「Hangouts Chat」とはチーム向けに設計されたメッセージングプラットフォームで、旧ハングアウトの次期バージョンです。問題点を解決し機能が追加された「Hangouts Chat」に乗り換えることで、ビジネスを効率よく進めることができるでしょう。
「Hangouts Chat（ハングアウトチャット）」とはチーム向けに設計されたメッセージングプラットフォームで、ハングアウトの次期バージョンとなっています。
実は旧ハングアウトはビジネス利用で他のビジネスチャットに後れを取っていた面が多々あるという理由からか、ハングアウトの提供は終了予定となっています。
機能追加されたHangouts Chatはビジネスの生産性を向上してくれるツールとして活躍してくれるでしょう。旧ハングアウトを利用している場合は、早急にHangouts Chat（ハングアウトチャット）への乗り換えをおすすめします。
「Hangouts Chat」はチーム向けに設計された多機能メッセージングツールで、これを利用すればチームが1か所で作業を完了できるようになります。
「Hangouts Chat」は、1対1のチャットしたりチーム全員と一度にコミュニケーションを取ったりでき、進捗状況やフォローアップ作業の管理も簡単に行えるツールです。現在28言語に対応していて各チャットルームは最大8000人のメンバーをサポート可能です。
今回は旧ハングアウトをビジネスで利用する上での問題点とHangouts Chatへ乗り換えるべき理由や乗り換えでの注意点、Hangouts Chat機能について詳しく解説します。Hangouts Chatを使ってビジネスを効率良く進めましょう。
では旧ハングアウトをこのまま使い続けることによって起こり得るビジネス上の問題点を詳しく解説します。
旧ハングアウトを使い続ける上での問題点の一つは、「シャドーIT」が増え情報統制が取れずセキュリティ上のリスクを抱える点です。
「シャドーIT」とは社内で使用が許可されていない外部サービスや社員が個人で所有しているデバイスを業務で無断使用することを意味する言葉で、この「シャドーIT」によってセキュリティトラブルが発生する事例は多いです。
例えば私用のスマホを使って社外の人とLINEで業務上の会話をしていたり、資料をやり取りしていたりすると、ちょっとした操作ミスや運営側のトラブルで大きなセキュリティトラブルが引き起こされることもあります。
誰でも無料で利用できる旧ハングアウトは社内外の連絡ツールとしてとても便利ですが、注意点として実際にアクセス権をコントロールできずセキュリティ面でログを管理しきれません。
その他のメッセージングツールにも言えることですが、セキュリティの問題は、IT機器やクラウドサービスの利用を社内で管理できるような仕組みを構築することがとても重要と言えます。
セキュリティ面を徹底するための情報管理教育も必要ですが、利用価値があるチャットを社内で管理できるシステムとして準備することが大切です。
大抵のビジネスチャットツールでは、案件ごとや部署ごとにチャットルームを作成できる機能があり、関係するメンバーだけが入室を許可されるという仕組みとなっています。
しかし旧ハングアウトでグループチャットを利用する場合は、その場限りのプライベートなグループチャットとなり、チャットが終了するとその場で解散となってしまいます。
つまり旧ハングアウトは、ある1つのテーマについての情報蓄積には向いておらず、やり取りした情報はひと手間かけて保存しなければなりません。重要な情報が散逸してしまう可能性があるという理由から、Hangouts Chatへ乗り換えを勧めるわけです。
旧ハングアウトの問題点の一つとして、ファイル共有はドキュメントのリンクを送信するのみでローカルにあるファイルを直接送信することはできず、ファイルやり取りが面倒な点が挙げられます。
これはGSuite関連のファイル（スプレッドシートなど）であってもアクセス権限は別なのでファイルそのものに権限の設定が必要です。
Hangouts Chatへの乗り換えを勧める理由としてのファイル管理が煩雑になってしまう点は大きな注意点です。ビジネス上必要な資料のやり取りはアクセス権の制御に気を使う必要があり、誤送信によるセキュリティ面のリスクも大きな注意点と言えます。
さらに旧ハングアウトを利用する問題点として、「Slack」のように外部ツールとの連携ができない点があります。機能が連携できなければ、チャットツールと他のツールを別々に立ち上げて作業する必要があります。
実際に手間としてはほんの少しのことに見えるかもしれませんが、同じツールを使っている社員全員が同じように時間をロスすることを考えるとこれは全く無意味なコストがかかっていると言えるでしょう。この点もHangouts Chatへ乗り換えを勧める理由です。
旧ハングアウトでは、ユーザーやチャットルーム、やり取りした内容を検索するのに、フィルタ検索ができず欲しい情報がなかなか見つけられない点は大きな問題点です。
欲しい情報を見つけるためにいちいち過去のメッセージログを遡って見たり、ユーザー一覧を見たりなどする必要が出てきます。 作業効率が悪い点も旧ハングアウトをビジネス利用しづらい理由の一つです。
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