Gmailの自動振り分け設定をする方法！受信トレイのメールを整理しよう！

多くの方が利用しているGmailですが、日々多くのメールを受信するため、ついつい整理せず受信したままという方も多いでしょう。

受信するメールの中には、必要のないメールもありますが、大切なメールを見逃してしまうと、仕事やプライベートで問題が起きてしまうかもしれません。

そこで便利であるのが、Gmailの受信メール自動振り分け設定です。設定一つで自動でメールが振り分けられるため、手間なくメールの整理ができます。

自動振り分け設定の方法には、ラベル、フォルダ、フィルタの3つがあります。それぞれの設定方法を知って、自分に合った自動振り分け設定を使ってみましょう。

一つ目の受信メールの自動振り分け設定は、Gmailのラベル機能を使用します。ラベルとは、受信メールをメール内容に合わせて種類別に分けるための目印です。

Gmailのラベルアイコンをクリックすると、自動でいくつかのラベルが表示されます。ここで表示されるラベルはカテゴリラベルと言います。受信メールの種類を大まかに分けているもので、ほとんどの受信メールを分けることができます。

受信メールに合ったラベルがある場合はクリックし、ない場合は「新規作成」から作成しましょう。

ラベルを選択、ラベルを新規作成すると、受信メールの件名の下部にラベルが表示されます。

ラベルは画面左に表示されます。先ほど付けた「アフィリエイト」というラベルが表示されているのがわかります。表示されるラベルは「ラベルの管理」から表示・非表示など設定することができます。

「ラベルの管理」の詳細画面です。表示と非表示をクリックするだけで、左のラベル一覧を整理することができます。受信メールのラベル付けと合わせて、不要のラベルを非表示にしてすっきりさせてみましょう。

フィルタは受信メールを分ける条件を細かく設定できるため、整理スピードが早く、まとまりのあるカテゴライズができます。条件はGmailの使用目的・用途に合わせて、自分好みにカスタマイズできるため、設定の自由度もあります。

Gmailを開き、自動で振り分けたい受信メールを選択します。受信メールを開いたら、受信メールの上部にある点が3つ並んだアイコンをクリックしましょう。

アイコンをクリックするといくつかの項目が表示されます。その中の「メールの自動振り分け設定」をクリックします。

「メールの自動振り分け設定」をクリックすると自動振り分け条件を設定するウィンドウが出てきます。アドレスやToなど細かく設定することが可能です。

初めから選択した受信メールのアドレスが入力されているので、アドレスのみで自動振り分けする場合は、「フィルタを作成」をクリックしましょう。

次にフィルタの設定を行います。チェックを付ける部分はそれぞれに目的に合わせて選択しましょう。一般的なチェック項目は「受信トレイをスキップする」「ラベルを付ける」「一致するスレッドにもフィルタを適用する」です。

「受信トレイをスキップする」はフィルタにそのままメールが自動振り分けされます。

「ラベルを付ける」はカテゴリラベルとして左に表示され、アクセスしやすいです。

「一致するスレッドにもフィルタを適用する」は、フィルタ条件と合わせて、関連する受信メールも振り分けられるため、非常に便利です。

重要マークやスターなど重要度の高い受信メールに付けるマークも選択可能です。自分に合った項目を選んだら、「フィルタを作成」をクリックします。