Gmailでメールのテンプレート/返信定型文(ひな形)を作成する方法

Gmailの拡張機能の一つに返信定型文を作成する機能があります。Gmailの返信定型文とはテンプレートともよばれ、文章を作成する際の、ひな形のことです。ひな形を作成することで、よく使うフレーズや単語を辞書登録するのと似ていて、よく使う文章をそのままひな形として登録するということです。

これは、ビジネスの現場では非常に有効です。よく送るメールの文章を毎回ゼロから作成していると無駄な業務時間が増える一方です。Gmailにはメールの返信定型文（テンプレート）を登録できる便利な機能がありますので、このGmailのの返信定型文機能を使いこなし、メール連絡の効率をぐんぐん上げてください。

仕事でフォーマルな書き方を毎回ミスなくメールに書くのは意外と難しいです。敬語やマナーもそうですが、その会社やその業界特有の言い回しやルールがあったりするとなおさらです。長く経験を積んでいればある程度は解決できるはずですが、それでも完璧にとはいきません。

たとえば、議事録や業務連絡などをメールで送信するとき、毎回ゼロから作成すると大変な労力と時間がかかってしまいます。こんなとき、Gmailでメールの文章の定型文（テンプレート）を作成してひな形として準備しておくと便利です。

Gmailでメールの文章の定型文（テンプレート）を登録するには、「返信定型文の作成」という機能を使います。Gmailで「返信定型文」として登録した文章はまるごと簡単にメールの本文に貼り付けられるので、メールの作成において作業効率を上げられます。

Gmailの「返信定型文の作成」は、偉い人よりも会議の議事録を作成したり、業務連絡を配信したりするような、新人から中堅までの人にとても役立つ機能です。

例えば、会議の案内や業務連絡、顧客へ注文書や請求書を送るときの送付状をGmailのテンプレートとしてひな形化しておけば、Gmailでメールの本文をその都度入力しなくても一瞬でメールを作成できるので非常に便利です。

Gmailのこの機能は少しでも便利そうだと感じた人は、ぜひ読み進めて試してみてください。それではGmailの定型文機能について解説を始めます。

それでは、早速Gmailのメールの返信定型文（テンプレート）を作成する方法について解説します。作成・登録だけでなく、編集・削除する方法も解説します。この設定はパソコンでしかできません。スマホのGmailでアプリではできませんので、かならずパソコンからGmailを開いてください。

はじめに、Gmailのメールの返信定型文（テンプレート）を作成・登録する方法を解説します。Gmailを開いて、右上の歯車の形のアイコンをクリックしてください。下図のようなメニューが表示されますので、「設定」をクリックしてください。

すると、下図のような設定画面が表示されます。この画面で左上の詳細設定をクリックします。

下図のような詳細設定の画面が表示されます。この中の「返信定型文（テンプレート）」を有効に設定したいのですが、デフォルトでは下の方にあるので、スクロールして探す必要があります。

スクロールしていくと、下図のような「返信定型文（テンプレート）」が見つかりますので、有効をクリックします。そしてさらに下方にある「変更と保存」をクリックします。

すると、Gmailの設定変更に伴い、Gmailが再起動されます。

ここまでで、Gmalの返信定型文（テンプレート）を作成できる準備が整いました。

次に、実際にGmailの返信定型文（テンプレート）を作成します。まずは、通常Gmailでのメールを作成するのと同様に画面左上の「作成」ボタン（下図の通り）をクリックします。

すると、Gmailのメール作成画面が表示されますので、下図のように定型文（テンプレート）にしたい文章と題名を入力します。ここでは、営業部の人が会議の後の議事録を配布するメールを例に作りました。

アスタリスク「*」の箇所は送信者や送信日時によって変わる場所なので、アスタリスクにしておきました。具体的に記載してしまうと、送信時に変更するのを忘れてしまうかもしれないので、アスタリスクにしてあります。

記載が終ったら、このメール作成画面の右下の3点メニューアイコン（下図の赤丸部）をクリックしてください。

メニューが表示されますので、「返信定型文」をクリックしてください。すると、左側にメニューが表示されますので、「返信定型文を作成」をクリックしてください。（下図の通り）

下図のような「mail.google.comの内容」が表示されますので、この返信定型文の題名を記載します。

メール作成画面で題名を記載すると、その題名がそのまま表示されます。変更の必要があれば変更し、必要がなければそのまま「OK」をクリックします。

但し、宛先は保存されません。Gmailの「返信定型文」では題名と本文は保存されますが、残念ながら宛先は一緒に登録できません。

これで、Gmailの返信定型文（テンプレート）の作成及び登録が終了です。

Gmailで一度、返信定型文（テンプレート）を作成した後に変更が必要になったら、Gmailの返信定型文（テンプレート）を編集しなければなりません。編集の必要がある場合は、まずは既に保存されている返信定型文（テンプレート）を新規のメッセージに表示（挿入）します。

Gmailのメール作成ボタンをクリックし、メールの作成画面を表示し、メールの作成画面の右下の3点メニューアイコンをクリック。そして、先ほどのGmailの返信定型文（テンプレート）の作成時と同様に「返信定型文」をクリックすると、先ほどとは異なり、「挿入」と「削除」の欄が追加されています。

初めてGmailの返信定型文（テンプレート）を作成するときは保存の欄の「返信定型文を作成」しか表示されませんが、先ほど「議事録送付のご案内」という返信定型文（テンプレート）を作成したので、「挿入」と「削除」の欄が追加されているのです。

ここで、挿入の欄の「議事録送付のご案内」（上図の赤枠）をクリックします。

すると、先ほど登録した返信定型文（テンプレート）が表示されました。
この画面で変更します。ここでは文章の冒頭に、「日々の営業活動、大変お疲れ様です。」と追記しました。（下図の下線の通り。）

文章の編集（変更）が済んだら、上書き登録します。

Gmailのメール作成画面右下の3点メニューアイコンをクリック→「返信定型文」をクリック→保存の欄の「議事録送付のご案内」を順にクリックします。（下図の通り）

すると、下図の「返信定型文の上書きを確認」が表示されますので、「OK」をクリックします。これで、Gmailの返信定型文（テンプレート）の編集が終了です。

ここで、題名を変更したい場合、題名を変更した後に、上書き保存しても、変更されません。題名を変更したい場合は題名を変更した後に、新規に「返信定型文を作成」する手順で作成しなければなりません。

例えば、さきほど作成したGmailの返信定型文（テンプレート）の題名を「議事録送付のご案内」から「議事録送付」します。（下図の通り）

そして、Gmailのメール作成画面右下の3点メニューアイコンをクリック→「返信定型文」をクリック→保存の欄の「返信定型文を作成」を順にクリックすると、下図の「mail.google.com の内容」が表示されます。

題名が変わっていることを確認して「OK」をクリックすれば、返信定型文（テンプレート）の題名を変更したものを作成しました。

しかし、ここで問題が一つ出てきます。
自分としては、あくまでも、題名を変更したいだけだったのに、題名を変更したものを新規に作成してしまったので、以前に作成した返信定型文（テンプレート）も登録されたままになっています。

そのままでも、構わないのなら良いのですが、いくつか作ると紛らわしいので必要ない返信定型文（テンプレート）は削除しておいたほうが良いです。削除する場合はこのまま読み続けてください。
 

それでは、先ほどGmailで作成した二つの返信定型文（テンプレート）の片方を削除する手順を説明します。一番初めに作った「議事録送付のご案内」という題名の返信定型文（テンプレート）を削除します。

Gmailのメール作成画面を開き、メール作成画面右下の3点メニューアイコン→返信定型文→削除の欄の「議事録送付のご案内」をクリックします。

下記の「返信定型文を削除しますか？」の確認画面が表示されるので、「OK」をクリックして、削除終了です。

Gmailでメールの返信定型文（テンプレート）を使ってメールを作成すると、何度も同じ内容の文章を考える時間と書く時間を一気に削減できるので、とても便利です。

Gmailのメールのひな形を作ることで、仕事の効率が上がりますので、社外文書や社内連絡文書でも昔から使われてきましたが、ぜひGmailでもひな形を作成して、実際に送信してみてください。Gmailの返信定型文でメールを送信することはとても簡単です。まずはGmailを開いてください。

新規メールに返信定型文を挿入する場合も、受信したメールの返信や転送での、Gmailのメール作成画面右下の3点メニューアイコンをクリック→「返信定型文」をクリック→挿入の欄の「議事録送付のご案内」を順にクリックすれば、定型文（テンプレート）が挿入されます。
 

上図は受信したメールの返信メールを作成する画面です。

Gmailでは、新規メールでも、転送メールでも、返信メールでも、そのメールの作成画面右下に3点メニューアイコンがありますので、そのメニューアイコンをクリック→「返信定型文」をクリック→挿入の欄の「議事録送付のご案内」を順にクリックすれば、下図のように。定型文（テンプレート）が挿入されます。

Gmailの機能の中で特定の文章を記憶させておく機能は、ここまで説明した「返信定型文」ともう一つ「署名」という機能があります。つまり、「署名」も特定の文章をひな形として記憶させておく機能ですので、ほぼ同じ使い方ができます。

でも「署名」というのはもともと署名としての特性として広く使われたからです。メールの最下段に、送信者の名前や電話番号、メールアドレスなどの連絡先が書かれているものを見ますよね。それが「署名」です。

Gmailの「署名」はメールを作成するときにフッタとして自動に記載されますのでとても便利です。早速、「署名」の作成・登録、編集、削除をする方法を解説します。

まずはじめに、Gmailでは、署名は１つのメールアカウントに１つしか作れません。編集や削除はできますが、同時に二つの署名を使うことはできません。

outlookなどの他のメーラーでは署名を複数使えるものがありますが、それには理由があります。先に解説した「返信定型文」という機能はGmail特有で、他のメーラーではない機能です。よって、他のメーラーでは署名をGmailの返信定型文の代用として使っている人も多いようです。

Gmailの「返信定型文」はわかりやすいネーミングの機能なので、使いやすいですね。
さて、Gmailを開き、右上の歯車の形のアイコンをクリックしてください。（下図の通り）

Gmail受信トレイ画面の右上の歯車アイコンをクリックしたら、メニューの中の「設定」をクリックしてください。すると、下図の設定画面が表示されます。

Gmailの設定画面の中の「全般」という名前のタブ（下図の赤枠）が表示されていますので、画面をスクロールして下のほうにある「署名」を探してください。

Gmailの「署名」の設定欄が見つかったら、「署名なし」の下の丸いボタンをクリックしてください。（デフォルトでは「署名なし」が黒丸で指定されています。）

丸いボタンの下の空欄に署名を記載します。Gmailの署名には最大10,000文字まで入力できますので、連絡先だけでなく、お気に入りの言葉や宣伝を付け加えたり、工夫すると良いです。

ここでは、オーソドックスな感じで、名前、電話番号、webアドレスやメールアドレス、簡単な宣伝を記載し、上下をアスタリスクで囲いました。

Gmailの署名の記載が終ったら、下にスクロールして、最下段の「変更を保存」をクリックします。保存処理が済むと受信トレイ画面に戻ります。

Gmailの署名を一度作成したが、編集したい場合は、先ほどのGmailの設定画面の署名欄を変更し、最下段までスクロールして「変更を保存」をクリックすれば、編集できます。

ただし、Gmailの署名機能はあくまでも一つのアカウントに一つの署名なので、編集する前の署名は残っていません。上書きになってしまいますので、注意してください。

Gmailの署名を一度作成したが、削除したい場合は、先ほどのGmailの設定画面の署名欄で、署名なしのボタンをクリックし、最下段までスクロールして「変更を保存」をクリックすれば、メール作成時に署名は表示されません。

この状態であれば、必要に応じて登録してある署名を再度表示させる事ができます。ボタンを「署名なし」かそうでないボタンに変更するだけで良いのです。

完全に署名を削除したい場合は、Gmailの署名のテキスト記入欄を完全に削除（Delete）して、最下段までスクロールして「変更を保存」をクリックする必要があります。

Gmailの署名のテンプレートを使うのは、簡単です。メールを作成する「作成」ボタンをクリックし、Gmailのメール作成画面が表示されると、自動的に署名が記載されているのです。

Gmailの署名は新規のメール作成だけでなく、転送や返信の際にも最下段に自動的に記載されます。特定の人と同じメールをやり取り返信し合っていると、かえって署名が本文の文章を見づらく邪魔してしまうこともあります。

Gmailに慣れてきたら、こういうことも配慮して返信を繰り返すときは署名を削除することをお勧めします。

その場合は、先ほど説明したようにGmailの設定画面で「署名なし」のボタンをクリックし「変更を保存」をしてからメールの返信をするか、返信メールを作成する際に、自動的に記載された署名を削除（Delete）してから送信すれば良いです。

ここまでで、Gmailの便利さを理解していただけたかと思いますが、できればGmailで宛先もひな形としてテンプレートが作れないかと思う人もいるかもしれません。

メールの作成途中に誤送信してしまうことを避ける為、宛先は最後に入れる方や、返信時も全員に返信だと不明な人にまで送ってしまう心配があるので宛先は入力しなおすという方には無縁の機能ですが、Gmailでは宛先のテンプレートを作成することもできます。

これはGmailがwebメール（インターネットメール）だからできることで、URLスキームを使います。Gmailのアプリ（ソフト）を使うのではなく、URLのアドレスから直接Gmailの新規メールを立上げるというイメージです。このURLのアドレスの中に、宛先も入力しておくことができるのです。

このGmailの新規メール作成専用アドレスを毎回入力するのは凄く面倒ですから、インターネットエクスプローラなどウェブブラウザのブックマークに保存しておくと良いです。

まず、Gmail関連のURLスキームをいくつか紹介します。

新規メールを作成するURL：「https://mail.google.com/mail/?view=cm&fs=1」
宛先のTOを作成するURL：「&to=」
宛先のCCを作成するURL：「&cc=」
宛先のBCCを作成するURL：「&bcc=」
件名を作成するURL：「&su=」
本文を作成するURL：「&body=」

これらを組み合わせて、Gmailの新規メール作成専用URL（アドレス）を作ります。

例えば、

TO：aaa@gamil.com
CC：bbb@gamil.com
BCC：ccc@gamil.com
件名：会議議事録
本文：日々の営業活動、大変お疲れ様です。

という内容をURLスキームで組むと
 

上図は、Google Chromeのインターネットブラウザの検索画面です。この検索バーにURLをコピー＆ペーストするだけで、指示した通りのGmailの新規メールができあがります。意外と簡単で便利です。

ちなみに、Google Chromeの場合は、上図の2箇所のどちらにURLを入力しても構いません。

入力（コピー＆ペースト）し、enterを押すと、下記のGmail作成画面が表示されます。
普通にGmailを作成する場合と異なり、ダイレクトにURL入力するので、インターネットブラウザの画面いっぱいにGmail作成画面が表示されます。

もう少し実践的な例を試してみましょう。

宛先のCC、BCCは必要ないので空欄にして、本文の文章をもっと長くしてみました。

これはなぜかと言うと、画面上で改行してもURLスキームでは改行の指示を出せていないからです。

 URLスキームでは改行の意味のコードがあります。
「%0D%0A」
変な文字の羅列ですが、これが「改行」のコードです。

このコードを使って、URLスキームを作ったのが下記です。

もう一点、欲張りすると本文の一行目と二行目が文頭に１マス空白をあけたいですね。
「空白」も指示するコードがあり「+」で指示できます。但し、「+」が１つだと半角で１マスしか空白ができません。日本語は半角３つぐらいで1文字分なので、「+++」を追記します。

URLスキームを修正したのが下記です。

余談ですが、空白の意味の「+」は「%20」でも代用可能です。
また、入力しない宛先のCCやBCCはコード（&cc=や&bcc=）自体を削除することができます。

スッキリさせた最終版が下記です。

先ほど作成した宛先付きのGmailの新規メール作成URLは、ホームページアドレスのブックマークと同様に、インターネットブラウザのブックマークで保存できます。（上図の通り）当然、編集するときも自分の好みにURLスキームを編集し、再度ブックマークで保存すれば良いです。

宛先付きのGmailの新規メール作成URLは削除するときもインターネットブラウザのブックマークから削除すれば良いです。でも、せっかく作ったURLスキームなので、間違って削除しないように注意してください。

Gmailの返信定型文、署名、宛名などのテンプレートの作成、登録、編集、削除の仕方を解説してきましたが、いかがでしたでしょうか。

最後のURLスキームを作る方法はインターネットメールであるGmail特有の方法なので難しく感じたかもしれませんが、アドレスを覚える必要はなく、必要か箇所を自分流にアレンジしてブックマークに保存しておけば簡単にGmailのメールを作成できるので、ぜひ使ってみてください。

Gmailのテンプレートの使い方をマスターして、無駄な文章を書いたり、編集したりする手間を省いて、快適にメール業務をおこなえるようにしてください。