ビジネスチャットとメールの使い分け/活用方法を解説！

最近では多くの会社などでもビジネスチャットを使っているところも多いようです。気軽にコミュニケーションが取れて情報の交換も早く出来るなどの違いがあるからです。

使い勝手が良いビジネスチャットはメリットがたくさんあります。ビジネスチャットのメリットをご紹介します。

ビジネスチャットでは、定型文を書く必要がなく個人SNSチャットのような感覚で返信が出来ます。一言送るのにも時間がかからないのもメリットの一つです。

パソコンだけではなく、スマホでも簡単に返信ができて短文で済ませることも出来ます。相手に気を遣って「お世話になっています」などの定型文を毎回書かなくてもいいのもビジネスチャットのメリットとなっています。

ビジネスチャットは、メールと違って一度に何人もの人たちと会話や情報交換が出来ます。一人一人別々にメールを送らなくても情報の共有が出来ます。

さらに効率的に情報の共有をする方法は、ビジネスチャットのビデオ通話を使うことです。ビジネスチャットは、ケース別に使い分けることで良い活用方法が出来ます。

リアルタイムの情報を一度に複数の人と共有することが出来る方法があるのもビジネスチャットのメリットとなっています。

上記でも書いたように情報の共有が出来るということで、ビジネスチャットでは画像や動画・資料のファイルなども共有することが出来ます。

ビジネスチャットでは、ドラッグとドロップと言う方法だけで簡単に画像や動画・ファイルなどの共有が行えます。なので会議の資料なども簡単に共有できることもメリットの一つです。

ビジネスチャットには様々な外部のシステムと連携することができて機能も増やすことが出来ます。

例えば、タスクの管理ツールを自分が使っているビジネスチャットと連携しプロジェクトの進行を滞りなく行うことも可能です。

またビジネスチャットと離職防止ソリューションを連携させることで、社員の会話のパターンを読み取り離職を予測するツールもあります。辞めようと考えている社員が見つかれば個人的に早めに対応することも出来ます。

パソコンで使うことも多いビジネスチャットですが、スマホからもタブレットなどからもビジネスチャットのアプリをインストールすることが出来ます。

なので社外に出ても気軽に書き込むことが出来るので急な予定変更でもすぐに連絡を取ることが可能になっています。

メールを送った時に内容のミスに後から気づくことも多いかもしれません。何度も見直していても誤字脱字などがある場合も有ります。

しかしメールだと一回送ってしまうと消すことも修正することも出来なくなってしまい、一からメールの作成をして間違いを訂正してから送らなくてはいけません。

しかしビジネスチャットは、送ったコメントに間違いがあっても編集や削除が簡単に出来るようになっています。

ビジネスチャットを使うにあたって、コミュニケーションが楽に出来たり、資料のファイルなどが簡単に送れるようになります。しかし全ての情報をチャットで送受信することで情報の漏洩などのデメリットも出てきます。

気軽にコミュニケーションが取れるビジネスチャットですが、その分コミュニケーション量が多くなってきます。

なのでビジネスチャットで、頻繁に送られてくるコメントなどに気をとられて、仕事への集中力が低下するなど影響も出てくる可能性もあります。そうなると生産性の低下になることもデメリットの一つだと考えられます。