【Hangouts Chat】旧ハングアウトから乗り換えるべき理由を解説！

「Hangouts Chat（ハングアウトチャット）」とはチーム向けに設計されたメッセージングプラットフォームで、ハングアウトの次期バージョンとなっています。

実は旧ハングアウトはビジネス利用で他のビジネスチャットに後れを取っていた面が多々あるという理由からか、ハングアウトの提供は終了予定となっています。

機能追加されたHangouts Chatはビジネスの生産性を向上してくれるツールとして活躍してくれるでしょう。旧ハングアウトを利用している場合は、早急にHangouts Chat（ハングアウトチャット）への乗り換えをおすすめします。

「Hangouts Chat」はチーム向けに設計された多機能メッセージングツールで、これを利用すればチームが1か所で作業を完了できるようになります。

「Hangouts Chat」は、1対1のチャットしたりチーム全員と一度にコミュニケーションを取ったりでき、進捗状況やフォローアップ作業の管理も簡単に行えるツールです。現在28言語に対応していて各チャットルームは最大8000人のメンバーをサポート可能です。

今回は旧ハングアウトをビジネスで利用する上での問題点とHangouts Chatへ乗り換えるべき理由や乗り換えでの注意点、Hangouts Chat機能について詳しく解説します。Hangouts Chatを使ってビジネスを効率良く進めましょう。

では旧ハングアウトをこのまま使い続けることによって起こり得るビジネス上の問題点を詳しく解説します。

旧ハングアウトを使い続ける上での問題点の一つは、「シャドーIT」が増え情報統制が取れずセキュリティ上のリスクを抱える点です。

「シャドーIT」とは社内で使用が許可されていない外部サービスや社員が個人で所有しているデバイスを業務で無断使用することを意味する言葉で、この「シャドーIT」によってセキュリティトラブルが発生する事例は多いです。

例えば私用のスマホを使って社外の人とLINEで業務上の会話をしていたり、資料をやり取りしていたりすると、ちょっとした操作ミスや運営側のトラブルで大きなセキュリティトラブルが引き起こされることもあります。

誰でも無料で利用できる旧ハングアウトは社内外の連絡ツールとしてとても便利ですが、注意点として実際にアクセス権をコントロールできずセキュリティ面でログを管理しきれません。

その他のメッセージングツールにも言えることですが、セキュリティの問題は、IT機器やクラウドサービスの利用を社内で管理できるような仕組みを構築することがとても重要と言えます。

セキュリティ面を徹底するための情報管理教育も必要ですが、利用価値があるチャットを社内で管理できるシステムとして準備することが大切です。

大抵のビジネスチャットツールでは、案件ごとや部署ごとにチャットルームを作成できる機能があり、関係するメンバーだけが入室を許可されるという仕組みとなっています。

しかし旧ハングアウトでグループチャットを利用する場合は、その場限りのプライベートなグループチャットとなり、チャットが終了するとその場で解散となってしまいます。

つまり旧ハングアウトは、ある1つのテーマについての情報蓄積には向いておらず、やり取りした情報はひと手間かけて保存しなければなりません。重要な情報が散逸してしまう可能性があるという理由から、Hangouts Chatへ乗り換えを勧めるわけです。

旧ハングアウトの問題点の一つとして、ファイル共有はドキュメントのリンクを送信するのみでローカルにあるファイルを直接送信することはできず、ファイルやり取りが面倒な点が挙げられます。

これはGSuite関連のファイル（スプレッドシートなど）であってもアクセス権限は別なのでファイルそのものに権限の設定が必要です。

Hangouts Chatへの乗り換えを勧める理由としてのファイル管理が煩雑になってしまう点は大きな注意点です。ビジネス上必要な資料のやり取りはアクセス権の制御に気を使う必要があり、誤送信によるセキュリティ面のリスクも大きな注意点と言えます。

さらに旧ハングアウトを利用する問題点として、「Slack」のように外部ツールとの連携ができない点があります。機能が連携できなければ、チャットツールと他のツールを別々に立ち上げて作業する必要があります。

実際に手間としてはほんの少しのことに見えるかもしれませんが、同じツールを使っている社員全員が同じように時間をロスすることを考えるとこれは全く無意味なコストがかかっていると言えるでしょう。この点もHangouts Chatへ乗り換えを勧める理由です。

旧ハングアウトでは、ユーザーやチャットルーム、やり取りした内容を検索するのに、フィルタ検索ができず欲しい情報がなかなか見つけられない点は大きな問題点です。
　
欲しい情報を見つけるためにいちいち過去のメッセージログを遡って見たり、ユーザー一覧を見たりなどする必要が出てきます。 作業効率が悪い点も旧ハングアウトをビジネス利用しづらい理由の一つです。

ではここまで紹介した旧ハングアウトの問題点を、Hangouts Chatを利用すればどのように解決してくれるでしょうか？Hangouts Chatへ乗り換えるべき理由を先述した問題点ごとに詳しく説明していきます。

旧ハングアウトは誰とでもやり取りができる仕様となっていますが、Hangouts Chatでは「GSuite」で管理された特定のドメイン内のみでのやり取りに限定されセキュリティ面で向上していると言えます。

特定のドメインを会社のドメインとすることで、他からは遮断されセキュリティ面で安全なやり取りが可能となるでしょう。 またHangouts Chatのユーザー管理はGSuiteのユーザー管理に委ねられています。

ユーザーごとの権限付与やログの取得などもGSuiteの管理機能で制御できるため、Hangouts Chat側で権限操作などを行う必要がありません。すでに会社組織としてGSuiteを利用しているなら、構築されている管理機能をそのまま使えるので便利です。

Hangouts Chatでは、チャットルームの作成・変更・削除、そしてチャットルームへの入退室が可能になりました。これは他のビジネスチャットツールには備わっている基本機能ですので、この点においてはようやく追いついたことになります。

Hangouts Chatでは、チャットルームは権限さえ与えられていれば誰でも作成可能です。また全てのメンバーが会話履歴を見ることができるので、過去に話し合ったことを全員が確認できます。

さらにチャットルーム内では話題ごとにスレッドが自動的に作られるため、特定の話題について気になった時はすぐにチェックができ同じチャットルーム内でトピック別に話し合うことも可能です。メッセージ履歴は全てのチャットルームでオンになっています。

Hangouts Chatでは直接ファイルをやり取りできるようになり仕事が非常にやりやすくなりました。またファイルをアップロードした場合やファイルのリンクを共有した場合、その内容がプレビューとして見えるため誤送信を防止できセキュリティ面でも安心です。

Hangouts Chatへの乗り換えを勧める理由の一つとして、連携可能なサービスが増えますます使いやすくなる点が挙げられます。

Hangouts Chatには基本botが30種類以上用意されています。サードパーティでもbotを追加できるようになったため今後Hangouts Chatの使えるbotは増加していき、ますます使い勝手が良くなるでしょう。

Hangouts ChatではGitHubなどのメジャーサービスとシームレスな連携が可能になるので今後もさらに便利になるでしょう。

Hangouts Chatはフィルタ検索機能がサポートされました。ユーザーの名前やチャットルーム名、チャットでやり取りした情報のワンフレーズを思い出せればすぐに検索し必要な情報をすぐに探し出すことができます。

仕事をしている中で以前のやり取りや資料などを探すことは頻繁にあることですので、情報を検索できるだけで仕事の生産性は大きく向上するでしょう。この点もHangouts Chatへ移行するべき理由です。

Hangouts Chatへの乗り換え自体はとても簡単です。また旧ハングアウトとHangouts Chatは基本的には互換性を保っているため、新旧どちらでもメッセージのやり取り自体は可能となっています。

ただ旧ハングアウトからHangouts Chatへ乗り換える際に気をつけるべき注意点がいくつかあります。これから乗り換えの際の注意点について解説します。

Hangouts Chatへの乗り換えの際の注意点として旧ハングアウトで蓄積していたログをどうするかという問題点を考えておかなければなりません。どこかにまとめて活用するか不要なログは削除するかなど、対応を決めておきましょう。

注意点としてHangouts Chatへ乗り換えすると、これまで旧ハングアウトでやり取りしていたダイレクトメッセージはHangouts Chatにコピーされますが24時間で消えるようになります。
 
「Vault」を使って設定を調整することでダイレクトメッセージの保管が可能となりますが、Hangouts Chatへの乗り換えの段階で注意喚起するなどの対策は必要でしょう。

またもう一つの注意点として、Hangouts Chatの方でメッセージを編集・削除しても旧ハングアウトの方には反映されないという点が挙げられます。ビジネス上でコミュニケーションを取っていく中で誤解が生じないよう気を付けましょう。
 
注意点として、念のために編集後のメッセージはもう一度送信しておいた方が無難と言えるでしょう。

ではHangouts Chatの乗り換え後の基本的な使い方について見ていきましょう。

Hangouts Chatではダイレクトメッセージはとても簡単に利用できます。1対1のダイレクトメッセージなら、メイン画面左上の検索窓柄ユーザー名を検索し、選択するだけで利用可能です。
 
複数人とのダイレクトチャットがしたい場合は、検索窓左横の「+」アイコンを選択して表示されるリストから「グループメッセージ」を選択しましょう。必要な人数分のユーザー名を指定して「DMを開始」ボタンを押すだけで利用できます。

Hangouts Chatではチャットルームでチームのメンバーと会話したりアイデアを出し合ったりできます。また同僚とチャットしたりファイルを共有したり、チームプロジェクトに共同で取り組んだりできます。ではチャットルームの使い方を紹介します。

Hangouts Chatでチャットルームを作成する方法は、まず左上の「+」アイコンを押すと「チャットルームを作成」メニューが出てくるので、このメニューを選択しましょう。

「チャットルームを追加」画面が表示されたら、チャットルームの名前を入れてチャットルームを作成しましょう。真ん中に名前の入力欄がありますが、同じ名前のチャットルームがある場合は事前にエラーが出ますので名前を変更しましょう。

チャットルームを作成したら必要なメンバーをチャットルームへ追加しましょう。チャット画面（メイン画面）の左上に「ユーザー、グループ、botをテストルームに追加」と指示されていますので、その通り検索します。

フィルタ検索を使えば一部の文字を指定するだけで名前が表示されるためとても探しやすいです。ユーザーへの連絡はメール通知もできチャットルームに招待されたことが分かります。

自分で作成したチャットルームではユーザーを削除することもできます。削除されたユーザーは、チャットルームや会話の履歴にアクセスできなくなります。

削除方法はチャットルームの名前を選択し、上部にある下矢印をクリックしてタブを開き、メンバーを表示アイコンをクリックします。削除するユーザーにカーソルを合わせて「チャットルームから削除」クリックしましょう。

個々のユーザーは自動的にチャットルームに追加されますが、グループの場合はチャットルームに参加するかどうかを選択できます。個々のユーザーもグループのメンバーも、チャットルームから退出できます。

チャットルームは全てページの左側に表示されます。参加する前にチャットルームをプレビューでき、チャットルームの名前にカーソルを合わせて「プレビュー」をクリックすると会話を読むことができます。

チャットルームに参加する場合は「参加」をクリックしましょう。参加するとディスカッションへの参加、通知の受信ができるようになり、このチャットルームがチャットルームリストに表示されるようになります。

Hangouts Chatではチームで共同作業を行っている際に、お互いの顔を見ながら話し合うほうがよい場合は、その場でチームメンバーとビデオ会議を開始できます。

チャットの会話で「ビデオ会議を追加」アイコンをクリックして「送信」しましょう。ビデオ会議に参加する場合は、「ビデオ会議に参加」から「ミーティングに参加」をクリックしましょう。 

Hangouts Chatでは会話にドキュメント、プレゼンテーション、画像などを追加できます。会話に添付するファイルは、コメント権限を持つすべての参加者に自動的に共有されます。

ブラウザ版では画面右下に表示されているアップロードのアイコンをクリックするとローカルファイルの添付、ドライブアイコンをクリックするとGoogleドライブからのファイル指定が可能です。
 
スマホアプリの場合はTwitterクライアントと似たような感じで、カメラアイコンや写真アイコンから画像が添付可能となっています。