Gmailでメールのテンプレート/返信定型文(ひな形)を作成する方法

Gmailの拡張機能の一つに返信定型文を作成する機能があります。Gmailの返信定型文とはテンプレートともよばれ、文章を作成する際の、ひな形のことです。ひな形を作成することで、よく使うフレーズや単語を辞書登録するのと似ていて、よく使う文章をそのままひな形として登録するということです。

これは、ビジネスの現場では非常に有効です。よく送るメールの文章を毎回ゼロから作成していると無駄な業務時間が増える一方です。Gmailにはメールの返信定型文（テンプレート）を登録できる便利な機能がありますので、このGmailのの返信定型文機能を使いこなし、メール連絡の効率をぐんぐん上げてください。

仕事でフォーマルな書き方を毎回ミスなくメールに書くのは意外と難しいです。敬語やマナーもそうですが、その会社やその業界特有の言い回しやルールがあったりするとなおさらです。長く経験を積んでいればある程度は解決できるはずですが、それでも完璧にとはいきません。

たとえば、議事録や業務連絡などをメールで送信するとき、毎回ゼロから作成すると大変な労力と時間がかかってしまいます。こんなとき、Gmailでメールの文章の定型文（テンプレート）を作成してひな形として準備しておくと便利です。

Gmailでメールの文章の定型文（テンプレート）を登録するには、「返信定型文の作成」という機能を使います。Gmailで「返信定型文」として登録した文章はまるごと簡単にメールの本文に貼り付けられるので、メールの作成において作業効率を上げられます。

Gmailの「返信定型文の作成」は、偉い人よりも会議の議事録を作成したり、業務連絡を配信したりするような、新人から中堅までの人にとても役立つ機能です。

例えば、会議の案内や業務連絡、顧客へ注文書や請求書を送るときの送付状をGmailのテンプレートとしてひな形化しておけば、Gmailでメールの本文をその都度入力しなくても一瞬でメールを作成できるので非常に便利です。

Gmailのこの機能は少しでも便利そうだと感じた人は、ぜひ読み進めて試してみてください。それではGmailの定型文機能について解説を始めます。

それでは、早速Gmailのメールの返信定型文（テンプレート）を作成する方法について解説します。作成・登録だけでなく、編集・削除する方法も解説します。この設定はパソコンでしかできません。スマホのGmailでアプリではできませんので、かならずパソコンからGmailを開いてください。

はじめに、Gmailのメールの返信定型文（テンプレート）を作成・登録する方法を解説します。Gmailを開いて、右上の歯車の形のアイコンをクリックしてください。下図のようなメニューが表示されますので、「設定」をクリックしてください。

すると、下図のような設定画面が表示されます。この画面で左上の詳細設定をクリックします。

下図のような詳細設定の画面が表示されます。この中の「返信定型文（テンプレート）」を有効に設定したいのですが、デフォルトでは下の方にあるので、スクロールして探す必要があります。

スクロールしていくと、下図のような「返信定型文（テンプレート）」が見つかりますので、有効をクリックします。そしてさらに下方にある「変更と保存」をクリックします。

すると、Gmailの設定変更に伴い、Gmailが再起動されます。

ここまでで、Gmalの返信定型文（テンプレート）を作成できる準備が整いました。

次に、実際にGmailの返信定型文（テンプレート）を作成します。まずは、通常Gmailでのメールを作成するのと同様に画面左上の「作成」ボタン（下図の通り）をクリックします。

すると、Gmailのメール作成画面が表示されますので、下図のように定型文（テンプレート）にしたい文章と題名を入力します。ここでは、営業部の人が会議の後の議事録を配布するメールを例に作りました。

アスタリスク「*」の箇所は送信者や送信日時によって変わる場所なので、アスタリスクにしておきました。具体的に記載してしまうと、送信時に変更するのを忘れてしまうかもしれないので、アスタリスクにしてあります。

記載が終ったら、このメール作成画面の右下の3点メニューアイコン（下図の赤丸部）をクリックしてください。

メニューが表示されますので、「返信定型文」をクリックしてください。すると、左側にメニューが表示されますので、「返信定型文を作成」をクリックしてください。（下図の通り）

下図のような「mail.google.comの内容」が表示されますので、この返信定型文の題名を記載します。

メール作成画面で題名を記載すると、その題名がそのまま表示されます。変更の必要があれば変更し、必要がなければそのまま「OK」をクリックします。

但し、宛先は保存されません。Gmailの「返信定型文」では題名と本文は保存されますが、残念ながら宛先は一緒に登録できません。