不在時にGmailで自動返信！フィルタと返信定型文で自動応答設定する方法

プライベートから仕事まで、Gmailを利用する用途は幅広いですが、そんなGmailには不在時に自動返信できる機能があります。

Gmailの自動返信機能とはどういうものなのか、何ができるのかについてをまずは確認しておきましょう。

Gmailの自動返信機能とは、文字通り自動で相手に返信を送ってくれる機能です。休日中に送信されてきた仕事のGmail、海外にいるなどGmailでのメール返信や応答が難しいような場合、返信定型文などを設定しておいて、自動で返信/応答をしてくれます。

Gmailでの不在時に自動返信する場合、設定手順の説明に移ります。

パソコンの場合は返信定型文とフィルタ設定を作成して自動返信の設定ができますので、そのやり方を説明します。

こちらは不在時と言うよりも指定したメールアドレス宛にメールを送った際自動返信するようにできる設定です。

WebでGmailを開きます。

歯車マークをクリックしましょう。

「すべての設定を表示」をクリックしましょう。

「詳細」タブをクリックします。

「テンプレート」を「有効にする」にしてください。

「変更を保存」をクリックしましょう。

次に、Gmailで新規メールの作成ボタンをクリックしてください。

件名及び本文に、返信定型文として設定したい内容を入力します。

メール作成画面右下にあるメニューマーク（…）をクリックしてください。

「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」→「新しいテンプレートとして保存」をクリックしてください。

テンプレートの名前の登録画面になるため、分かりやすい名前に変更します。

「保存」をクリックして、メールのテンプレートの保存をおこないましょう。

次にフィルタを利用して返信定型文を送信する自動返信メールの設定をします。Gmailの設定で「フィルタとブロック中のアドレス」タブを開きます。

「新しいフィルタを作成」をクリックしてください。

「To」の欄に「(アカウント名)＋(任意のアルファベット)＠gmail.com」を入力します。アカウントが「abc123@gmail.com」で、任意のアルファベットを「inquiry」にする場合は「abc123+inquiry＠gmail.com」です。

「フィルタを作成」をクリックして保存します。

フィルタの条件設定画面になるため、「テンプレートの送信」にチェックを入れます。

「テンプレートを選択してください」の部分で、返信定型文として作成したテンプレートを選択します。

「フィルタを作成」をクリックすれば完了です。

後はフィルタ設定したアドレス（上記の例だと「abc123+inquiry＠gmail.com」）宛にメールが届くよう、自動返信させたい場合にフィルタ用のアドレスを利用するように連絡や設定をしましょう。

フィルタ設定したアドレス宛に送信されたメールアドレスに対しては、上記のように自動返信が届きます。別のメールアカウントからフィルタ設定したアドレス宛にメールを送って、自動返信が作動するか確認しておきましょう。

不在通知機能を使った自動返信もできます。一時的に自動返信をしたい場合はこちらの方法が便利です。こちらはパソコン・スマホともに設定可能です。パソコンの場合WebでGmailの設定を開き、「全般」タブのまま下にスクロールしましょう。

「不在通知ON」に変更します。

開始日や、任意で終了日、件名やメッセージを入力します。

「変更を保存」すれば完了です。

スマホの場合も、Gmailの設定から不在通知の自動応答設定をすることができます。メニューマークをクリックしましょう。

「設定」を開きます。

アカウントが複数ある場合は対象のアカウントをタップしてください。

「不在通知」をタップします。

「不在通知」をタップしてONにしましょう。

開始日や終了日、件名、メッセージなどを設定します。

「完了」をタップすれば、不在通知の自動返信設定が完了します。

Gmailで自動返信する場合、フィルタを利用したり、不在通知を設定したりして実行することが可能です。この記事での設定方法を参考に利用してみてください。