Outlookで便利なショートカットは？習得のコツとメリットも解説！

Outlookにはメールの送受信以外にも受信メールをフォルダーに分けたり、メールを削除したり、既読メールを未読に戻したりとさまざまな機能があります。

そういった機能を使う時はマウスでメニューアイコンやタブをクリックするのが一般的ですが、ショートカットでも操作できます。

ショートカットとはパソコンによく使われるもので、例えばWindows10の場合は「Ctrl」キーと「F」を一緒に押すとページ内でキーワード検索ができるなど便利な機能です。

OutlookでのショートカットもWindows10のショートカットと同じようにキーボード操作をします。

マウスでメニューアイコンにポインターを合わせて画面をひとつひとつ切り替えるのではなく、ショートカットキーを押すだけで目的の画面に切り替えられるので、作業効率が上がります。

ショートカットキーは覚えるのが大変というイメージがありますが、自分に必要な2~3個のショートカットを覚えるだけでも作業効率はかなりあがります。一度に覚えようとしないで、少しづつ必要なものを習得していってください。

マウスなしで操作できるショートカットは作業効率が上がるだけではなく、マウスを使用しないで済むというメリットがあります。外出先でOutlookを使う時にマウスを出すのが面倒なときにも便利です。

Outlookのショートカットキーを使うことにはさまざまなメリットがあります。ショートカット習得のコツの前に、まずOutlookのショートカットのメリットとはどういうものかを紹介していきます。

Outlookでメールする時にひとつひとつの工程をマウスで操作するよりも、ショートカットで画面をサッと切り替えた方が作業の効率が上がります。

毎日Outlookでメールチェックをしたり、送受信したり、管理したりするときに画面の切り替えや目的の画面までの工程が多い場合は特に作業効率が上がります。

メールチェックは毎日3回するといいと言われていて、1日の平均受信メール数は約34通、送信メール数は約11通です。

平均で毎日1時間メールに関する操作に費やしているので、Outlookのショートカットで効率があがるのは、残業などが減ることに繋がり、仕事にメリットになります。

Outlookには似たようなメニューアイコンが多く複雑な操作での作業工程が多いため、マウスでひとつひとつ操作していると間違えることがあります。違うメニューを開いてしまって、工程を途中まで戻ってやり直すとそれだけ時間がかかります。

Outlookのショートカットで操作すればそういった間違いの心配もありませんし、もし間違えても違うショートカットキーを押せばいいだけなので、一瞬で操作ミスを修正できます。

パソコンでOutlookのメール操作をしているときにマウスを使っていると片方の肩だけ細かく動かすため、肩こりの原因になります。

また会社のデスクが狭いとマウスを動かすスペースも限られるので、無理な姿勢でマウス操作をしている人も少なくありません。

ショートカットで操作すれば、こうした心配がないので仕事での疲れ方も違ってきます。毎週末整体に行っている人はOutlookをショートカットでの操作にすると、肩こりが改善して体が楽になる可能性があります。

Outlookのショートカットは日常的に使える便利な機能ですが、おすすめの人とおすすめしない人がいます。

ここからはOutlookのショートカットのメリットも踏まえて、おすすめの人とはどういう人か、おすすめしない人とはどういう人かを説明していきます。

通常の設定でOutlookを使うよりもショートカットを使う方がおすすめの人とは、まず基本的にメールの管理をOutlookで行っている人です。

メールアプリにはさまざまなものがありますが、Outlookで管理する人はショートカットを使うと作業効率があがります。