Outlookのアーカイブとは？使い方をくわしく解説！

数多くのメールをやり取りしていると、受信トレイにどんどんメールがたまり、メールの管理が大変になっていきます。それぞれのフォルダーを作成して振り分けすることで分別することは可能です。

しかし、メールが来るたびに、メールの振り分け作業が発生してしまい、手間がかかります。一括削除すればすぐですが、削除はしたくないけれど、当面は必要がないメールもあると思います。

そういったメールを管理するのに便利なのがOutlookのアーカイブです。手軽に振り分けできるOutlookのアーカイブの使用方法について解説していきます。

アーカイブとは英語で「保存記録、管理所、公文書」などの意味があります。そしてOutlookの主な機能とは簡単に言うとメインのメールの受信トレイからアーカイブ用のトレイにメールを移動することです。

メールの個人利用であれば、たくさんのメールがたまることはさほどありません。しかし、企業などになってくると膨大な量のメールが来ることも珍しいことではありません。フォルダわけをして自分で振り分けするのもいいです。

しかし、膨大な量のメールになってくるとそれだけでかなりの時間を取られてしまい、そういうわけにもいかなくなります。そんなときに役立つのがOutlookのアーカイブ機能です。Outlookのアーカイブに一度、メールを移してしまう方法があります。

Outlookのアーカイブにメールを移してしまえば、受信トレイからは非表示になります。受信トレイからは非表示になるものの、検索はできますし、元に戻す方法もあります。すぐに必要のないメールはどんどんアーカイブに移しておきます。

そして、必要になったときにはアーカイブ内から検索をして受信トレイに復活させます。そういった使い方をすることで受信トレイが未読のメールで埋め尽くされるストレスから解放されます。

スマホでのOutlookでのアーカイブの使い方です。スマホでのOutlookは簡単な操作でできてしまいます。こまめにアーカイブに移してスマホの受信トレイをすっきりさせてください。

それでは、実際のスマホでのOutlookのアーカイブでを使用する方法です。メール一覧からやメール画面から、複数のメールを同時になどいろいろな方法があります。それぞれ解説していきたいと思います。

Outlookのアプリからメール一覧を表示します。

アーカイブに移動したいメールの右端をスワイプします。

そのまま左端までスワイプするとアーカイブへ移動完了です。

メールの詳細画面を開きます。

右上にあるアーカイブのアイコンをタップします。

アーカイブに移動されます。

メール一覧画面を表示します。

メール一覧画面でメールを長押しします。

アーカイブに移動したいメールを複数選択します。

右下のアーカイブのアイコンをタップしてメールをアーカイブに移動します。

アーカイブに移動したメールもすぐに受信トレイに戻すことができます。ここではアーカイブに移動したメールの戻す方法を解説していきます。

左上のメニューアイコンをタップします。

メニューを開いたらアーカイブというフォルダがあるのでタップします。

受信トレイに戻したいメールの右端を左スワイプします。

表示される受信トレイに戻すボタンを押してメールを元に戻します。

左上のメニューアイコンをタップします。

メニューを開いたらアーカイブというフォルダがあるのでタップします。

フォルダの中にある元に戻すメールの詳細を開きます。

右上のメニューを開きます。

メニューの中のフォルダーへ移動をタップします。

フォルダーへ移動から戻したい先のフォルダーを選択します。

左上のメニューアイコンをタップします。

メニューを開いたらアーカイブというフォルダがあるのでタップします。

アーカイブ内のメールを一覧で表示します。

アーカイブ内のメールを一覧で表示し、そのメールを長押しします。

複数選択できるようになるので、元に戻したいメールをすべて選択します。

画面下にあるフォルダーへ戻すのアイコンをタップします。

続いてアーカイブ内のメールの検索方法です。検索したときには普通に表示されますが、アーカイブ内にあるメールは一目でわかるようになっています。それでは、アーカイブ内のメールの検索する方法を解説していきます。

メール一覧から検索したいメールの検索方法（送り主のアドレスや内容など）から検索をします。

検索結果が表示されます。

アーカイブ内にあるメールには右のほうに「アーカイブ」の文字が表示されます。

PC向けのWebバージョンの場合でも同じ表示になっています。

つづいてＰＣでのOutlookのアーカイブを使う方法になります。基本的にスマホと同じような使い方にはなりますが、PCでは細かい所で違う操作方法があります。それでは、ＰＣでのOutlookを使う方法を解説していきます。

それでは、PCでのアーカイブに移動する方法を解説していきます。PCのアーカイブに移動する方法には大まかに分けて個別に移動する方法とまとめて移動する方法があります。それぞれ分けて解説していきたいと思います。

まずはWebからPC版のOutlookへログインしてください。

ログインするとメール一覧が表示されます。

メール一覧からアーカイブに移動したいメールを選択します。

メールを選択すると右上にメニューが表示されます。

メニューの中からアーカイブを選択します。

アーカイブへの移動が完了です。

メール一覧を表示します。

メールの上をマウスオーバーすると左に複数選択用のチェックマークが表示されます。

アーカイブに移動したいメールを複数選択していきます。

アーカイブに移動するメールを複数選択したら右上のメニューからアーカイブを選択します。

アーカイブへの移動が完了します。

フォルダ一覧からアーカイブのフォルダーを選択します。

表示されるアーカイブのメールから戻したいメールを選択します。

右上の表示されるメニューの中の移動を選択します。

移動を選択すると移動先が表示されるので戻したいフォルダーを選択します。

複数を同時に戻したい場合にはメールの上をマウスオーバーして表示される複数選択のチェックを選択していきます。

個別と同じように移動から移動先のフォルダーを選んで元に戻していきます。

左上の検索から検索条件を入力して検索したいメールを検索していきます。

検索結果が表示されます。

アーカイブ内にあるメールに関してはスマホと同じようにアーカイブの文字が表示されます。

最後にメールソフトでの使い方です。PC版のメールアプリのやり方です。こちらのPC版のメールアプリもOutlookになります。では、それぞれのアーカイブの使い方を解説してきます。

WindowsのメールアプリでOutlookのアーカイブの使う方法です。こちらでも基本的には他のOutlookと使い方は変わりませんが、細かいところで違っています。それとそれぞれ解説していきます。

メール一覧の中からアーカイブに移動するメールを選択します。

削除の横に並んでいる古いアイテムの整理ボタンを押します。

ワンクリックしただけで、メールがアーカイブへ移動されます。

メールソフトでは古いメールを自分が設定した条件で自動で整理することができます。ここでは自動整理の設定方法を解説していきます。

メニューのなからファイルを選択します。ファイルからオプションを選択します。詳細設定を選択します。古いアイテム整理の中から自動整理の設定を選択します。

次の間隔で古いアイテムの整理を行う（日数）のチェックボックスをオンにして自動整理を行う日数を設定します。必要に応じて他のオプションも設定していきます。

メール全体で検索を行うことでアーカイブ内にあるメールも含めて検索されます。アーカイブ内に限定して検索を行うこともできます。

Outlookのアーカイブ機能を使う方法でした。こまめに確認する方ならいいですが、チェックしない人は未読メールが大量にたまったりします。Outlookのアーカイブとはうまく使いこなせばいろいろできるようになっています。うまく使いこなして快適なメールをしてください。