ビジネスチャットとメールの使い分け/活用方法を解説！

最近では多くの会社などでもビジネスチャットを使っているところも多いようです。気軽にコミュニケーションが取れて情報の交換も早く出来るなどの違いがあるからです。

使い勝手が良いビジネスチャットはメリットがたくさんあります。ビジネスチャットのメリットをご紹介します。

ビジネスチャットでは、定型文を書く必要がなく個人SNSチャットのような感覚で返信が出来ます。一言送るのにも時間がかからないのもメリットの一つです。

パソコンだけではなく、スマホでも簡単に返信ができて短文で済ませることも出来ます。相手に気を遣って「お世話になっています」などの定型文を毎回書かなくてもいいのもビジネスチャットのメリットとなっています。

ビジネスチャットは、メールと違って一度に何人もの人たちと会話や情報交換が出来ます。一人一人別々にメールを送らなくても情報の共有が出来ます。

さらに効率的に情報の共有をする方法は、ビジネスチャットのビデオ通話を使うことです。ビジネスチャットは、ケース別に使い分けることで良い活用方法が出来ます。

リアルタイムの情報を一度に複数の人と共有することが出来る方法があるのもビジネスチャットのメリットとなっています。

上記でも書いたように情報の共有が出来るということで、ビジネスチャットでは画像や動画・資料のファイルなども共有することが出来ます。

ビジネスチャットでは、ドラッグとドロップと言う方法だけで簡単に画像や動画・ファイルなどの共有が行えます。なので会議の資料なども簡単に共有できることもメリットの一つです。

ビジネスチャットには様々な外部のシステムと連携することができて機能も増やすことが出来ます。

例えば、タスクの管理ツールを自分が使っているビジネスチャットと連携しプロジェクトの進行を滞りなく行うことも可能です。

またビジネスチャットと離職防止ソリューションを連携させることで、社員の会話のパターンを読み取り離職を予測するツールもあります。辞めようと考えている社員が見つかれば個人的に早めに対応することも出来ます。

パソコンで使うことも多いビジネスチャットですが、スマホからもタブレットなどからもビジネスチャットのアプリをインストールすることが出来ます。

なので社外に出ても気軽に書き込むことが出来るので急な予定変更でもすぐに連絡を取ることが可能になっています。

メールを送った時に内容のミスに後から気づくことも多いかもしれません。何度も見直していても誤字脱字などがある場合も有ります。

しかしメールだと一回送ってしまうと消すことも修正することも出来なくなってしまい、一からメールの作成をして間違いを訂正してから送らなくてはいけません。

しかしビジネスチャットは、送ったコメントに間違いがあっても編集や削除が簡単に出来るようになっています。

ビジネスチャットを使うにあたって、コミュニケーションが楽に出来たり、資料のファイルなどが簡単に送れるようになります。しかし全ての情報をチャットで送受信することで情報の漏洩などのデメリットも出てきます。

気軽にコミュニケーションが取れるビジネスチャットですが、その分コミュニケーション量が多くなってきます。

なのでビジネスチャットで、頻繁に送られてくるコメントなどに気をとられて、仕事への集中力が低下するなど影響も出てくる可能性もあります。そうなると生産性の低下になることもデメリットの一つだと考えられます。

仕事上で何でもビジネスチャットを頻繁に使うことで対人コミュニケーションが減ってしまうことがあります。実際に会って話さなくてもビジネスチャットで簡単に済むので顔を合わせて会話をする機会が減るということです。

しかし文章だけのやり取りは、相手に語弊を与えたり自分が思っていたことと違う結果になってしまうこともあるので注意が必要です。

ビジネスチャットが便利であっても、とても重要な相談や会議などケース別にきちんと相手に会って会話をする方法がいいかもしれません。

最近のビジネスチャットは、クラウドを使っているビジネスチャットが多く、登録している個人情報やコメントをした内容・送信したファイルなどの管理はビジネスチャットを提供している会社のデータセンターがしています。

なので自分たちの会社以外の第三者に情報の管理を委託していることになります。こういうこともあって情報の漏洩などの危険性も上がってしまうこともデメリットです。

ビジネスチャットの場合、コミュニケーションの量が多くなっていくごとに前に発言していたコメントなどが流れて行ってしまいます。いつどこで何の話をしていたのかわからなくなってしまうこともあるので注意が必要です。

どうしても仕事の話の中でもプライベートな内容も交じってしまうこともあるので、重要な情報を書いていても後から探すのが大変だったり、重要な発言を見逃してしまうということもデメリットの一つです。

ビジネスチャットは、同じ社内の人たちとしかやり取りが出来ないという事を注意点として知っておくといいかもしれません。一部のビジネスチャットは、社外のユーザーでもコメントのやり取りが出来るものはありますが、とても少ないです。

相手がメーカーの違うビジネスチャットを使っているとやり取りが出来ないので同じビジネスチャットアプリを入れてもらわなくてはいけません。

なので社外の人とのやり取りが多い人には、ケース別に考えてビジネスチャットを使う方法がいいのか考える必要があります。

ビジネスチャットのメリット・デメリットをご紹介しました。次にメールに関するメリットとはなんなのかご紹介していきます。

メールだと重要な決定事項や必ず残しておかなくてはいけない文章などは、メールの保護機能やフラグ機能などで目印をつけたり保存しておくことが出来ます。

ビジネスチャットには、文章の編集や削除が出来る機能があり、便利ですが文章を削除されてしまったら言った言ってないの争いになることもあります。

一方メールでは編集や削除ができないので内容を変えられることも無くきちんとお互いの手元に残るので安心できます。

ビジネスチャットと違いリアルタイムではないメールは緊急でない用件などを連絡事項として送るときに便利です。相手をせかしたくない時にもメールがいいです。

ビジネスチャットだと既読が付いたり、早く相手に返信しなくてはいけないとプレッシャーになることもあります。ですが、メールだと既読などは相手にはわからないので自分の好きなタイミングで返信をすることが出来ます。

メールは、過去に送られてきた履歴がすぐに検索することが出来ます。時間や日時で並べ替えが出来たり、送信者ごとに分けられたりとメールのキーワード検索などが簡単です。

さらにメールの履歴が残るので、時系列でどういった話をしたのかが分かりやすくなります。送った側や受け取った側にもトラブルを回避できるようになります。

メールを使う上でビジネスチャットととは、違ったメリットをご紹介しました。しかしメールにもデメリットがあります。次はメールのデメリットをご紹介します。

ビジネスチャットとは違いメールは、リアルタイムでのやり取りが困難になってしまいます。相手から早急に返事が欲しい時にはメールは向いていません。

メールを送って届くまでの時間や電波の状況などで相手になかなか届かないなども考えられます。なので意思決定までに時間がかかるというのも注意点でありデメリットの一つです。

定型文を書くということは相手に誠意も伝わりとても良い事ですが、毎回お世話になっています。などの定型文を打つのも時間がかかってしまい文章も長くなります。

文章が長くなることで情報が埋もれてしまうということも考えられます。伝えたいことがうまく伝わらないということもデメリットの一つです。

ビジネスチャットは、既読が付いたりすることで相手が内容を読んだかなどが分かるようになっています。しかしメールは相手が読んだのかやそもそも相手にメールが届いているのかさえ返信がない限りわかりません。

すぐに返信をしてほしい時には、件名などにすぐに返信をしてほしいことなどを文章にして書かなくてはいけません。

定型文や用件などのメールを送っているうちにやり取りがいつも同じような内容になってくることもあります。そうなってしまうとメールの内容が無機質なものになってしまいます。

メールは文章のみのやり取りなのでケース別に表現や言い回しには気を使わなくてはいけません。少しのニュアンスで相手にどう伝わるかも変わってきます。

メールでは、一回送信してしまった内容は取り消すことが出来ません。メールを送信した後に間違いに気付いたとしても編集も出来ないので、もう一度同じ内容で間違った箇所を修正して送るしかなくなります。

そうなるととても時間もかかり手間も増えてしまいます。送る前には十分に内容の確認をすることが必要です。

前述でビジネスチャットとメールのメリット・デメリットをご紹介しました。ここでは、メールとチャットの基本的な違いをご紹介します。

メールは、基本的にメールアドレスを使って1対1でやり取りをする手段となっています。相手のメールアドレスが分かっていることが前提です。

そして複数のメールアドレスに同時に送信も出来ますが、チャットのように色々な人とリアルタイムで会話が出来るわけではありません。

さらに相手がすぐに読むのかも分からず、相手がいつ読んだのかも返信がくるまでわかりません。会話をする際にメッセージの引用など会話の流れなどをいちいち前のメールを開いて確認しなくてはいけないこともあります。

チャットはIDを使って複数人とメッセージのやり取りが出来ます。メールのように1対1での会話もできますが、複数人での会話を同時に行うことが出来る便利なツールです。

メッセージを読んだこともすぐわかるように既読が付くこともあります。話の流れもすぐに確認出来るようになっていることも特徴です。

プライベートでも使うことのあるメールアドレスを知られたくない人もいるかもしれません。しかしビジネスチャットは、相手のIDが分かればすぐに会話ができます。

ビジネスチャットとメールはどのように使い分けたらいいのかをご紹介します。どちらもメリットがあるので活用の仕方次第で上手くケース別に使い分けることも可能です。

ビジネスチャットでは、複数の人とのやり取りがとても簡単でスムーズに行えます。仕事の帰りやプライベートの空き時間でも気軽にやり取りが出来ます。

返信が早く出来るチャットでは社内の相談事や情報の共有に活用されていることが多いようです。プロジェクトの遂行のためにビジネスチャットを使うことで結論に至るまでの流れや過程を見ることも出来ます。

その場にいなくても、現場の雰囲気が伝わるといったこともビジネスチャットをこういったケース別で活用することも大切です。

何人もの人たちが関わっているプロジェクトなどでは、連絡の頻度も高くなります。こういった時には進み具合の確認のためにタスクの管理が出来るようなビジネスチャットが活用できます。

メールの使い分けとしては、行き違いを無くすための保存などが出来るので大切な内容を送るときに活用できます。

メールはビジネスチャットと違って編集や削除が出来ない分、受け取った人が消さない限り受信トレイに残ります。

未開封のメールは未読として履歴に残り、保存することも出来るようになっています。大切な打ち合わせの議事録や決定事項の重要な内容などを保護しておくことも可能です。

相手に必ず読んで確認して欲しい内容や保護しておきたい内容のものはメールを活用するほうがいいです。

お客様や仕事での取引先と言った人たちは、ケース別で丁寧なあいさつやコミュニケーションが大切になってきます。そういった時に言った言わないの行き違いがないようにメールをエビデンスとして活用するといいでしょう。

そしてメールには、相手に返信を催促するような気持にさせることがありません。お客様への連絡・仕事上の連絡などケース別に使い分けることが出来ます。

ビジネスチャットは、個人向けのSNSなどと同じようにチャット機能や音声通話・投稿機能・テレビ通話機能があります。

なので個人向けのSNSでも仕事に活用できると思う人もいるかもしれません。しかし個人向けのSNSは仕事には活用できないです。

個人向けのSNSを併用してしまうと、プライベートの内容と仕事の情報が混ざってしまうことも考えられます。返信しなくはいけない仕事に対しての対応が遅れる可能性もあります。

仕事中に全く関係ない投稿やプライベートのことが目に付いて集中できなくなることもあります。プライベートのコメントで仕事のメッセージが埋もれてしまい見逃すという注意点もあります。

個人向けのSNSとビジネスチャットの違いは、使い勝手が全く違うことです。個人向けのSNSは、プライベートのことが主なので見る確率が上がります。

なので休暇中でも仕事の内容が目に付くようになってしまいます。業務時間外なのに仕事の連絡が入って来て休んだ気がしないということになる可能性もあります。

個人向けのSNSは、セキュリティもしっかりしてはいますが、ビジネスチャットでは仕事上での様々な情報を扱うので個人向けのSNSよりも高度なセキュリティ対策をしていることが多いです。

最も注意点とされるのは個人向けのSNSに仕事上の顧客情報や機密事項などが残ってしまうことです。設定を間違ってしまうことでも全てのやり取りが公開されることもあります。

こういった理由で個人向けのSNSを仕事に併用するには向いていません。なので個人向けのSNSとビジネスチャットを使い分けるようにするほうがいいです。

仕事上でビジネスチャットを使う場合、より効果的にするためにいくつかの注意点に気を配る必要があります。

メールは相手のメールアドレスが分かれば、相手が違うメーラーを使っていてもメッセージのやり取りが出来ます。

ですがビジネスチャットの場合、相手が違うビジネスチャットのツールを使っていたらやり取りが出来ないので新たに同じビジネスチャットのツールをダウンロードしてもらう必要があります。

しかしビジネスチャットのツールを何個もダウンロードしてしまうと効率が悪くなりどのビジネスチャットのツールでどんな会話をしていたのかなどが分かりにくくなってしまうことが注意点の一つになっています。

ビジネスチャットを使うにあたって、前述ではビジネスチャットを複数持つことで効率が悪くなるという注意点を説明しましたが、ケース別に考えると反対に作業効率が上がる場合も有ります。

特にアウトプットをよく出すのであれば、チャット専用のツールを使うことで仕事に支障をきたすこともあります。

例えば、一つのデザイン画を複数の人たちで仕上げる場合にはデザインの作成ツール専用のコメント機能を使った方が効率がいいなど仕事内容のケース別で使い分けることも必要になります。

複数の人たちがリアルタイムでデザイン画などを仕上げることの出来るDropboxPaperというツールもあります。

コメント機能も備わっているので、チャットと同じように使うこともできアウトプットに対応しているのでチャットツールとデザイン画の編集ツールを別々に開くという手間がなくなります。

チャットツールを一つに絞るだけではなく、ケース別によく考えて使い分けることも注意点の一つになります。

チームワークにはコミュニケーションも大切になってきます。注意点として、ビジネスチャットはどこにいても会話の出来る便利なアイテムですが、なんでもチャット内で会話を済ませることをしないようにした方が良いです。

チームワークをより良いものにする為には、対面コミュニケーションも必要になってきます。実際に顔を見て会話をしてお互いに言っていることをしっかりと理解する必要もあります。

文章だけのやり取りでは、自分が思っていたことと相手の受け取り方が違うこともあるかもしれません。エビデンスとしてチャットに残すことも大切ですが、チームワークを良いものにしたいのであれば注意点に気を付け直接顔を見て話し合うことも必要です。