Gmailの署名の意味や設定・作成方法

署名とは、自身の氏名や電話番号など、メールの受信者がその人が誰かわかるようにメールの最後に記述しておく自身の情報です。Gmailに署名を設定することで、多くのメリットを享受することができます。

本人にとっては、メールを書く度に署名を追加する必要がなくなるので手間を省くことができます。また相手にとっては送信者が誰か一目でわかるようになります。もちろん、受信者にとって意味のある情報を載せる必要があります。

ビジネスの場においても、署名を記してメールを送ることは当たり前のマナーでもありますので、Gmailの署名機能を有効活用できるようになりましょう。

ここでは、パソコンのGmailやスマホそれぞれのGmailアプリでの署名の設定方法を紹介します。

まずはパソコン/PCでGmailを扱う際の署名の設定方法です。

まずGmailを開き、画面の右上にある歯車のマーク（設定）をクリックし、その中の設定をクリックします。

PCのGmailでは、歯車アイコンをクリックするまでは設定画面へ行くボタンは隠れるので、注意しましょう。

Gmailの設定画面に移動し、下へスクロールすると[署名]の欄があります。Gmailでは、初めは[署名なし]が選択されているので、テキストエリアに署名を入力します。
署名を入力し始めると、自動で署名なしから選択が変わります。

署名の入力が終わったら、画面を下までスクロールし、[変更を保存]をクリックします。PCのGmailでは、変更の保存をしなければここまでの操作の意味が無くなりますので注意してください。

Gmailで署名の保存が完了すると、実際に新規メールを作成してみて、メールの末尾に先ほど入力した署名が予め入力されているか確認しましょう。

ちなみにですが、Gmailでは、署名にHPなどを貼り付けた場合、それはリンクとなって受信者に届くので、自社の情報をリンクを通して効果的に伝えることができます。

Gmailでは、E-mailなどもメール作成のリンクとなるので、署名に記入することをオススメします。

続いては、スマホ・AndroidのGmailアプリでの署名の設定方法を紹介します。基本的に設定画面の署名欄から変更する流れは、PCのGmailでもスマホのGmailアプリでも同じです。

まずは、スマホからGmailのアプリを開き、画面左上の3本線のマークをタップします。

そして左から出てきたメニューを下にスライドし、[設定]ボタンをタップします。スマホのGmailアプリでは、左から出てきた画面を左にスワイプすることでメニューを隠すことができます。

設定画面を下にスクロールすると、[署名]欄がありますので、そこをタップして署名を入力します。

入力が完了すると、[署名]欄が未設定から自身が入力した内容に変わります。Gmailアプリでは、保存をする必要がありません。

PCのGmailと違い、メール作成の際に署名は記入されていません。しかし、送信した内容には先ほどの画面で確認した署名が入力されています。Gmailアプリでは、送信前の見た目には隠れるんですが、署名は入力されているので安心してください。

また、署名を隠す場合は、同じ手順に署名を消すことで隠すことができます。Gmailアプリでは、署名が送信相手によって隠れるような設定はないみたいです。

続いては、スマホ・iPhoneのGmailアプリでの署名の設定方法を紹介します。基本的には、スマホ・AndroidのGmailアプリと同じように設定できます。

まずは、Gmailのアプリを開き、画面左上の3本線のマークをタップします。

そして左から出てきたメニューを下にスライドし、[設定]ボタンをタップします。Gmailアプリでは、メニューを左にスワイプすることでメニューを隠すことができます。

Gmailアプリの設定画面へ行くと、画面中央に[署名設定]欄があります。そこをタップすることで[署名設定]ページへ移動出来ます。

iPhoneのGmailアプリでは、[書名設定]ページでモバイル書名をオンにして、下図のように署名を入力します。

Android版のGmailアプリと同じく、メール作成の際に署名は記入されていません。しかし、送信した内容には[署名設定]ページで入力した署名が入力されています。送信前の見た目には隠れるんですが、署名は入力されているので安心してください。

Gmailアプリで署名を隠す場合は、モバイル署名をオフにすることで隠すことができます。もしくは、同じ手順で署名を消すことで隠すこともできます。

Android版のGmailアプリと同じく、署名が送信相手によって隠れるような設定はありません。

ここでは、Gmailで一度設定した署名を変更する方法を紹介します。基本的には、Gmailで署名を入力した手順を辿れば、一度設定した署名でも変更することができます。

それでは、PCのGmailを用いて変更方法を紹介します。
先ほどと同じく、トップの画面から、歯車のマークをクリックし、[設定]ボタンをクリックして設定画面へ移動します。

PCのGmailでは、歯車アイコンをクリックするまでは設定画面へ行くボタンは隠れるので、注意しましょう。

[署名]欄には、以前使用していた署名が既に入力されているので、新しい署名を入力します。

PCのGmailなので、画面を下までスクロールして[変更を保存]を忘れずにクリックしましょう。でないと変更の意味がなくってしまいます。

スマホのGmailアプリの場合は、保存の必要はありません。

無事に保存することで、署名が新しいものに変更されます。新規メールを作成することで、変更を確認することができます。

ここでは、Gmailの署名にテンプレートを適用する方法を紹介します。
といっても、設定方法はこの記事のはじめで紹介した方法と同じです。

まず、使用したいテンプレートを用意します。
 署名 テンプレート と検索すると、おしゃれで見栄えの良いテンプレートを紹介してくれているサイトが沢山あります。そちらからお気に入りを選ぶことをお勧めします。

この記事では、筆者が使用しているシンプルな署名のテンプレートを紹介します。

 テンプレート例 
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　田中 太郎 / Tarou Tanaka
　Email: tanaka@gmail.com
　Tel: 090-1234-5678
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他にもテンプレートの例は沢山あるので、ぜひ自分のお気に入りを見つけてください。

以下にオススメのリンクを貼っておきます。リンクを見るだけではなく、自身で調べてみることをオススメします。
お気に入りを見つけたらぜひGmailで設定してみましょう。

続いて、署名に好きな画像を入れる方法を紹介します。
署名の見た目を大きく変えることができ、メールの受信者にとっても目に入ってきやすいので、ぜひ設定してみましょう。

まずは、Gmailで署名の設定をするページへ移動します。Gmailで署名の設定ページへの行き方は、この記事のはじめで紹介していますので、分からない方は読んでみてください。

そして、署名の記入するところの、画像アイコンをクリックします。

挿入したい画像のURL（リンク）を貼り付けて、[選択]ボタンをクリックすることで画像が挿入されます。

これで、無事に画像を挿入することができます。画像を入れる場合は、会社のロゴなど、極力意味のある画像を用意しましょう。意味のない情報を極力省くことも大切です。

ちなみに、署名に画像を入れることができるのはPCのGmailのみですのでご注意ください。

ここでは、Gmailの署名を任意の位置に挿入する方法を紹介します。これまでの方法ですとメールの最後に署名が記入されていましたが、好きな位置に設定したい際には、下記の方法で簡単に挿入することができます。

Gmailの機能としては、返信定型文を使用します。

まず、Gmailのトップ画面から歯車アイコンをクリックし、設定画面へ移動します。そして、設定画面から [詳細設定] タブをクリックして画面下にスクロールします。
すると、[返信定型文（テンプレート）] 欄がありますので、そちらを有効にします。

PCのGmailの場合は、忘れずに変更を保存しましょう。画面下を見るまで隠れる状態なので、忘れずに下までスクロールしてください。

そして、Gmailでの返信定型文の作成は、新規メールの作成画面から行います。

まず、新規メールの画面から登録したい署名（テンプレート）を入力します。
新規メールの作成画面から [･･･] のマークをクリックし、[返信定型文] → [返信定型文を作成...] を選択します。

後は、定型文の名前を入力して保存とすると、次回以降は挿入したい位置にカーソルを持っていき、同じ手順で作成した署名（定型文）を使用することができます。

Gmailでは、先ほどの署名の設定方法と合わせて使用することで、複数の署名を用意することができます。

続いては、複数の署名を用意してその署名を用途に応じて使い分ける方法を紹介します。社内用と社外用など、ビジネスの場でも複数の署名を使用する頻度は高いと思います。

Gmailをビジネスの場で使う場合などは、ぜひ使っていきましょう。

上の見出しで紹介した、Gmailの返信定型文を使用します。切り替えたい署名の数の返信定型文を複数作成します。

Gmailの署名は1つしか設定できないため、1番よく使う署名をGmailの署名に設定し、その他使う署名複数個を返信定型文に設定しましょう。

ここでは、Gmailで署名の行間を変更する方法を紹介します。

といっても、Gmailでは行間を変更する方法はありません。
行の間に行間を持たせたい場合は、Gmailでは改行するしかありませんが、大きく意味のないすき間が開いてしまうのでオススメしません。

続いては、Gmailでの署名に線を引く方法を紹介します。

線を引くことで区切りをつけたい場合というのは、意外とあります。しかし、Gmailではハイフンなどを代用しても綺麗な線にはなりません。

ここでは、綺麗な線を引く方法を紹介します。

Gmailで線を引くためには、下線を使用します。 下線とは、文字の下に線を引いてくれるデザインの1つです。Gmailでは、空白（スペース）を線を引きたい分だけ入力し、下線を用いることで線を引きます。

下線を引くためには、署名の入力欄にある [U] のマークをクリックします。その状態でスペースを入力すると、線を引くことができます。本来文字の下に線を引く機能ですが、文字がスペースとして隠れるようなイメージです。

 

ここでは、Gmailで署名の設定が上手くいかない方向けに解決策を紹介します。

PCのGmailで署名が変更できていない場合は、変更を保存を押しているかを確認してみてください。

複数の署名を設定している場合は、Gmailの返信定型文がちゃんと登録されているか確認してください。返信定型文を複数個作成してる場合も同様です。

Gmailの署名の画像が表示できない場合は、画像のURLが間違っている可能性が考えられます。Gmailの署名に画像を登録する時は、画像のURLを指定する必要があります。

Gmailで署名に画像を選択した場合は、プレビューが表示されているかで確認することができます。

以上で、Gmailでの署名の設定方法の紹介とさせていただきます。受信者にとって送信者が誰であるかわかるように
 

• 意味のある情報のみの記入する
• 受信者が必要としない情報は隠す（署名に載せない）
• HPやメールアドレスをリンクとして載せて、効果的に情報を用意する