。

メールアドレスとパスワードを入力してサインインします。

PC版アプリからも設定できます。

同じように必要事項を入力してサインインします。

サインインしたら、ホーム画面左上にある設定(歯車)アイコンをクリックします。

設定画面を開きます。

設定画面下部にある「さらに詳細を表示」をクリックします。すると、公式ページのサインイン画面に移動します。あとの使い方は同じ手順です。

サインインしたら、プロフィール画面左側のメニュー一覧の「設定」をクリックします。

設定画面で「ミーティング」タブを選択します。

ミーテイングタブを選択した画面の「待機室」の項目の右側にあるスイッチをオンにして、有効化します。

PC版アプリからも設定可能です。

新しいミーテイングをスケジュールする画面を下にスクロールして、パスコードの横の「待機室」にチェックを入れます。

「スケジュール」から設定することも可能です。

スケジューリング画面下部にある「詳細オプション」をクリックします。

「待機室を有効化」にチェックを入れます。

ミーティング中に部屋ごとに待機室を設定する使い方も可能です。

ミーティング画面下部の「参加者」をクリックします。

画面右側に参加者一覧が表示されます。その画面下部にある「…」をクリックして、メニューを開きます。

メニューの中の「待機室を有効化する」をクリックします。プランにかかわらず、無料でも設定可能です。

待機室の画面は、自分の好きなロゴやタイトル、説明文など自由に無料でカスタマイズすることができます。ミーティングの趣旨や雰囲気に合わせて便利な使い方が可能です。

プランにかかわらず、ミーティングの開催時間が参加者が入室しようとしてきた場合に、ホストは参加者一人一人に対して入室を許可する必要があります。入室と参加の意味は同じです。入室許可の使い方は下記の通りです。

参加者に対してミーティングへの入室を許可する方法は簡単です。

Zoomのミーティング画面下部にある「参加者」を選択します。すると、待機中の参加者が画面右横に表示されます。

入室を許可したい参加者にマウスを合わせると、「許可する」と「削除」という文字が表示されます。「許可する」をクリックして、入室を許可します。

参加者がミーティングの待合室に入っていることについての通知設定を行っている場合は、その旨通知がなされます。「許可する」をクリックすると、参加者は入室可能となります。一人ずつ、または一括で許可することもできます。

スマホやタブレットの場合も、基本的な操作方法は同じです。ここでは、スマホ版アプリでの使い方を解説します。まず、アプリを起動します。

「サインイン」をタップして、必要事項を入力します。

「新規ミーティング」または「スケジュール」をタップして、ミーティング画面を開きます。

ミーティング画面を確認します。

画面右下にある「…」(詳細)をタップします。

「詳細」をタップして表示されたメニューの中の「ミーティング」をタップします。

「待機室」をオンにして有効化設定にします。

画面下部にある「参加者」をタップします。

待機中の参加者名が表示されます。「待機中」とは、入室の許可を待っているという意味です。

「許可する」をタップして、参加者の入室を許可します。

ポップアップ画面から「待機室の表示」を選択することもできます。

ポップアップ画面の「許可する」をタップすることもできます。

Zoomの待機室は、セキュリティ性を上げるための便利な使い方をすることができます。

便利な使い方とは、参加者が待機室に入っている間に、ミーティングへの参加条件や変更を希望する時に使用するということです。

ミーティングへの参加者が自分の表示名をニックネームやデバイス名のままでの入室だと、誰が入室しようとしているのか分かりません。

また、スタッフとの打ち合わせなど準備に少し時間がかかってしまい、開始時間が少しずれ込み時間の変更をせざるを得ないという状況の場合も使用できます。入室しようとしている参加者に対して、ホストの権限で退出するように要望することも可能です。

ミーティング画面下部の「参加者」を選択すると、待機室で待機中の参加者が表示されます。

メッセージを伝えたい参加者を選択し、右横にある「メッセージ」をクリックします。

「メッセージ」をクリックしたら、待機室に表示名の変更や開催時間の変更についてなどの変更事項についてのメッセージを入力します。

メッセージ内容と送信先を確認して、よければ「Enter」キーを押します。すると、メッセージ(チャット)が送信されます。

参加者側にはメッセージが届いたことについての通知が表示されます。

通知アイコンをタップして、チャットを確認できます。

スマホ版アプリでもほぼ同様の手順です。チャットとメッセージは、同じ意味です。画面右下の「チャット」をタップします。

チャット画面でメッセージを入力します。

待機室/待合室を便利に使うために、その他の設定を行うことができます。

参加者がZoomミーティングに入室希望してきた時に、共有画面などの準備など別の画面を開いていたり、他の事に気を取られていたりする場合に、待機室にいる参加者を放置してしまうという事態になりかねません。

参加者の人数が多い場合は、特にその可能性があります。そんな場合に、待機室/待合室に参加者が入室した時点で通知する機能に設定変更しておくのは便利です。

ミーティング画面下部の「参加者」をクリックして、画面右側に参加者一覧を表示します。その画面下部の「…」をクリックしてメニューを開きます。

メニューの中の「誰かが参加するときまたは退出するときに音声を再生」を選択します。この設定により、参加者の入室希望を音声で知らせてくれるので見落とすことが少なくなります。音声とチャイムの設定は、同じ意味です。

スマホ・タブレットのZoomアプリでも、入退室の通知を設定することが可能です。ミーティング画面右下の「…」(詳細)をタップします。表示されたメニューの中の「ミーティング」をタップします。

「参加し退出する音声を再生」右横のスイッチをオンにして、有効化設定にします。

よくあることではないかもしれませんが、ホストの権限で参加者を待機室に戻すことも可能です。他のミーテイングを行った後で再び合流してもらうといった場合に、この権限を利用することができます。

ミーテング画面下部の「参加者」をクリックします。画面右横の参加者一覧の中から、待機室に戻したい参加者にマウスを合わせます。

待機室に戻したい参加者にマウスを合わせたら、「ミュートの解除を求める」と「詳細」のボタンが表示されます。「詳細」をクリックします。

「詳細」をクリックして表示されたメニューの中の「待機室に送る」をクリックします。すると、選択した参加者は移動します。

参加者画面右上の「…」をクリックして表示されるメニューの中からも選択できます。

スマホ・タブレットでZoomミーティングを開催している場合も、操作方法はあまり変わりありません。ミーティング画面下部の「参加者」をタップします。参加者一覧の中から、待機室/待合室に戻したい参加者を選択して、参加者名をタップします。

次のメニュー画面の中の「待機室に送る」をタップすると、参加者は待機室に移動します。