Gmailのフィルタでメールの振り分けを設定する方法

GoogleのフリーメールサービスであるGmailは、今世界中で利用されています。整理も自動でできたりと、メールの編集しやすさからも人気があるのは当然と云えましょう。

今回はそんなGmailのフォルダ整理方法についてお伝えしていきたいと思います。まず、Gmailにはフィルタの振り分け設定やフォルダ作成により複数のメールの整理が可能となっています。

Gmailにおけるメールの振り分け設定とは、Gmail内にてフィルタを設定することで複数のメールを自動で整理する方法のことです。

今後受信され続ける複数のメールを自動で管理してもらえるので、編集・整理において非常に役立ちます。簡単なので、ひとまず試してみましょう。

フィルタの条件設定の設定は非常に簡単です。まずはGmailを開いてみましょう。

Gmailの画面上部に、『メールを検索』という文言が表示されているのを確認できると思います。この中にテキストを打ち込めば、メール内検索が行えますよね。このボックスの右側に三角マークがあると思います。

まずはこの三角マークをクリックしてみましょう。

この三角マークをクリックすると、メールに対する条件設定が可能となります。テストとして自分宛にメールを送ってみるのも良いでしょう。その場合はFromのところに自分のアドレスを挿入してみてください。

入力箇所を全て入れ終えたら、『フィルタを作成』のボタンをクリックしてみましょう。

フィルタを作成すると、そのフィルタに該当した複数のメールに対してどういった処理を行うのかを選択する画面がポップされます。

必要があればここで選択してフィルタを作成をクリックします。

必要が無ければ、ポップ外の画面をクリックしてみてください。すると、指定したフィルタに対する条件にあった複数のメールが画面上に表示されます。

いかがでしょうか。これがフィルタの条件設定です。メールを探している時はこのフィルタ機能を使うと、非常に便利だと思います。

続いて新しいラベルとフォルダの作成方法について記載していきたいと思います。Gmailでは、ラベルという項目でメールを管理することが可能となっていて、これはGmail独自の大変優れた機能です。

フォルダ管理のように、視覚的なメールの区別が可能となっています。ラベルには、フォルダとしての機能に加えて、一つのメールに対して複数のラベルを付けることができるという特徴があります。

まずはラベルの作り方を記載していきましょう。受信トレイを開いてみてください。

続いて、指定したいメールを開いてみましょう。受信トレイからメールを選択してください。

すると、受信メール画面の上部にアイコンが複数並んでいると思います。この複数のアイコンの中に『ラベル』という項目がありますので、『ラベル』をクリックしてみてください。

『ラベル』アイコンをクリックすると、ラベルを指定するメニューが表示されます。このメニューの中に『新規作成』という項目があるので、こちらを選択してみてください。

『新規作成』をクリックすると、新しいラベル名を入力する画面がポップされます。こちらでラベル名を記入、さらにラベルの位置を指定して『作成』ボタンをクリックしてください。これで新しいラベルは作成完了します。

フォルダとして左側のメニューに表示されるようになりますので、確認してみてください。

ちなみに、新しいラベルの作成方法は他にも存在します。まずは先ほどと同じように、受信トレイからメールを選択してください。選択後、画面上部にあるラベルアイコンをクリックしてみましょう。

今回は『新規作成』ではなく、『ラベルの管理』というメニューを選択してみてください。

すると、画面はGmaiｌの設定画面に切り替わります。今の状態は、設定画面の『ラベル』というタブを選択している状態です。この画面を一番下までスクロールしてみてください。

すると、『新しいラベルを作成』という項目がありますので、この『新しいラベルを作成』という項目をクリックしてみましょう。

すると、先ほどと同じように新しいラベルの作成画面がポップされますので、ここから新しいラベルを作成することができます。作成後は同様に、左側のメニュー項目にフォルダとしてラベルが表示されています。ちなみに、他にも新しいラベルを作成する方法はあります。

一度Gmailの受信トレイのトップ画面に戻ってみてください。Gmailの受信トレイの左側のメニューに、『もっと見る』という項目があるのを確認してみてください。こちらをクリックしてみましょう。

『もっと見る』をクリックすると他のメニューも表示されるようになります。

メニューを下へスクロールすると、『新しいラベルを作成』というメニューがありますので、こちらをクリックしてみてください。

『新しいラベルを作成』をクリックすると、これまで同様新しいラベルを作成する画面がポップされます。

ラベル作成後は他の手法と同じように左側のメニューにフォルダとして表示されています。このように、ラベル作成は複数の方法で可能となっていますので、ご自分のやりやすい方法で作業してみてください。

続いてフィルタの作成方法について記載していきましょう。フィルタ作成の場合はまず、受信トレイのあるGmailのトップページを開いてみてください。

画面上部にあるメール検索ボックスの右側にある三角マークをクリックして、フィルタ条件を設定し、『フィルタを作成』のボタンをクリックしてみましょう。すると、フィルタに該当したメールに対して行う作業項目が表示されます。

今回は『既読にする』を選択してみましょう。

フィルタを作成をクリックすれば、フィルタは作成されます。今回の画像例では自分宛にメールを送った場合は自動で既読が付くようにしています。

最初の画面で自分のアドレスをFromに挿入し、『既読にする』にチェックを入れてフィルタを作成したわけです。試しに自分宛にメールを送ってみると、このようになります。

本来なら既読はつかず、新規のメールとして太い文字でメールの宛名や件名が表示されますが、フィルタで指定した通り既読の状態に処理されていますね。

このように、フィルタを指定することで今後受信トレイに届く複数のメールは自動で整理・編集されていきます。一つ一つの手間は小さいですが、数を重ねていくとこの作業の利便性は高まる一方でしょう。

ちなみに、スマホでもGmailのメールを振り分け設定をすることは可能となっています。スマホでのやり方はPCとは少し違います。まずはiPhoneでのやり方も見ていきましょう。

スマホ(アイフォン)から受信メールの振り分けを行うにはまず、ブラウザ上でGmailを開く必要があります。スマホ(アイフォン)のブラウザからGmailへアクセスし、左上の三本線のマークからメニューを開いてみてください。

続いて画面を下へスクロールすると、デスクトップという項目が小さい文字で表示されています。この『デスクトップ』をタップしてみましょう。すると、デスクトップ表示でGmailが表示されます。

左側のメニューに『ラベルを編集』という項目があるのでタップしてみてください。次の画面で新しいラベルを作成できるようになると思います。

その後はラベルを数種類作成し、内容に沿ってラベルごとに受信トレイの受信メールを振り分けていくことができるでしょう。

メールを整理する際、受信トレイのスキップ（アーカイブ）ができると非常に便利ですよね。スマホ(アイフォン)でも操作は可能なので試してみましょう。まずは、先ほどのブラウザの管理画面を開いてください。

受信トレイの上部に『フィルタを作成』という画面があると思います。その項目をクリックし、『From』にアーカイブ化したいメールアドレスを挿入しましょう。その後、次のステップを選択し、『受信トレイをスキップ』を選択してください。

そのままフィルタを作成すれば、これで処理は完了です。指定したアドレスからメールがきた場合、自動でフィルタで指定した処理が行われるようになります。

今回のケースでいうと、送られてくるメールは受信トレイには表示されなくなります。この場合、左側のメニュー項目にある『すべてのメール』を選択するとメールを確認することが可能です。

Gmailでは、一つのラベルで複数アドレスの振り分けすることも可能です。フィルタを設定した際、メールアドレス横の『,』の横に新たにメールアドレスを入力すれば可能となります。

メールアドレス以外でも、スペースを挟むと同じ項目に対する条件設定が可能です。

不要メールの自動削除も同様にフィルタの設定で操作が可能です。フィルタの条件設定の次の画面には、『削除する』という処理の項目が表記されています。この項目を選択しておけば、該当のメールが来た時自動削除される形になります。

それでは続いて、スマホ(Android)でのGmailのメールを振り分け設定する方法を記載していきたいと思います。

スマホ(Android)の場合の受信メールの振り分け方法ですが、スマホ(アイフォン)同様ウェブ版のGmailを使用する必要があります。ブラウザでGmailを開き、まず受信トレイを開いてみましょう。

左上の三本線のマークからメニューを開いてみてください。続いて画面を下へスクロールすると、デスクトップという項目が小さい文字で表示されています。

この『デスクトップ』をタップしてみましょう。これでウェブ版のGmailを確認することができます。画面上部にある『フィルタを作成』をクリックし、フィルタを作成すれば受信メールの振り分けが可能になります。

受信トレイのスキップ（アーカイブ）もアイフォンと同様の操作になります。まずは、先ほどのブラウザの管理画面を開いてください。受信トレイの上部に『フィルタを作成』という画面があると思います。

その項目をクリックし、『From』にアーカイブ化したいメールアドレスを挿入しましょう。その後、次のステップを選択し、『受信トレイをスキップ』を選択してください。

そのままフィルタを作成すれば、これで処理は完了です。指定したアドレスからメールがきた場合、自動でフィルタで指定した処理が行われるようになります。

今回のケースでいうと、送られてくるメールは受信トレイには表示されなくなります。この場合、左側のメニュー項目にある『すべてのメール』を選択するとメールを確認することが可能です。

一つのラベルで複数アドレスの振り分けを行う場合も、スマホ(アイフォン)と同様の操作を行います。フィルタを設定した際、メールアドレス横の『,』の横に新たにメールアドレスを入力すれば可能となります。

メールアドレス以外でも、スペースを挟むと同じ項目に対する条件設定が可能です。

不要メールの自動削除も同様にフィルタの設定で操作が可能です。フィルタの条件設定の次の画面には、『削除する』という処理の項目が表記されています。

この項目を選択しておけば、該当のメールが来た時自動削除される形になります。

Gmail振り分け設定には様々な手法があります。編集や整理の際便利な小技も多数ありますので、ぜひ参考にしてみてください。

メールを振り分けるという点においてGmailでは下記のような手法が存在します。

1.ラベルから除外する
2.メールを常に受信トレイに表示する
3.メールが受信トレイをスキップするよう設定する

一つ目はラベルに移動済みのメールを読み直したい時に、固定アイコンを選択するという手法です。固定アイコンを選択すると、ラベルのフォルダ内だけでなく受信トレイでも表示されるようになります。間違えて整理してしまったメールに対して行う編集方法ですね。

二つ目は間違えてラベルを付けてしまい、ラベルのフォルダに移動してしまったケースです。該当のメールを開き、右上にある移動アイコンを選択しましょう。

その中のメニューにラベル名から削除というメニューがありますので、選択してください。すると、ラベルのフォルダ内ではなく受信トレイに該当のメールが表示されるようになります。

三つ目は該当のアドレスに対し、スキップのフィルタを作成する手法です。

ラベルの編集、削除や削除は簡単です。Gmailを開き、左側のラベルのメニューに注目してください。

ラベルにカーソルを合わせると、メニューの右側に三点マークが表示されます。こちらをクリックしてみてください。

クリックすると、ラベルに対するメニューが表示されます。その内部に、編集や削除の項目があるので、該当の項目をクリックすれば対応できるようになります。

ラベルの表示／非表示は簡単です。まず、左側のメニューを開いて『ラベルの管理』を選択してください。

するとGmailの設定画面が表示されますので、一番下までスクロールしてみましょう。該当のラベル項目が記載されていますので、そこで表示・非表示を指定することができます。

不要なラベルを非表示にできれば、ラベルを整理・編集する上でも非常にやりやすいと思います。ぜひ試してみてくださいね。

ちなみにラベルの小技として、メールの検索の手法を一つご紹介しましょう。検索ボックスにて『label:ワード』で検索をしてみてください。ワード部分に指定したラベルが付与されたメールを検索してくれます。

さて、いかがだったでしょうか。ラベルの活用はGmailにおいて編集・整理における必須事項ともいえるでしょう。PCでもスマホでも、Gmailは今後どんどん活用していく機会は増えると思います。

ぜひ、Gmailでのメールの整理や編集をする際は活用してみてくださいね。