【Office365】Outlookのメールの自動転送方法を解説！

Outlook（アウトルック）とは、「Word」や「PowerPoint」などと同じ「Microsoft Office」の中にあるソフトウェアのことで、メールを送受信するときに使うソフトのことを指します。

では、Outlookはいったいどのようなことができるソフトウェアなのかを細かく紹介していきたいと思います。
 

月額又は、年額課金をすることで使えるOfficeのメール機能＝Outlook、大体の考えとしてはあっています。

皆さんは、なぜ近年ビジネスユーザーに人気があるのか知っていますでしょうか。それは、電子メール・カレンダー・連絡先の統合により一つの場所で、様々なことを操作するのが可能になったからです。では、その中の一つ自動転送についてみていきましょう

「あぁ！大事なメールを～～さんに転送するの忘れてた！」皆さんもこんな経験ございませんか？けれどもう、心配ありません。Outlookの自動転送の方法さえ分かれば、手動で操作しなくても自動で転送をするのを可能にしてくれます！

では、自動転送の設定を見ていきましょう。Outlookは設定をしてしまえば、非常に便利なソフトウェアです。手順は簡単ですので、すぐにできます。

まず歯車マークの場所をクリックし、設定画面を開きましょう。そうしたら、青い文字で「Outlookのすべての設定を表示」がありますので、そこをクリックしましょう。

そしたら次に、「転送」をクリックしましょう。「転送を有効にする」のところにチェックマークを付けて、有効にしてください。最後に自分が転送したい相手のメールアドレスを、「メールの転送先」に書き込めば基本的な設定は完了です。

リダイレクトの設定手順は少々ややこしいですが、手順通りに行えば間違えずにできます。

①設定→オプション→電子メールの整理→受信トレイのルール（この順番でクリックしてください）
②受信メッセージに対する新しいルールの作成、を選択してください。
③メッセージの到着時欄で、その他オプションをクリック。
④実行処理欄でメッセージを次へリダイレクトする、を選択してください。
⑤最後に宛先欄にメールアドレスを入力してください。

これで、リダイレクトの設定が完了です。忘れずに保存ボタンを押して終了しましょう。

なぜ、リダイレクトをOutlook Web Appで設定するのか、それはOutlook2016にリダイレクト機能が装備されてないからです。しかし、Outlook for Macですと、リダイレクト機能が備わっていますので設定の心配はありません。

また、リダイレクトを設定することによって、他のすべての受信者がわかります。
つまり、「宛先」や「CC」のメンバーがすべて表示されます。

次は、条件付きでの自動転送です。指定したワードが含まれているときは、転送することができるなど、しっかりと設定をすれば使いやすい機能です。基本的な自動転送と違いややこしいですが、それでも設定をすれば便利な機能ですので使いこなしていきましょう。

今度は、ルールをクリックしましょう。「ルール」→「新しいルールの追加」の順番で進んでいき、１、２、３の順番でワードの指定や転送先の指定をしていきましょう。

そうすれば、条件付きの自動転送の設定が完了です。また、チェックマークは有効のままにしてください。

共有メールボックスを使うことで、officeのライセンスを付与しなくてもメールを共有することが可能になります。設定方法は、単純ですのですぐに始めましょう！

まず、共有メールボックスを追加するには、管理者のアカウントが必要になります。
管理アカウントは、Office365のライセンスを取得しておきましょう。

そして、「管理センター」→「グループ」の順番で進み、メニューから共有ボックスを追加してください。また、共有するほかのユーザーはOffice365のアカウントで、Outlookのアカウント内で右クリックをし、「共有フォルダ―の追加」をクリックしましょう。

そうすれば、共有メールボックスが無事追加され、受信内容が確認できます。

Outlookを使いこなすまであと一歩です。先ほど管理アカウントで追加した共有メールボックスの設定をしていきます。

「メールアドレスの設定」→「追加した共有メールボックスのメンバーの権限設定」→「送信済みアイテム」の設定を「このメールボックスとして送信されたアイテムをコピーする」にONするように設定してください。

これで、共有メールボックスの設定はすべて完了です。
 

自動転送を設定した後、「やっぱり無効にしたい！」そう思うかもしれません。安心してください、すぐに有効を無効にすることができます。

一番最初に行って設定と途中まで同じ方法でやります。「設定」→「転送」→先ほど有効にした「転送を有効にする」のチェックを外し、無効にしてください。そうすれば、自動転送がすべて無効されます。

Outlookの使い方はこれだけではありません。ぜひ、ほかの設定などやエラー対策も身に着けてさらに、知識をつけましょう！