Outlookでメールのテンプレートを素早く呼び出す方法！

メールのテンプレートの作成や呼び出す方法の説明に入る前に、まずOutlookの概要や機能についてご説明します。

OutlookはMicrosoft社が提供する情報管理ソフトです。ビジネスにおけるさまざまなシーンで役に立つ機能が備わっています。

Outlookには様々な機能が備わっていますが、メインの機能は電子メールの送受信です。Outlookの電子メール機能は多くの大企業で使用されており、サービスの充実度とセキュリティ面が高く評価されています。

Outlookでは電子メールの送受信以外にも、スケジュールや連絡先の管理などができます。会議室の使用状況の管理やタスクの共有など計画やスケジュールの作成をサポートする機能が充実しており、連絡先についてもOutlook上で管理することが可能です。

ここでは、まず2013年以前のバージョンにおけるOutlookでメールのテンプレートを作成する方法についてご説明します。

Outlookを起動します。上記の画面になります。

メールフォルダーを開いたら、ホームタブからクイック操作の「新規作成」をクリックします。

新規作成をクリックすると、クイック操作の編集のダイアログが表示されます。

その後、編集をクリックします。

そして、上の画像のようにオプションの表示をクリックしてください。

クイック操作の編集のダイアログを開いたら、任意の名前を入力します。

必要であれば宛先を入力します。

オプション表示での詳細設定項目についてご説明します。CCの追加や件名や本文の編集を行うことができます。

オプション表示からCCの追加などの設定ができます。

オプション表示の件名の欄から件名の入力ができます。

オプション表示の中の「テキスト」内に本文を入力することが可能です。最後に保存をクリックしてテンプレートを保存してください。

保存したテンプレートは、上の画像のようにテンプレート用紙で開くことができます。

これでテンプレートの設定が完了しました。

ここでは、2013年以前のバージョンにおいてOutlookでメールのテンプレートを素早く呼び出す方法について解説します。

メールフォルダーを開いたら、ホームタブの中から「クイック操作」を選択します。

ホームタブの「クイック操作」から作成したテンプレートを選択します。すると、作成したテンプレートがメッセージの画面に表示されます。

クイック操作のグループにある新しいクイック操作を選択します。新しいクイック操作を開いたら、新しいクイック操作内で作成したテンプレートを上部に表示することができます。

ここでは、Office365においてメールのテンプレートを作成する方法について解説します。

まず、ホームタブの新規作成の中から新しい電子メールを探し、「新しい電子メール」をクリックします。

新しい電子メールを選択したら、メッセージが開きます。メッセージの中に必要な件名や本文を入力します。

必要であれば宛先を入力します。アドレス帳に登録している宛先であれば引用することができますが、登録していない場合は手入力で入力します。

ファイルタブの中から、名前を付けて保存を選択します。

ファイル名には自動で件名が入っています。変更する場合は手入力で変更してください。ファイルの種類はOutlookテンプレートを選択します。ファイルの種類を選択したら、保存をクリックしてメールのテンプレートの作成は完了です。

ここでは、Office365においてOutlookのメールのテンプレートを素早く呼び出す方法について解説します。とてもシンプルな手順でテンプレートを呼び出すことができるため、ここで説明する手順をしっかり押さえておくと便利です。

ホームタブの新規作成から新しいアイテムを選択します。

新しいアイテムを選択したら、その他のアイテムをクリックします。

「その他のアイテム」をクリックしたら、次に「フォームの選択」をクリックします。

フォームの選択をクリックするとダイアログボックスが開きます。ダイアログボックス内のフォルダーの場所から「ファイル　システム内のユーザーテンプレート」を選択します。

テンプレートの一覧が出てくるので作成したテンプレートを選択すると、指定したテンプレートがメッセージの画面に表示されます。以上がOffice365でOutlookのメールのテンプレートを素早く呼び出す方法です。

テンプレートを使えば効率よく作業ができるので、積極的に使ってみてください。少しでも記事が役立てれれば幸いです。