Gmailのフィルタを作成/設定して自動メール振り分けする方法

Gmailフィルタを設定すると、条件に従って届いたメールを自動で振り分けしてくれます。一度Gmailフィルタを設定すると、同じ条件で手動で振り分けていた作業を自動的にしてくれるので、メールの振り分けの労力が大幅に節約できます。

Gmailフィルタを設定しておけば、メールを毎回自分で確認する必要はありません。Gmailフィルタの設定プログラムが、既読にしたりスターをつけたり、さらにはメールのアーカイブや、削除、そして自動転送までしてくれます。また、Gmailのフィルタの設定の内容には、複数の条件を設定することができます。

メールが来るたび、同じ条件で振り分けるのであれは、その条件を、事前にGmailのフィルタで設定しておきましょう。フィルタの設定などときくと、条件のつけ方が一見難しそうに感じるかもしれません。

しかし、Gmailのフィルタは、キーワードとなる文字列の入力や、チェックボックスにチェックを入れて適用しておくだけで、大体の設定は完了します。より柔軟にGmailのフィルタを設定したい場合は、フィルタ用の演算子というものを使用して設定することもできます。

パソコンでのGmailのフィルタの作成の手順は次のようになります。①Gmailの上部にある検索ボックスの右側についている、「下向き三角」（▼）部分 をクリックします。②「検索オプションを表示」と文字列が書かれたメニューが表示されます。この表示は無視して（押しても何も起こらないので）、②では、下向きの三角の部分（▼）をきちんと押下してください。

③Gmailのフィルタの、条件を設定する画面が表示されます。ここで、複数の条件を作成していきます。Gmailのフィルタの具体的な条件は、10個ほどあります。条件のつけ方は、あなたが設定したい部分の条件を入力してフィルタを適用します。

条件を入力する項目欄では、主に、キーワードとなる文字列を具体的に入力して設定していきます。チェックボックスでは、「添付ファイルがあるメールなのか」、「チャットは無視するのか」などいくつかの内容が、自動振り分けの条件になっています。

項目内容を、メールの自動振り分けの条件に入れる場合は、チェックボックスにチェックを入れていきます。また、必要ない項目は、何も適用せずに、入力欄を空にしておいたままで大丈夫です。

Gmailのフィルタの条件を入力するときは、条件に合致するキーワード（文字列）を何にするのか考えて作成してください。Gmailのフィルタでは、指定した条件に合致した場合に、次のアクションを選択します。

まず、一番目の条件を設定します。それぞれの条件のつけ方は次のようになっています。【「From」欄の作成方法】From欄では、送信元を指定します。【「To」欄の作成方法】メールの送信先で検索します。

【「件名」欄の作成方法】メールの件名に含まれる文字列を指定します。キーワードは、すべて完全に一致しているかどうかの全文一致と、一部が一致しているかどうかの部分一致が適用されます。例えば、件名に副業が含まれているかどうかを調べるには「副業」と入力します。

【含む】対象になる文字列を、演算子を使って指定します。【含まない】対象にならない文字列を演算子を使って指定します。演算子については、再度説明します。

一番目の条件が作成できたら、「この検索条件でフィルタを作成 »」をクリックします。すると、二番目の検索条件の作成画面が開きます。二番目の条件の設定画面では、チェックボックスが並んでいます。

では次に、二番目の条件を決めていきます。二番目の条件の作成画面は、チェックボックスにチェックを入れていきます。

チェックボックスは、10個ほどです。チェックのつけ方は、フィルタをかけたい条件だけにチェックを入れます。終わったら、一番下にある「フィルタを作成」と書かれているボタンを押下します。

すると、Gmailのフィルタ機能が記憶・保存され、次に到着したメールからフィルタが適用されて、自動的に振り分けられます。

受信済みのメール、つまり、全ての受け取り済みの【既存のメール】は、「すべてのメール」というフォルダに保存されています。

上の説明図でも説明していますが、Gmailの画面で、「すべてのメール」というフォルダは、受信トレイの下の方にあるので、そこをクリックします。すると、画面の右側の、選択したメールの一覧が表示される場所に、既存の全メールが表示されます。

次に、下の説明図の①番のように、一覧表示されているメール達の、左上の、一番上のチェックボックスに、チェックを入れます。

この一つのメールボックスへチェックを入れると、その下の全てのメールボックスへも、自動でチェックが入ります。これで、既存の全てのメールを選択できました。

次に、②番の、「Gmailのフィルタの作成方法」で説明した手順へ従って、Gmailのフィルタの条件を設定していきます。

すべての条件を設定し終わったら、一番下の「フィルタを作成」のボタンと、「●件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」という文字列の真ん中にあるチェックボックスに、チェックを入れます。

「●件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」の左側のチェックボックスにチェックを入れると、過去のメールまでさかのぼって、条件に合うメールを選び出してくれます。（●の部分は、実際に条件を満たしたメールの数が表示されます）

次に、「フィルタの作成」のボタンを押下してください。Gmailのフィルタ機能プログラムが、メールをチェックします。これで、フィルタの条件に適応したメールが選ばれて表示されます。

Gmailのフィルタの作成は、演算子を使用することもできます。Gmailのフィルタの演算子は、半角英数字と記号の組み合わせで作成します。演算子で、振り分けの条件を作成すると、複雑な条件の指定をすることができます。

Gmailのフィルタ用の演算子は、「Gmailのフィルタの作成方法」の段落の一番最初の、図・1の「一番目のフィルタ条件の設定画面の表示方法」の、条件の設定画面の「含む」の入力欄へ入力します。

例えば、メールが送信「gmail.com」のドメインの物を対象にしたい場合は、演算子を使って次のように入力します。「from:gmail.com」。演算子で条件を付けるつけ方は、「簡単な英単語とコロンのような記号、そして対象となる単語」のような構造の式をつけます。

他にも、Gmailのフィルタ用の多数の演算子があります。Gmailのフィルタ演算子を知りたい場合は、Gmailのヘルプで「Gmailで使用できる検索演算子」と検索すれば、フィルタ用の演算子が数多く掲載されているサイトが開きます。

まず、Gmailのフィルタ機能で、何をするのか決めましょう。自分がどんな条件でメールを振り分けたいのかを明確にしたうえで、それに合わせて、演算子を組み立てていきましょう。たくさんの演算子は、複雑な条件を組み合わせて自作する場合に、役に立つでしょう。

受診したメールが、Gmailのフィルタの条件に合致している場合、フィルタが正しく実行されるのか動作確認をしてみましょう。作成したフィルタは、新しく届く受信するメールに自動で適用されます。

実際にどのような状態でメールが自動で振り分けられるのかを確かめるには、自分の他のメールアドレスから、自分のGmailのメールアドレスへ、条件に沿ったメールを送信してみましょう。

例えば、Gmailの受信トレイにあるメールの、件名に含まれる文字列に、「あいうえお」が含まれるかどうかを設定してみます。「Gmailのフィルタの作成方法」の直下の図・1の説明図の手順で、一番最初の情景の設定画面を開いてください。そして、「件名」に、「あいうえお」と入力します。

さらに、「あいうえお」というフォルダを作成しておきます。次に、件名に「あいうえお」が含まれるメールが届いたら、「スター」をつけて、「あいうえお」のフォルダへ移動するように、条件を設定しておきしましょう。

Gmail以外の自分のメールアドレスから、「あいうえお」という付け方で件名をつけて、Gmailへメールを送信してみます。Gmailの「あいうえお」のフォルダへ、自動でメールが入っていれば、メール振り分けが正しく動作している確認ができます。

新しいフィルタを作成する場合は、上の説明図のように画面を開いていって、次は、下の説明図の手順を進めてください。下の説明図のように、「新しいフィルタを作成」をクリックすれば、新規のフィルタ条件設定画面が開きます。そこへ条件を入力していきましょう。

既存のフィルタの条件を、途中で変更する場合は、この「Gmailのフィルタの編集方法」の段落の一番最初の画面と同じところまで画面を開いてください。そして、そこからは、次の手順を進めてください。

下の説明図のように、①画面右側の「編集」をクリックしてください。すると、既存のフィルタで設定済みの条件が開きます。その中から、変更したい項目にだけ条件を適用することができます。

条件を変更したい部分を変更し終わったら、「フィルタを変更」ボタンを押下してください。すると、新しい条件で上書きしたフィルタが表示されます。このように、一度設定したフィルタでも、途中で部分的に変更できるので便利です。

Gmailのフィルタの条件で、受信メールを自動でアーカイブすることができます。ここでは、アーカイブしたメールを、ラベルで指定したフォルダへ自動で保存するように、フィルタを設定してみます。

ラベルとは、特定の変数（データを保存する場所）や、関数（小さなプログラム）の識別子（それぞれを区別するための名前）のことです。つまり、わかりやすい言い方をすると、フォルダのラベルとは、「フォルダ別に、個別につけられた名前」のことです。つまり、ラベルとはフォルダのことです。

ここでは、アーカイブしたメールを保存する、個別のラベル（フォルダ）の作り方やつけ方を説明します。Gmailを最初に開いたとき表示される画面で、下の図のように、①右上の「設定」アイコンをクリックしてください。

②、③とクリックすると、「ラベル」という文字の下の方に、「新しいラベルを作成」というボタンがあります。そのボタンを押下してください。

次に、新しいラベル名（フォルダ名）を入力してください。ラベル名の付け方ですが、メールの種類（例　yahoo ocn docomo）や、サービスに関する名前(ameba hatenablog)、メールの送り主の名前など、固有名詞を使うつけ方がおすすめです。

ラベル（フォルダ）を配置する場所に希望がある場合は、それも「次のラベルの下位にネスト」という項目にチェックを付けて、「親」にしたいフォルダを指定して適用できます。

次に、経った今作成したラベル（フォルダ）へ、受信メールを自動で保存するフィルタを設定をしましょう。「Gmailのフィルタの作成方法」の段落の一番最初の、図・1の「二番目のフィルタ条件の設定画面の表示方法」と同じ画面を開きましょう。

チェックのつけ方は、下の説明図のように、条件を設定していきます。条件を設定し終わったら、「フィルタを作成」ボタンを押してください。

ここで、アーカイブとラベルのフィルタを設定したメールアドレスから、Gmailへメールを送ってみましょう。届いたメールは、受信トレイをスキップして、フィルタで指定しておいたラベルのフォルダにメールがアーカイブされています。

つまり、受診トレイにはメールは保存されません。目的のラベル（フォルダ）へ直接振り分けされます。そして、ラベルの付いたフォルダに保存されたメールで、まだ読んでいないメールの数が、ラベルの横に表示されます。

「Gmailのフィルタの作成方法」の段落の一番最初の、図・1の「一番目のフィルタ条件の設定画面の表示方法」と同じ画面を開きましょう。

そして、迷惑メールの固有のメールアドレスを、直接「From」の欄へ入力しましょう。@yahoo.co.jpのように、ドメインで迷惑メールを指定することもできます。自分の好みで条件を入力しましょう。

下の説明図のように、複数のメールアドレスを設定する場合は、「二番目のフィルタ条件の設定画面の表示方法」の画面の「From」欄で、半角英数字のカンマ「,」でメールアドレス同士を区切って入力してください。

カンマのつけ方は、カンマの前後にスペースを入れないようにしてください。複数のメールアドレスを追加していくつけ方は、メルアドとメルアドの間は、隙間なく、半角英数字のカンマだけで繋ぐつけ方にしてください。

また、届いた迷惑メールは、削除したいので、「二番目のフィルタ条件の設定画面の表示方法」の画面で、条件「削除する」の左にあるチェックボックスにチェックを入れます。そして、「フィルタを作成」ボタンを押下してください。

このように、Gmailのフィルタには、不要なメルマガのメールアドレスや、スパムのように一方的に送られてくるメールの送信元のメールアドレスを登録して、自動で削除されるように設定することができます。

Gmailのフィルタ機能のタグの書き出しは、「エクスポート」と言います。上の図の手順で、書きだししてみましょう。自分のパソコンやusbなどの保存媒体に、フィルタのタグのファイルを保存することができます。

Gmailのフィルタ機能のタグの読み込みは、「インポート」と言います。自分のパソコンやusbなどの保存媒体に保存しておいたフィルタのファイルを、Gmailのフィルタへ読み込んで利用することができます。インポートの手順は、下の図を参考にしてください。

新しいGmailを作成した時に、いつも使用しているフィルタをそのまま利用したい時には、既存のフィルタファイルを読み込んで適用できます。既存のフィルタファイルを読み込めば、今まで使ってきたメール振り分け環境がそのまま使用できます。

一度に複数のメールアドレスを対象に、Gmailのフィルタをかけることができます。最初の方にある「Gmailのフィルタの作成方法」の段落の最初の図・1の手順で、フィルタ条件設定の画面を開いてください。

①対象となるメールアドレスを入力して②半角スペースを入力します。③英語の大文字のORを入力します。④半角スペースを入力します。➄次の追加したいメールアドレスを入力していきます。

メールアドレスとメールアドレスの間には、必ず「半角のスペース」を使用してください。そして、「OR」は、ひらがな入力モードではなく、英数字入力モード（半角）の英語の大文字を使用してください。

もう一つのやり方は、①対象となるメールアドレスを入力して②半角英数字の、カンマ「,」を隙間を開けずに入力します。③次の追加したいメールアドレスを入力していきます。

さらに複数の条件を設定するには、「Gmailのフィルタの作成方法」の段落の最初の図・1の、二番目のフィルタ条件の設定の表示方法」のところまで画面を開いてください。

そして、フィルタをかけたい条件の複数のチェックボックスに、チェックを入れてください。全ての条件が合致するメールだけを対象に、設定しておいた振り分け命令が適応され、実行されます。

いかがでしょうか。フィルタの条件の設定には少し手間がかかるかもしれません。しかし、Gmalのフィルタを一度設定すると、自分の好きな条件で自動でメールの振り分けができるようになります。

フィルタの設定前は、メールが届くたびに、手動で振り分けをしていたかもしれません。しかしフィルタでメールが自動振り分けされるようになれば、条件は自動で適応されます。

その分メール振り分けの手間が省けてとても楽になります。ぜひ、能率よくGmalのフィルタ機能をお使いください。