Gmailのミュートとアーカイブの違い！ミュートで受診トレイや通知を整理しよう

Gmailには、ミュートやアーカイブという機能があります。ミュートやアーカイブは、受信トレイからメールを整理して非表示にする機能です。メールを削除せずに受信トレイ内のメールを整理できるのです。

Gmailは仕事でもプライベートでも利用する為、通知も頻繁に表示されると思います。ミュートやアーカイブはそれら通知の処理に対する負担も大幅に減らしてくれます。Gmailへの通知処理の利便性は格段にあがりますので、非常におすすめです。

仕事やプライベートで日常的に利用するメールの機能としては、とても便利な機能となっています。ミュートやアーカイブはメールの整理を行いますが、意味は微妙に違っています。まずはミュートとアーカイブの違いがどこにあるか解説していきましょう。

Gmailにおけるミュート機能では、該当するメールに返信メールが来ても受信トレイに表示されなくなります。つまり、スレッド毎非表示にするということですね。

例えば、該当するスレッドをミュートすると、自分宛ではないメールは受信トレイにて表示されなくなるのです。なお、自分宛のメールをミュートした場合、『ミュート』というラベル付与されて受信トレイから外されることになります。

つまり、ミュートはスレッド毎受信トレイから非表示にする為、通知が来なくなるということです。受信トレイからスレッド毎非表示にするので、Gmail上の処理としては最大幅まで対応してくれるということですね。

スレッド毎受信トレイから非表示にする為、誤って操作してしまった場合はメールがどこにあるか分からなくなってしまうケースもあります。通知に気づかないケースもありますのでこの点のみ注意してくださいね。

Gmailにおけるアーカイブ機能では、該当するメールに返信メールが来た場合、受信トレイに再表示されます。つまり、このGmailにおけるアーカイブとは、Gmailの『受信トレイというラベルを削除する』ということを意味しています。

例えば、メール通知でGmailのメールを確認した場合に、届いたメールをアーカイブしたとします。受信トレイから一旦非表示となった後にそのメールを返信しあった場合、スレッドができますよね。

アーカイブの場合、このスレッドはまた受信トレイに表示されることになります。つまり、そのスレッドは再度貴方に通知されることになるのです。

ミュートとアーカイブの違いがどこかというと、一旦通知されてメール内容を確認・処理したメール(スレッド)に返信した場合に表示されるのがアーカイブ、一旦通知されてメール内容を確認・処理したメールに返信した場合でもスレッドが非表示のままなのがミュートです。

スレッドで管理する時に通知無しで丸ごと非表示にしたいのであればミュート、一つ一つ通知をチェックしてスレッド確認したい場合はアーカイブです。

スレッドでの違いがどこか理解できれば、メール通知後の処理としてミュートとアーカイブの違いに惑わされずに処理できるかと思います。

それでは、実際にGmailのミュートとアーカイブの使用方法をみていきましょう。なお、パソコンやスマホ(iPhoneとAndroid)で操作方法には違いがあります。まずはパソコンでのパソコンでのGmail ミュートとアーカイブの使用方法です。

まずは試しに自分宛にメールを送り、ミュートを指定してみましょう。まずは新規メッセージで自分宛にメールを送信してみてください

自分宛にメールを送信しましたら、受信トレイからメールを選択してみてください。

自分宛のメールをクリック後、メール画面上部右側にある三点マークをクリックしてください。

三点マークをクリックしますと、非表示だったメニューが表示されます。そのメニュー内に『ミュート』という項目がありますので、『ミュート』を選択してください。これでミュートを指定することが可能です。

ミュートを選択すると、受信トレイの画面に移行します。これで、ミュートという作業は完了です。

それでは続いて、Gmailにおけるアーカイブの使用方法について解説していきましょう。まずは新規メッセージで自分宛にメールを送信してみてください。送信後、受信トレイを確認して自分宛に送られてきたメールを選択してみてください。

メールを選択してメール画面に移行すると、画面上部に『アーカイブ』というメニュー項目があります。『←』マークの隣にあるマークですね。この『アーカイブ』というマークをクリックすると、メールがアーカイブされます。

『受信トレイ』というラベルは解除され、アーカイブ処理が完了されます。

アーカイブ処理が完了すると、受信トレイの画面に移行されます。受信トレイに該当のメールが無ければアーカイブ処理は成功しているということになります。

Gmailのミュートとアーカイブの使用方法についてですが、スマホの場合はiPhoneとAndroidで使用方法が違います。

まずはiPhoneでのミュートとアーカイブの使用方法を確認していきましょう。