Gmailで受信メールに返信する方法

Gmailで受信したメールに対し、あなたはどう返信しますか？件名はそのまま返信しますか？引用部分もそのまま返信しますか？必要に応じて編集する必要があります。

また、Gmailには「スマートリプライ」という機能や「返信定型文」という機能があるので、これらを駆使すれば、最適な返信メールを作成することができます。

ここでは、Gmailのさまざまな機能を使って、メールを編集し返信するテクニックを紹介します。「返信するだけなら毎日しているし簡単だよ。」と思っているあなたも、きっと知らないテクニックがあるはずです。

ビジネスでやり取りされるメールでは、メールの宛先が複数の人になっていることが多いです。このような宛先が多いメールに返信する際、送信者にのみ返信しますか？それとも全員に返信しますか？これは、状況によって様々です。

例えば、ランチ会や飲み会の参加者を受け付けているときなどは、自分が参加するかしないかを周りの人にアピールするまでもないのに、全員に返信しますか？

送信者にのみ返信する方が多いと思います。また、部署内のメンバーで意見交換をする場合は、送信者のみに返信しますか？全員で連絡を取り合うのが目的ですから、全員に返信しないと意味がありません。

Gmailには、メールの返信時に送信者にのみ返信するか、全員に返信するか、どちらかをデフォルトに設定できる機能があります。

送信者にのみ返信することをGmailでは「返信」といい、全員に返信することをGmailでは「全員に返信」といいますが、このどちらをメインで使うか自分で設定できるのです。

もちろん、デフォルトを「返信」にしても「全員に返信」しても、そのメールごとに選択はできます。しかし、自分の中で基本は「全員に返信」としておけば、全員に返信したいと思っていたメールを、送信者にのみ返信してしまうようなミスがなくなります。

逆に、なんでもかんでも全員に返信してしまうのは情報漏洩してしまうのではないかと不安になる人は、デフォルトを「返信」に設定しておくことをお勧めします。

それでは、その設定方法を説明します。まずは、Gmailを開いて、右上の歯車の形のアイコンをクリックしてください。別ウィンドウで下図のようなメニューが表示されますので、「設定」をクリックしてください。

すると、下図のような設定画面が表示されます。タブが「全般」になっていることを確認してください。「全般」になっていなければ、「全般」をクリックします。

そして「全般」の欄の6項目目に「送信時のデフォルトの動作」という欄がありますので、下図の赤丸の「送信」ボタンか「全員に送信」ボタンかを選んでください。

これで、設定終了ではありませんので、注意してください。画面をしたにスクロールしていくと、下図のような「変更と保存」が見つかりますので、そのボタンをクリックします。

これて、Gmailの設定が変更され、デフォルトで「返信」か「全員に返信」のどちらかを自由に決められます。

では、さっそく返信メールを作成し、送信してみましょう。まず、受信トレイから返信したい相手のメールを選び、そのメールを開きます。

すると、下図のように、メールの送信者名が書かれている行の右端に矢印（下図の赤枠）がありますので、これをクリックしてください。下図は矢印が一本なので「返信（送信者のみ）」です。

返信の方法はもう一つあります。上図の最下段に「返信」「全員に返信」「転送」のボタンがありますので、「送信」のボタンを選んでクリックします。この最下段には可能な送信方法が表示されるので、上記の場合、「返信」「全員に返信」「転送」の3択です。

もとのメールの送信者が、このメールをあなたにだけ送っていた場合（TOにもCCにもあたな以外のアドレスがない場合）「全員に送信」は表示されず、「返信」「転送」の2択になります。

ここで、先ほどの設定で、「送信時のデフォルトの動作」を「全員に送信」にしていた場合、メールの送信者名が書かれている行の右端の矢印（下図の赤枠）が二重矢印になります。この二重矢印をクリックすると「全員に送信」となり、全てのアドレスに送信される状態になります。

「返信」を選択すると、別ウィンドウで下図のようなメール作成画面が表示されますので、本文の欄に必要事項を記入します。

本文の記入が終ったら、左下の「送信」ボタンをクリックすれば、返信メールの送信完了です。

ここで、返信メールで作成した場合、宛先や件名は下記のようになります。
・返信メールの宛先（TO）は、元メールの送信者になります。ただし、「全員に返信」をした場合、元メールの送信者とTOで送られた人がTOになり、CCで送られた人はそのままCCになります。

・返信メールの件名は、元メールの件名の前に「Re: 」が付きます。
・返信メールには、元メールの本文が末尾に自動的に添付されます。

件名や元メールの本文がそのままでは困る場合、それらを編集する必要がありますので、その方法について、これから説明します。

ここまでで、受信したメールに送信することができるようになったかと思いますが、実は件名については何も記入や変更をしていませんでした。

それは「返信」「全員に返信」「転送」の場合、基本的に件名はそのまま編集されずに送信されるからです。でも、自分が送信するメールは件名を変更したい場合、件名を編集する必要があります。

下図のようなメールの返信画面で左上の矢印をクリックしてください。メニューが表示されますので、「件名を編集」をクリックしてください。

すると、下図のような別ウィンドウが表示されます。この元メールは「回覧」という件名だったので、返信メールの件名は自動的に「Re:回覧」、になっています。

この件名を変更したい件名に編集します。件名を編集したら、本文や宛先を確認し、問題なければ左下の「送信」ボタンをクリックします。