【Outlook2016】「テンプレートの表示と管理」について解説！

皆さんはPCでOutlook2016を使用していますか？今回この記事では、Outlook2016でのメール作成が早くなるマイテンプレート機能について説明していきます。

Outlook2016とは、買い切りタイプのMicrosoft Office2016に含まれるPCのメールソフトを指します。Outlook2016はメールソフトなのでOutlookのメールアドレス以外のメールアドレスでもメール作成を行うことができます。

Outlook2016の"テンプレートの表示と管理"という機能をご存知でしょうか？この"テンプレートの表示と管理"によってOutlookでのメール作成がより早くなります。

元々Outlookのテンプレート作成/挿入機能は存在しており、メールの作成と同じようにテンプレートを入力し、テンプレートファイルとして保存する必要があります。しかしこの記事で紹介するテンプレートの表示と管理方法はとても簡単です。

Outlook2016にあるマイテンプレート機能により、素早く定型文や定型句をテンプレートとして保存し、すぐにメールのメッセージに挿入することができます。

ここではOutlook2016のテンプレートの表示と管理といった使い方について説明していきます。

Outlookでのテンプレートで定型文や定型句を表示又は管理するには、Outlookに純正で搭載されているマイテンプレートのアドインを利用していきます。Outlookのマイテンプレートからテンプレートを管理、表示する手順を説明していきます。

まず初めにOutlook起動後の画面にある"ホーム"タブの"新しいメール"を左クリックしてください。

表示されたOutlookメール作成画面にある"メッセージ"タブの"マイテンプレート"にある"テンプレートを表示"を左クリックしてください。

Outlookのマイテンプレートを有効化するために"続行"を左クリックします。

このOutlookのマイテンプレートからテンプレートを表示、管理することができます。マイテンプレート内の定型文や定型句を左クリックすることで、メール内のメッセージに自動的にそのテンプレートが挿入されます。

続いてOutlookのテンプレートの表示/管理の一環として、新たなテンプレートを追加/保存する方法について説明していきます。

Outlookのマイテンプレートに新たなテンプレート(定型文や定型句)を追加/保存する場合、先ほど説明した"新しいメール"にある"マイテンプレート"を表示させてください。

Outlookのマイテンプレート機能によりOutlookのマイテンプレートに追加されているテンプレートが表示されたら、テンプレート一覧下部にある"+テンプレート"を左クリックしてください。

すると上の画像のように、Outlookのテンプレートの入力画面が表示されます。上の記入欄にテンプレート名、下の記入欄にテンプレートの内容(定型文や定型句)を入力してください。最後に"保存"を左クリックします。

"保存"を左クリックすると上の画像のように先ほど作成したテンプレートがOutlookのマイテンプレート内に追加/保存されます。これで新しいテンプレートをOutlookメールのメッセージ内にワンクリックで挿入することができます。

Outlookのマイテンプレートに追加/保存されているテンプレートは、簡単に削除/編集することができます。削除/編集したいテンプレートにカーソルを合わせ、削除する場合は"ゴミ箱"アイコン、編集する場合は"ペン"アイコンを左クリックします。