ビジネスチャットのメリット/デメリットを解説！

ビジネスチャットとはその名前の通りビジネスシーンで利用するチャットツールです。ビジネスチャットはSNSのような使いやすさでありながら、タスク管理や情報共有などの業務サポート機能を併せ持っています。

これまでテキストによるコミュニケーションの手段としてはメールが主流でしたが、特に社内メンバーとのコミュニケーションの円滑化を図る目的で導入する企業が増え「次世代コミュニケーションツール」として期待されています。

今回はビジネスチャット導入の目的やそのデメリットやメリットについて詳しく解説します。実際にビジネスチャットを導入して活用している事例も紹介しますのでぜひ参考にしてください。

ビジネスチャットを導入する目的として、社内コミュニケーションの活性化が挙げられます。ビジネスチャットを導入することで積極的に社内でコミュニケーションが取れるようになると、相談しやくすなりお互いにアドバイスをし合える環境を作ることができます。

さらには社内全体の風通しが良くなり、社員のモチベーション維持や向上にも繋がるため、離職率の低下にも役立ちこの点は大きなメリットと言えます。

情報共有やプロジェクトの進捗状況把握の効率化を目的として、ビジネスチャットを導入する企業も多いです。

これまでは電話やメールで共有したい情報を送ったり直接会って進捗確認したりといった手段が一般的でしたが、ビジネスチャットを導入することで必要な人数に必要な情報をスムーズに共有できる点は大きなメリットです。

タスク管理機能などを活用すれば期限までに作業しなければならないタスク内容を一目で把握できる点もメリットと言えるでしょう。

外部とのやりとりの円滑化を目的としてビジネスチャットを導入している企業もあります。一般的な社内SNSでは会社の組織内でのコミュニケーションツールのため、基本的には外部と連絡を取る機能は搭載されていません。

ビジネスチャットを導入すれば、社外のユーザーと情報共有できる機能が搭載されているためプロジェクトの進捗状況の確認が可能でメリットが多いです。

会議が必要になればチャット上でスケジュールを調整してWeb会議を行うこともでき、やり取りの円滑化が図れ大きなメリットとなるでしょう。

これまでコミュニケーションはすべてメールや口頭で行っていましたが、メールでは全てのやり取りが1通ずつ受信ボックスに溜まってしまいます。会話の流れを追うにはいちいち開封する必要があり、流れを遡るだけでも時間と手間がかかります。

また社内だけでなく顧客など外部とのやり取りも混ざるため、見落としも発生してしまうというデメリットもあるでしょう。その点ビジネスチャットは、余計な挨拶文などがなく時系列でやり取りが表示されるというシンプルな構造でメリットが大きいです。

さらにメンバーやテーマでグループが作れるので、何についてのやり取りを行なっているか把握が容易である点はメリットです。全体をざっと確認しながらもチェックに費やす時間を短縮しながら重要な連絡を見落とす危険を少なくできます。

社内コミュニケーションの方法として慣れ親しんだ、対面での会話やメール、電話というツールをビジネスチャットに変更するメリットやその効果を見ていきましょう。

ビジネスチャットでは会話の目的別に作られたそれぞれのページに、複数の人が会話のように同時にメッセージを書きこむことができます。そのためチャットに参加している人はいつでもその会話内容を確認することができ報告や連絡も可能です。
 
PCからでもスマホからでも確認できるためどこにいても会話に参加することが可能で、メンバーがどこに居ても場所を選ばず会議ができる点が大きなメリットと言えます。

リアルな会議では関係者の時間を拘束しその人数が入れる会議室を確保しその人達全員を集合させないと開催できませんが、ビジネスチャットなら他の仕事をしながらでも、遠くにいても、会議室を使わずにWeb上で開催することが可能になります。

ビジネスにおいてプロジェクト管理を行う上で大切なのは、情報共有やスケジュール管理、課題管理と言われています。プロジェクトのコミュニケーション手段としてビジネスチャットを導入することで、簡単に情報共有が可能になります。

それだけでなく結論に至った話の流れも一目瞭然なので、「現場がどのような流れで決まった結論なのか」「どういう温度で決まったことなのか」も理解できる点も大きなメリットです。
 
またいつでもどこでも会話が可能なビジネスチャットでは、プロジェクトの進捗をチャットに報告するとプロジェクト該当者は全員が把握できる点もメリットと言えます。各々が対応しなければいけない事を認識できるためプロジェクト管理がしやすくなります。

メールでは時間がかかって面倒になることが、ビジネスチャットではとてもスピーディーになる点もメリットと言えるでしょう。ビジネスチャットを導入するとビジネスの展開が圧倒的に速くなります。

まずビジネスチャットでは定型的な挨拶から始まることはほとんどなく、SNSのような使い心地で必要な情報をさくさくとスピーディーにやり取りできます。複数グループのやり取りでも自分宛のメッセージは一目で分かるので連絡漏れのデメリットもありません。

さらにビジネスチャットでは、送付ファイルややり取りの内容などを検索窓に関連ワードを入力するだけで簡単に検索する事が可能ですぐに目的のメッセージを見つけることができる点もメリットです。

またビジネスチャットには、部署間を超えたアイデアを生み出すきっかけになるというメリットもあります。実際に会社の組織内で一体感が生まれない原因として、部署同士の関わりが少ないということが挙げられるでしょう。

ビジネスチャットを導入することで、普段コミュニケーションを取ることのない他部署ともコミュニケーションを取ることができ部署にとらわれない自由な発想やアイデアの発見に繋がり、メリットとしてとても大きいです。