Gmailのフィルタを作成/設定して自動メール振り分けする方法

Gmailフィルタを設定すると、条件に従って届いたメールを自動で振り分けしてくれます。一度Gmailフィルタを設定すると、同じ条件で手動で振り分けていた作業を自動的にしてくれるので、メールの振り分けの労力が大幅に節約できます。

Gmailフィルタを設定しておけば、メールを毎回自分で確認する必要はありません。Gmailフィルタの設定プログラムが、既読にしたりスターをつけたり、さらにはメールのアーカイブや、削除、そして自動転送までしてくれます。また、Gmailのフィルタの設定の内容には、複数の条件を設定することができます。

メールが来るたび、同じ条件で振り分けるのであれは、その条件を、事前にGmailのフィルタで設定しておきましょう。フィルタの設定などときくと、条件のつけ方が一見難しそうに感じるかもしれません。

しかし、Gmailのフィルタは、キーワードとなる文字列の入力や、チェックボックスにチェックを入れて適用しておくだけで、大体の設定は完了します。より柔軟にGmailのフィルタを設定したい場合は、フィルタ用の演算子というものを使用して設定することもできます。

パソコンでのGmailのフィルタの作成の手順は次のようになります。①Gmailの上部にある検索ボックスの右側についている、「下向き三角」（▼）部分 をクリックします。②「検索オプションを表示」と文字列が書かれたメニューが表示されます。この表示は無視して（押しても何も起こらないので）、②では、下向きの三角の部分（▼）をきちんと押下してください。

③Gmailのフィルタの、条件を設定する画面が表示されます。ここで、複数の条件を作成していきます。Gmailのフィルタの具体的な条件は、10個ほどあります。条件のつけ方は、あなたが設定したい部分の条件を入力してフィルタを適用します。

条件を入力する項目欄では、主に、キーワードとなる文字列を具体的に入力して設定していきます。チェックボックスでは、「添付ファイルがあるメールなのか」、「チャットは無視するのか」などいくつかの内容が、自動振り分けの条件になっています。

項目内容を、メールの自動振り分けの条件に入れる場合は、チェックボックスにチェックを入れていきます。また、必要ない項目は、何も適用せずに、入力欄を空にしておいたままで大丈夫です。

Gmailのフィルタの条件を入力するときは、条件に合致するキーワード（文字列）を何にするのか考えて作成してください。Gmailのフィルタでは、指定した条件に合致した場合に、次のアクションを選択します。

まず、一番目の条件を設定します。それぞれの条件のつけ方は次のようになっています。【「From」欄の作成方法】From欄では、送信元を指定します。【「To」欄の作成方法】メールの送信先で検索します。

【「件名」欄の作成方法】メールの件名に含まれる文字列を指定します。キーワードは、すべて完全に一致しているかどうかの全文一致と、一部が一致しているかどうかの部分一致が適用されます。例えば、件名に副業が含まれているかどうかを調べるには「副業」と入力します。

【含む】対象になる文字列を、演算子を使って指定します。【含まない】対象にならない文字列を演算子を使って指定します。演算子については、再度説明します。

一番目の条件が作成できたら、「この検索条件でフィルタを作成 »」をクリックします。すると、二番目の検索条件の作成画面が開きます。二番目の条件の設定画面では、チェックボックスが並んでいます。

では次に、二番目の条件を決めていきます。二番目の条件の作成画面は、チェックボックスにチェックを入れていきます。

チェックボックスは、10個ほどです。チェックのつけ方は、フィルタをかけたい条件だけにチェックを入れます。終わったら、一番下にある「フィルタを作成」と書かれているボタンを押下します。

すると、Gmailのフィルタ機能が記憶・保存され、次に到着したメールからフィルタが適用されて、自動的に振り分けられます。

受信済みのメール、つまり、全ての受け取り済みの【既存のメール】は、「すべてのメール」というフォルダに保存されています。

上の説明図でも説明していますが、Gmailの画面で、「すべてのメール」というフォルダは、受信トレイの下の方にあるので、そこをクリックします。すると、画面の右側の、選択したメールの一覧が表示される場所に、既存の全メールが表示されます。

次に、下の説明図の①番のように、一覧表示されているメール達の、左上の、一番上のチェックボックスに、チェックを入れます。

この一つのメールボックスへチェックを入れると、その下の全てのメールボックスへも、自動でチェックが入ります。これで、既存の全てのメールを選択できました。

次に、②番の、「Gmailのフィルタの作成方法」で説明した手順へ従って、Gmailのフィルタの条件を設定していきます。

すべての条件を設定し終わったら、一番下の「フィルタを作成」のボタンと、「●件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」という文字列の真ん中にあるチェックボックスに、チェックを入れます。

「●件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」の左側のチェックボックスにチェックを入れると、過去のメールまでさかのぼって、条件に合うメールを選び出してくれます。（●の部分は、実際に条件を満たしたメールの数が表示されます）

次に、「フィルタの作成」のボタンを押下してください。Gmailのフィルタ機能プログラムが、メールをチェックします。これで、フィルタの条件に適応したメールが選ばれて表示されます。

Gmailのフィルタの作成は、演算子を使用することもできます。Gmailのフィルタの演算子は、半角英数字と記号の組み合わせで作成します。演算子で、振り分けの条件を作成すると、複雑な条件の指定をすることができます。

Gmailのフィルタ用の演算子は、「Gmailのフィルタの作成方法」の段落の一番最初の、図・1の「一番目のフィルタ条件の設定画面の表示方法」の、条件の設定画面の「含む」の入力欄へ入力します。

例えば、メールが送信「gmail.com」のドメインの物を対象にしたい場合は、演算子を使って次のように入力します。「from:gmail.com」。演算子で条件を付けるつけ方は、「簡単な英単語とコロンのような記号、そして対象となる単語」のような構造の式をつけます。

他にも、Gmailのフィルタ用の多数の演算子があります。Gmailのフィルタ演算子を知りたい場合は、Gmailのヘルプで「Gmailで使用できる検索演算子」と検索すれば、フィルタ用の演算子が数多く掲載されているサイトが開きます。

まず、Gmailのフィルタ機能で、何をするのか決めましょう。自分がどんな条件でメールを振り分けたいのかを明確にしたうえで、それに合わせて、演算子を組み立てていきましょう。たくさんの演算子は、複雑な条件を組み合わせて自作する場合に、役に立つでしょう。