ビジネスチャットとは？失敗しない選び方も解説！

皆さんビジネスチャットとはどのようなものかご存知でしょうか。ビジネスチャットにも失敗しない選び方は存在しており、基本機能、比較ポイントを見ながら社内SNSになるという目的のため活用する場合もあります。

本記事ではそんなビジネスチャットとはどのようなものなのかから、基本機能、比較ポイントを元にした失敗しない選び方、として社内SNSにするという目的の活用方法などをご紹介していきたいと思います。

本章ではまず始めにビジネスチャットとはどのようなものなのかご紹介していきたいと思います。

ビジネスチャットとは業務連絡やビジネスでの使用を想定されたチャットツールのことを指します。チャットツールであるため、主に文字でのやり取りをすることができるようになっています。

前章ではビジネスチャットとはどのようなツールなのかご紹介しました。これでビジネスチャットとは、ビジネスで利用できるチャットツールであることをご理解頂けたかと思います。

しかし、チャットツールなら主にLINEなどが普及している現在なぜビジネスチャットに変更しなくてはならないのか疑問に思っている方も多いと思います。どのような目的でビジネスチャットに変更するか分からないからです。

本記事ではそんなビジネスチャットに変更する目的であるビジネスチャットが普及している背景とはどのようなものがあるのかご紹介していきたいと思います。

ビジネスチャットが普及している理由を次項からご紹介していきたいと思います。

ビジネスチャットはメールと比べたら非常に効率がいいものとなっています。そのため、社内SNSとしては非常に使いやすいようになっています。

ビジネスチャットではビジネス時に必要になるセキュリティ対策も充実していることが挙げられます。そのため、非常に重要な情報も安心してやり取りができるというのも普及しているポイントになっています。

ビジネスチャットが普及している背景として、政府が推進している働き方改革による後押しもあります。

前章ではなぜビジネスチャットが普及してきているのか、その理由をご紹介しました。複数の理由があることをご理解頂けたかと思います。

しかし、それでもビジネスチャットに移行しなくてもいいのではないかと思う方もいると思います。なぜなら、移行することで活用できるメリットがあまり感じられていないからではないでしょうか。

本章ではそんな方向けにビジネスチャットを利用する活用目的とメリットについてご紹介していきたちいと思います。

ビジネスチャットの主な活用目的として、社内SNSが挙げられると思います。メールという非常に効率が悪く形式ばったものは社外の相手に送る場合はいいかもしれませんが、社内の場合だと時間の無駄になる可能性があります。

そのような時、このビジネスチャットを社内SNSにしておくことで、一々メールを送信するという非効率が状態を抜け出すことができます。

ビジネスチャットを利用することによるメリットを次項以降でご紹介していきたいと思います。

主なメリットとして、ビジネスがスピーディに進むということが挙げられます。それはメールという非効率さを排除したことによるものになります。そのため、ビジネスをスピーディに行いたい場合は社内SNSにビジネスチャットを適用するといいかもしれません。

ビジネスチャットは先述した通り、高いセキュリティ性能になっています。そのため、重要な情報のやり取りでも外部に漏れる心配はないため、安心して利用することができます。

ビジネスチャットはメールと違い、誤送信してもメッセージの編集が可能になります。そのため、誤送信が恐くてメール1通送るのに非常に時間がかかっていた人でも、その時間を削除することができるようになっています。

前章ではビジネスチャットを利用する活用目的とメリットについてご紹介しました。メリットとして一番大きいのはビジネスがスピーディに進むということだと思います。

次に本章ではビジネスチャットを導入した場合の注意点についてご紹介していきたいと思います。

次項からビジネスチャットを導入した場合の注意点をご紹介していきたいと思います。

社内に浸透しないと真価は発揮されないということが挙げられます。1人だけ見ていない場合、情報伝達が不十分になるだけでなく、その人だけメールソフトに変更するという新たな時間が必要になってきます。

ビジネスチャットは統一するという注意点も存在します。個人によってビジネスチャットが違う場合、社内SNSにならないためご注意ください。

ビジネスチャットはチャットであるため、どうしても時間の制約がなくなり返信が遅くなります。そのため予めルールを設けて利用してください。

チャットツールということで、返信がされずメールより時間がかかるというのは本末転倒なので必ず返信は何時間以内などのルールを設けておいてください。

前章ではビジネスチャットを導入した場合の注意点についてご紹介しました。ビジネスチャットを導入することによるデメリットも意識し、それを含めて導入することが重要になってきます。

最後に本章ではビジネスチャットの失敗しない選び方をご紹介していきたいと思います。

まずはビジネスチャットと社内SNSの違いとして、社内SNSは社内で利用しているコミュニケーションツールです。ビジネスチャットはビジネスで利用するコミュニケーションツールとなっています。

次に本章ではビジネスチャットが持っている基本機能をご紹介していきたいと思います。

1つ目の基本機能として、チャット機能が挙げられます。これはチャットツールのため当然の機能です。

2つ目の基本機能として、グループ作成機能が挙げられます。これもチャットツールとしては当然の機能となっています。

3つ目の基本機能として、ファイル共有機能が挙げられます。これはPDFのやり取りができるようになるので、非常に便利です。

その他の機能は各ビジネスチャットツールごとに異なります。タスク管理機能やクラウド機能がついている場合もありますが、詳細は利用したいビジネスチャットの機能をご覧ください。

次にビジネスチャットの比較ポイントを下表でご紹介していきたいと思います。

上表がビジネスチャットの比較ポイントになります。

次に本節ではおすすめの社内SNS/ビジネスチャットについてご紹介していきたいと思います。

おすすめの社内SNS/ビジネスチャットとして、ChatWorkが挙げられます。このChatWorkは無料で始められる便利なツールとなっています。

上図はChatWorkの利用可能デバイスとなっています。多くのデバイスで利用可能になっているのも便利な理由の1つとなっています。

本記事ではビジネスチャットとはどのようなものなのかについてご紹介しました。皆さんもビジネスチャットの導入を考えている場合は、是非本記事を参考にビジネスチャットを導入してみてください。