ビジネスチャットのメリット/デメリットを解説！

ビジネスチャットとはその名前の通りビジネスシーンで利用するチャットツールです。ビジネスチャットはSNSのような使いやすさでありながら、タスク管理や情報共有などの業務サポート機能を併せ持っています。

これまでテキストによるコミュニケーションの手段としてはメールが主流でしたが、特に社内メンバーとのコミュニケーションの円滑化を図る目的で導入する企業が増え「次世代コミュニケーションツール」として期待されています。

今回はビジネスチャット導入の目的やそのデメリットやメリットについて詳しく解説します。実際にビジネスチャットを導入して活用している事例も紹介しますのでぜひ参考にしてください。

ビジネスチャットを導入する目的として、社内コミュニケーションの活性化が挙げられます。ビジネスチャットを導入することで積極的に社内でコミュニケーションが取れるようになると、相談しやくすなりお互いにアドバイスをし合える環境を作ることができます。

さらには社内全体の風通しが良くなり、社員のモチベーション維持や向上にも繋がるため、離職率の低下にも役立ちこの点は大きなメリットと言えます。

情報共有やプロジェクトの進捗状況把握の効率化を目的として、ビジネスチャットを導入する企業も多いです。

これまでは電話やメールで共有したい情報を送ったり直接会って進捗確認したりといった手段が一般的でしたが、ビジネスチャットを導入することで必要な人数に必要な情報をスムーズに共有できる点は大きなメリットです。

タスク管理機能などを活用すれば期限までに作業しなければならないタスク内容を一目で把握できる点もメリットと言えるでしょう。

外部とのやりとりの円滑化を目的としてビジネスチャットを導入している企業もあります。一般的な社内SNSでは会社の組織内でのコミュニケーションツールのため、基本的には外部と連絡を取る機能は搭載されていません。

ビジネスチャットを導入すれば、社外のユーザーと情報共有できる機能が搭載されているためプロジェクトの進捗状況の確認が可能でメリットが多いです。

会議が必要になればチャット上でスケジュールを調整してWeb会議を行うこともでき、やり取りの円滑化が図れ大きなメリットとなるでしょう。

これまでコミュニケーションはすべてメールや口頭で行っていましたが、メールでは全てのやり取りが1通ずつ受信ボックスに溜まってしまいます。会話の流れを追うにはいちいち開封する必要があり、流れを遡るだけでも時間と手間がかかります。

また社内だけでなく顧客など外部とのやり取りも混ざるため、見落としも発生してしまうというデメリットもあるでしょう。その点ビジネスチャットは、余計な挨拶文などがなく時系列でやり取りが表示されるというシンプルな構造でメリットが大きいです。

さらにメンバーやテーマでグループが作れるので、何についてのやり取りを行なっているか把握が容易である点はメリットです。全体をざっと確認しながらもチェックに費やす時間を短縮しながら重要な連絡を見落とす危険を少なくできます。

社内コミュニケーションの方法として慣れ親しんだ、対面での会話やメール、電話というツールをビジネスチャットに変更するメリットやその効果を見ていきましょう。

ビジネスチャットでは会話の目的別に作られたそれぞれのページに、複数の人が会話のように同時にメッセージを書きこむことができます。そのためチャットに参加している人はいつでもその会話内容を確認することができ報告や連絡も可能です。
 
PCからでもスマホからでも確認できるためどこにいても会話に参加することが可能で、メンバーがどこに居ても場所を選ばず会議ができる点が大きなメリットと言えます。

リアルな会議では関係者の時間を拘束しその人数が入れる会議室を確保しその人達全員を集合させないと開催できませんが、ビジネスチャットなら他の仕事をしながらでも、遠くにいても、会議室を使わずにWeb上で開催することが可能になります。

ビジネスにおいてプロジェクト管理を行う上で大切なのは、情報共有やスケジュール管理、課題管理と言われています。プロジェクトのコミュニケーション手段としてビジネスチャットを導入することで、簡単に情報共有が可能になります。

それだけでなく結論に至った話の流れも一目瞭然なので、「現場がどのような流れで決まった結論なのか」「どういう温度で決まったことなのか」も理解できる点も大きなメリットです。
 
またいつでもどこでも会話が可能なビジネスチャットでは、プロジェクトの進捗をチャットに報告するとプロジェクト該当者は全員が把握できる点もメリットと言えます。各々が対応しなければいけない事を認識できるためプロジェクト管理がしやすくなります。

メールでは時間がかかって面倒になることが、ビジネスチャットではとてもスピーディーになる点もメリットと言えるでしょう。ビジネスチャットを導入するとビジネスの展開が圧倒的に速くなります。

まずビジネスチャットでは定型的な挨拶から始まることはほとんどなく、SNSのような使い心地で必要な情報をさくさくとスピーディーにやり取りできます。複数グループのやり取りでも自分宛のメッセージは一目で分かるので連絡漏れのデメリットもありません。

さらにビジネスチャットでは、送付ファイルややり取りの内容などを検索窓に関連ワードを入力するだけで簡単に検索する事が可能ですぐに目的のメッセージを見つけることができる点もメリットです。

またビジネスチャットには、部署間を超えたアイデアを生み出すきっかけになるというメリットもあります。実際に会社の組織内で一体感が生まれない原因として、部署同士の関わりが少ないということが挙げられるでしょう。

ビジネスチャットを導入することで、普段コミュニケーションを取ることのない他部署ともコミュニケーションを取ることができ部署にとらわれない自由な発想やアイデアの発見に繋がり、メリットとしてとても大きいです。

最近では社外とはメールで社内ではLINEを用いたコミュニケーションをとる企業もあるようですが、これは安全性の面で問題があると言えます。重要な取引情報や顧客情報を、コンシューマ向けSNSでやり取りするのは安全性としては危険です。

誤送信はもちろんアカウントが乗っ取られる可能性もあります。コンシューマ向けSNSは本来プライベートツールであるため、上司による管理権限もなく安全性の面でデメリットが大きいです。

安全性の面でも高いセキュリティを誇るビジネスチャットであれば、安心して社外との連絡手段に用いることも可能な点はメリットと言えるでしょう。

ビジネスチャットの中には銀行レベルのセキュリティ水準を満たすものやGDRP（EU一般データ保護規則）のようなグローバル基準の個人情報保護規則を遵守している安全性の高いツールも多いです。

情報漏洩の問題が取り立たされる現在、ビジネスチャットを提供する企業は細心の注意を払って安全性の高いツールを構築していますので、ビジネスチャットを利用する方が大きなメリットがあるでしょう。

あらゆる業界で必要に迫られている働き方改革ですが、ビジネスチャットの導入は働き方改革に繋がると注目されています。

実際に非鉄金属メーカーである「東洋アルミニウム株式会社」では、メールでの連絡・報告だけでなく決済までビジネスチャットで済ませることで業務スピードを上げ、ビデオチャットで顧客対応することで遠隔からでも顧客満足度をあげることに成功しました。

ビジネスチャットがコミュニケーションツールとしてインフラ化していくのは間違いないでしょう。この点においてもメリットは多いです。

次に、ビジネスチャットを導入する上でのデメリットを見ていきましょう。

ビジネスチャットは導入することでコミュニケーションの活性化に繋がる点は大きなメリットですが、一方でコミュニケーション疲れを引き起こす可能性がある点はデメリットと言えます。

つまり気軽にメッセージが送れるため、いつでもどこでも相手とのやりとりできる状況下では、知らず知らずのうちに「返事を返さなければ」という使命感が強くなり、余計なストレスが溜まってしまう点はかなり大きなデメリットです。

そのようなデメリットがあることも社内で共有した上で導入していくことが大切です。

ビジネスチャットは実際に気軽にコミュニケーションが取れるため、コミュニケーションの量が多くなる傾向があります。

コミュニケーション量が多くなることはメリットの一つではありますが、余計な投稿や業務に関係ない投稿も増えてしまうため、面倒になるというデメリットも含まれます。使い方には注意をする必要がありますね。

ビジネスチャットを導入することで起こるデメリットとしては、社員教育や導入コストがかかるということが挙げられるでしょう。

新しいツールを取り入れるということは社員に使い方を共有しなければならず、通常業務をしながら全社員分の教育時間を確保するのは手間とコストがかかりこの点がデメリットと言えます。

またビジネスチャットの導入には、ソフトのインストールなどの費用が必要な場合もあるでしょう。会社の予算に見合わないサービスを選んでしまうとその後の運用が難しくなるため、デメリットについてはしっかり頭に入れておきましょう。

ではビジネスチャットを社内で効果的に活用するための選び方を見ていきましょう。

最近では企業向けのグループウェアや業務システムにチャットツールやそれに近い機能を備えるものも増えています。

例えば、社内でMicrosoft Office 365を導入している場合は「Skype for Business」や「Microsoft Teams」「Yammer」などでチャットが利用できます。GoogleのG Suiteには「Hangouts Chat」というチャットツールが含まれています。

自社に導入されているシステム内にすでに使えるチャット機能がある場合は、まずはそれを試験的に使ってみて必要性を満たすかどうか確認してみてみると良いでしょう。この方がデメリットが少ないと言えます。

ビジネスチャットツールを選ぶ場合、何名くらいが利用するのか、利用者は社外の人も含むのか等利用する規模と範囲の想定に合ったものを選ぶことが大切です。

ビジネスチャットによっては、利用者の登録方法や権限設定、ユーザー認証の方法など、一度に多数のメンバーが利用開始するための作業が煩雑だったり社内外のメンバーで利用するのが難しかったりする場合がありデメリットとなります。

また社外からスマホなどで利用することが多い場合は、スマホ向けアプリの機能がどれだけ充実しているかもチェックすることが重要になります。

ビジネスチャットにおいて、1対1、あるいはグループでやり取りした内容が時系列で表示されるという基本的な部分においてはどのツール同じようなものですが、以下の細かい点で差があります。

装備されている機能が自社の使い方に合っているか確認しメリットの多いツールを選ぶことが大切です。
 

• 未読・既読の表示の有無
• 通知の種類（デスクトップ通知、スマホでの通知やメール通知など）
• 通知対象や時間帯などの設定可否
• メンション機能の使い方
• スタンプや「いいね！」ボタンなどの有無
• 文書ファイル、画像、動画、音声などの投稿可否
• 途中から参加したメンバーが、それ以前のやり取りを閲覧可能か
• 履歴の検索機能
• 過去の履歴の保存範囲

ビジネスチャットツールには基本的なチャット機能の他にカレンダーやタスク管理、ファイル共有、ビデオ会議など、様々機能が付いているものもあります。導入後にそのような付帯機能を使うかという点も検討が必要です。

ビジネス上でチャット機能を効果的に活用したい場合には、他システムとの連携機能にも注目すると良いでしょう。連携機能の豊富さに関してはSlackが圧倒的にメリットが多く最近ではChatWorkも連携できるシステムが増えています。

例えば他のシステムからの通知をSlackで受け取れる他、DropboxやGoogleドライブといったファイルストレージサービスと連携することができます。

Slack上でファイルの検索や閲覧や共有ができたり、カスタマーサービスのシステムと連携してSlack上で問い合わせの内容を確認して返信したりと、システム連携によってSlack上で様々なことができるようになります。

メリットの多いビジネスチャットを導入してもすぐにその効果を感じることはできないかもしれません。ビジネスチャットを効果的に活用するために、導入時に気を付けるべき注意点を解説します。

まずビジネスチャットを導入する際は、その導入目的を明確にしておくことが大切です。目的を把握しておらず、ただ導入しただけではコストと時間の無駄になってデメリットしかありません。

「何のために導入するのか」「導入することで得られるものは何か」をしっかり把握しておくことが大切です。

ビジネスチャットを導入する際は、社内や組織内で禁止事項を決めておくことがとても重要です。実際に明確な禁止事項がなければ、ビジネスチャット内で他愛もない雑談が増えて業務の妨げになってしまう可能性もあります。

さらには勤務時間を越えた連絡手段としてついつい使われてしまいがちである点もデメリットと言えます。社員がちゃんとプライベートな時間を持ち、過度なストレスをため込まずに業務に集中できるよう、ルールを決めて導入することをおすすめします。

例えば「業務時間外は利用しない」「業務内容以外の話は控える」などあらかじめ禁止事項を決めて、仕事とプライベートをしっかり区別できるようにしましょう。

ビジネスチャットを運用する際は、導入する部署を決め安全性の確保を心がけましょう。ビジネスチャット導入によって業務効率が図れるといって全ての部署に導入してしまうと、思わぬところから情報漏洩してしまう可能性もあります。

プロジェクトに全く関係のない部署の社員がチャットに参加していた場合、知らず知らずのうちに情報を漏らしてしまっていることになり安全性にも問題が生じるでしょう。外部への情報漏洩を防止し安全性を確保するために、導入に関してしっかり検討しましょう。

ビジネスチャットを明確な目的もなく分散させてしまうと、どこでどんなやり取りをしたか分からなくなります。

過去のプロジェクトや会議の内容が分からなくなるといった事態を避けるため、複数のビジネスチャットをしたり、意味もなくメールと併用することは避けましょう。

社内にビジネスチャットを導入したら、必ずそのツールで情報伝達することを心がけることが大切です。導入当初はビジネスチャットの使い勝手に慣れず、メールやSNSに戻りたくなるかもしれませんが、積極的に利用することが重要です。

また実際にビジネスチャットを取り入れても、利用者が限られてしまい結局浸透しないこともあります。日常的に利用する社員だけのコミュニティーが形成されてしまうと、普段あまり利用していない社員が疎外感を抱いて利用を避けてしまいます。

利用状況を確認する管理者を決めたり、1人ひとりが積極的にビジネスチャットを活用できる環境を作ったりなどの対策が必要です。

では実際にビジネスチャットツールを効果的に活用している企業事例をいくつか紹介します。

ビジネスチャットツールを効果的に活用している企業として株式会社メルカリが挙げられます。メルカリは全社的にSlackを導入し、それをとことん使いこなしている企業として有名です。

メルカリはグローバルで1,000人を超える規模の組織になっても組織の文化を保ち、経営陣と社員の距離を生じさせないためにSlackで活発にコミュニケーションを行う他、会社の様々な情報にSlack経由でアクセスできるようになっています。

「個人間でのダイレクトメッセージは極力使わない」「どのチャンネルに入るかどうか、すべて個人に任せている」など不必要なチャンネルから去ることを奨励する「Leave Day」を設けるなど、明確な目的をベースにポリシーをもって運用されています。

在宅で仕事をする「オンラインアシスタント」が企業の様々な業務を代行するサービス「HELP YOU」を運営する株式会社ニットは、約400名いるオンラインアシスタントとのコミュニケーションに「ChatWork」を利用しています。

「HELP YOU」では顧客に対して複数の担当者が対応するチーム制を取っています。そのためオンラインアシスタントたちはチームや案件ごとにChatWorkのグループを作り、それぞれが別の場所にいながらも協力しあって業務を進めています。

「グループのアイコンにチーム名を入れてひと目でわかりやすいものにする」「各自のアカウント名に稼働する曜日や時間帯を入れ、応答可能なタイミングを示す」「込み入った話をするときは音声チャットやビデオチャットを使う」など工夫して利用しています。

世界30万人以上というグローバルの単位で人材育成に自社開発のチャットツールを活用しているのが「GE（ゼネラル・エレクトリック）」です。

GEは3段階にレベル分けしたパフォーマンス（業績）とグロースバリュー（価値観）の掛け合わせでできる9つのブロックに社員を位置づけて評価する「9ブロックス」という手法が有名で、同社の方法を参考にしてきた企業も多いです。

これを過去のものとして廃止し「パフォーマンス・デベロップメント（P.D.）」という仕組みを導入しました。そのために「PD@GE」というPCとスマホ向けのチャットアプリを開発して導入し、現在では大いに活用されています。

ビジネスチャットを導入したいと考えていても、検討を先延ばしにしている人も多いでしょう。ビジネスチャットに関する利用している人と利用していない人の意見を見てみましょう。

ではまずビジネスチャットを利用している人の意見を紹介します。

メールの場合は相手からのレスポンスが遅くなるケースが多く、スピード感に欠けてしまうというデメリットがあります。

ビジネスチャットはメールのように「お世話になっております」などの冒頭の定型文の必要がなく、会話のような感覚ですぐに返信するため1通1通に時間がかからずコミュニケーションがスピーディーに行えメリットが多いです。

またパソコンやスマホで使うことができるサービスも多く、時間や場所を選ばないというメリットもあります。複数人でのコミュニケーションもグループチャットを作成することで、チームでの情報共有や突然の予定変更にも迅速に対応することが可能です。

例えば距離が離れている相手と会議をする場合は移動時間がかかる点は大きなデメリットです。また商談や会議の予定が複数回あるとさらに移動に多くの時間を費やすことになるでしょう。

ビジネスチャットには音声通話やビデオ通話の機能が備わっているサービスがあります。ビジネスチャットを導入すれば出張中のメンバーや各支店のメンバーと会議をしたい時も音声通話やビデオ通話の機能を使うことが可能です。

ビジネスチャットを利用すれば移動時間を考えずに会議の時間を調整でき短縮できる点はメリットと言えるでしょう。

ビジネスチャットを利用すれば1度の投稿でメンバー全員へ連絡できるため、複数人での情報共有がとても簡単で行え伝達漏れを防ぐ効果もあります。

グループ内のメンバーとはリアルタイムでやり取りが可能なため、同じ場所にいなくてもメンバー全員での議論や情報共有がしやすくなる点も大きなメリットです。

ではまずビジネスチャットを利用していない人の意見を紹介します。

業務上コミュニケーションは主に電話やメール、対面でのやり取りが中心である企業においては、ビジネスチャットの導入に必要性を感じないと考えている人もいるようです。

またビジネスチャットでは面と向かってコミュニケーションを取る機会が減るというデメリットもあるため、利用していない人もいるようです。

企業にとって情報の漏洩は会社の信用を失うリスクがあります。安全性の面で心配なため、ビジネスチャットをまだ利用していない人も多いようです。

ビジネスメールの場合は、誤送信の防止のためにメッセージの送信時のキーボード動作を変更でき安全性を図るものがあります。ビジネスチャットを導入するには安全性を見極めた上で導入することが大切でしょう。

ビジネスチャットを利用して業務の効率化を上げることはとても効果的ですが、場合によってはメールの方が適していることもあるのでこの2つのツールを使い分けることが大切です。

どちらか片方ばかり使うのではなく、どちらを使った方が相手も自分もストレスなく効率的に仕事を進められるのか、コミュニケーションツールを理解することが大切と言えます。これからビジネスチャットとメールの使い分けのメリットについて解説します。

ビジネスチャットの利用が増えているとは言っても、実際にはビジネスチャットにも問題点があるため完全にコミュニケーションツールをチャットに移行することは難しく、相手やビジネスシーンによって使い分けるのが現状です。

ビジネスチャットは社内のやりとりの場合、メールは社外とのやりとりや相手がチャットを使い慣れていない場合に利用するなど使い分けると良いでしょう。レスポンスが早いチャットは社内での相談や情報共有などでメリットが多いです。

相手によってチャットとメールを使い分けると、お互いにストレスなく効果的なコミュニケーションがとれるでしょう。丁寧なやりとりが必要な社外の人や、チャットが不慣れな目上の方との連絡にはメールの方が適しています。

エビデンスとして残したい情報はメールの方が効果的です。ビジネスチャットにも記録機能はありますが、重要な内容も膨大な会話の中で埋もれ、後で遡って情報を探すのは不便でその点がデメリットとも言えます。

ビジネスチャットはエビデンスとして不要の場合、メールはエビデンスとして残したい場合に活用すると良いでしょう。チャットは会話が迅速に進む反面重要な内容が他の発言によって埋もれてしまうデメリットがあります。

しかしメールであれば未開封のメッセージは未読として扱われれ、受信者が削除しない限り受信トレイに保管されエビデンスとして重要な内容を残せる点がメリットと言えます。

ビジネス上複数の人が関わるプロジェクトの場合、人数や連絡の頻度も高くなります。そのような場合は「グループチャットによるビデオ会議」や「進捗確認のためのタスク管理」が可能なビジネスチャットを使う方がメリットが多いです。

メールは一方的な連絡となりますので、人数が多い場合やタスク管理が必要な場合は適してないと言えるでしょう。細かい進捗管理が必要なビジネスで利用する場合はチャットを活用すると良いでしょう。