Outlookのアーカイブとは？使い方をくわしく解説！

数多くのメールをやり取りしていると、受信トレイにどんどんメールがたまり、メールの管理が大変になっていきます。それぞれのフォルダーを作成して振り分けすることで分別することは可能です。

しかし、メールが来るたびに、メールの振り分け作業が発生してしまい、手間がかかります。一括削除すればすぐですが、削除はしたくないけれど、当面は必要がないメールもあると思います。

そういったメールを管理するのに便利なのがOutlookのアーカイブです。手軽に振り分けできるOutlookのアーカイブの使用方法について解説していきます。

アーカイブとは英語で「保存記録、管理所、公文書」などの意味があります。そしてOutlookの主な機能とは簡単に言うとメインのメールの受信トレイからアーカイブ用のトレイにメールを移動することです。

メールの個人利用であれば、たくさんのメールがたまることはさほどありません。しかし、企業などになってくると膨大な量のメールが来ることも珍しいことではありません。フォルダわけをして自分で振り分けするのもいいです。

しかし、膨大な量のメールになってくるとそれだけでかなりの時間を取られてしまい、そういうわけにもいかなくなります。そんなときに役立つのがOutlookのアーカイブ機能です。Outlookのアーカイブに一度、メールを移してしまう方法があります。

Outlookのアーカイブにメールを移してしまえば、受信トレイからは非表示になります。受信トレイからは非表示になるものの、検索はできますし、元に戻す方法もあります。すぐに必要のないメールはどんどんアーカイブに移しておきます。

そして、必要になったときにはアーカイブ内から検索をして受信トレイに復活させます。そういった使い方をすることで受信トレイが未読のメールで埋め尽くされるストレスから解放されます。

スマホでのOutlookでのアーカイブの使い方です。スマホでのOutlookは簡単な操作でできてしまいます。こまめにアーカイブに移してスマホの受信トレイをすっきりさせてください。

それでは、実際のスマホでのOutlookのアーカイブでを使用する方法です。メール一覧からやメール画面から、複数のメールを同時になどいろいろな方法があります。それぞれ解説していきたいと思います。

Outlookのアプリからメール一覧を表示します。

アーカイブに移動したいメールの右端をスワイプします。

そのまま左端までスワイプするとアーカイブへ移動完了です。

メールの詳細画面を開きます。

右上にあるアーカイブのアイコンをタップします。

アーカイブに移動されます。