Outlookのハイパーリンクの作成/設定方法を解説！

Outlookは、個人情報管理を行うソフトウェアです。主に、電子メール機能として使われています。Outlookでは、メール本文に入力した任意の文字にハイパーリンクを設定することができます。

ハイパーリンクでは、Webページやファイルなどを指定することができます。ハイパーリンクは英語で「hyperlink」と表記しますが、Outlook以外でも広く使われています。

ハイパーリンクを設定することで、指定したURLを開いたり、同じブック内の別の場所にジャンプするだけでなく、メールソフトを起動して画面を開くこともできます。Webページのテキストや画像などをクリックすることで、別のページに移動することも可能です。

ハイパーリンクとは、複数の文書を結び付ける役割を担う「参照」のことです。Outlookでは、指定の文字列を任意のWebページなどにリンクさせることで、さまざまな活用ができます。

ハイパーリンクの挿入位置で文字をクリックすることで、リンク先に飛べます。URLをクリックすれば、ブラウザーが起動してすぐに指定のWebページが開けます。設定次第でメールアドレスにも使えますし、自分のPCに保存したデータを参照することもできます。

ここからは、Outlookのハイパーリンクの作成・設定方法をご紹介していきます。こちらでは「Webページ」の設定に注目してみましょう。

ハイパーリンクでWebページを設定すれば、文字をクリックすることで自動でブラウザーが起動し、指定のWebページが表示されます。

ハイパーリンクを活用すれば、メールの受取側がURLを入力する手間を省くことができます。設定したハイパーリンクは削除することもできます、また、ハイパーリンクは一般的には「リンク」とも呼ばれています。

OutlookでWebページのハイパーリンクを作成・設定する手順を確認してみましょう。まずは、ホームタブから「新規作成」グループを探します。

「新しい電子メール」をクリックしたら「ファイル」タブの横にある「書式設定」を選択します。「形式」グループから「Aa HTML」または「Aa テキスト」を選んだら、ハイパーリンクを挿入したい位置で表示させたい文字を入力します。

こちらでは、例として「2019 ARS」という文字列を入力してみます。リンク設定をクリックすると、ハイパーリンクを挿入するダイアログボックスが表示されます。こちらで任意のアドレスを入力するといった流れになります。では、実際に操作してみましょう。

Outlookを開いたら、左上にある「新規作成グループ」に注目しましょう。「新しい電子メール」という項目があります。ハイパーリンクを設定するには、こちらからアクセスします。

「ファイル」の横に「書式設定」という項目があるので探しましょう。こちらをクリックします。

「形式グループ」の「Aa HTML」もしくは「Aa テキスト」を選択します。Aa HTMLとは、Outlookの既定の形式です。Aa HTMLを使うことで、フォント・色・箇条書きなどを使用できます。また、Aa HTMLは、メッセージ内に画像を表示することも可能です。

一方で「Aa テキスト」とは、装飾などがないシンプルなメール形式です。Aa テキスト形式を選択することで、メールの容量を軽くすることができます。ビジネスマナーとしてAa テキストが推奨される場面は多いでしょう。

Aa HTMLか、Aa テキストを選択したら、ハイパーリンクを挿入したい位置を決めて文字列を入力します。メール本文に直接入力しましょう。

こちらでは例として「2019 ARS」という文字を入力します。「2019 ARS」がハイパーリンクを入れる位置です。入力ができたら「挿入」をクリックします。

「リンクメニュー」の中に「ハイパーリンク」の項目があります。ハイパーリンクを設定したい文字「2019 ARS」をドラッグします。ドラッグできたら、一番上のアイコンをクリックしましょう。

ハイパーリンクのダイアログボックスが表示されました。ハイパーリンク設定でのファイル・Webページは同じ区分です。ダイアログボックスのアドレスに注目しましょう。

リンク先のURLを直接入力します。こちらに入力したリンクに飛べるということになります。任意のアドレスを入力していきましょう。

アドレスの入力ができたら「OK」をして確定します。こちらをクリックします。

ハイパーリンクの挿入ができました。文字が青色で表示されています。これがハイパーリンクの表示です。

場合によっては、作成したOutlookのハイパーリンクが開けないことがあります。本来、WindowsではInternet Explorerを既定のブラウザーで使用することが想定されています。

そのため、Outlookでハイパーリンクをクリックするとエラーメッセージが表示されることがあります。

Outlookのハイパーリンクが開けない時に起こりうる現象・エラー内容について確認してみましょう。こちらには、原因・対処法があります。

エラーメッセージの表示によって開けない場合、次のようなメッセージが表示されます。「このコンピューターに設定された制限のため、操作が取り消されました。システム管理者に連絡してください。」というものです。

または「組織のポリシーにより、この操作を完了できません。ヘルプデスク担当者に問い合わせてください。」といったようなメッセージが表示されます。

この場合、簡易的な修正プログラムが表示されます。「ダウンロード」というボタンをクリックします。英語版の可能性がありますが、そのままインストールをすることで対処できます。

場合によっては、Outlookがハイパーリンク切れを起こすことがあります。これは、Outlookのハイパーリンクが切れてしまって繋がらないということです。どのような原因・対処法があるのでしょうか。

ハイパーリンクが切れて繋がらない場合、設定したはずの文字列をクリックしてもリンク先に飛ぶことができません。原因・対処法を確認してみましょう。

OutlookはWordベースのエディタが使用されています。そのため、Wordの設定がOutlookに影響するといわれています。

対処法としては、Wordをインストールしてみることです。また、アンインストールしてOutlookを使用するという方法もあります。

Outlookのハイパーリンクが繋がっているのかを確認する方法には、Outlookのファイルに注目します。「ファイル」から「オプション」を選択して「詳細設定」にアクセスするというものがあります。

こちらの「値の代わりにフィールドコードを表示する」のチェックを外します。

Outlookのハイパーリンクを削除する場合、ハイパーリンクが挿入された位置の文字の上で操作ができます。こちらでは「2019 ARS」です。右クリックでハイパーリンク関連のメニューなどが開けます。

右クリックをすると、Outlookのメニューが表示されます。ハイパーリンク関連の「ハイパーリンクの削除」という項目を探します。

「ハイパーリンクの削除」がありました。こちらをクリックします。ハイパーリンクは、一度覚えてしまえば便利なので理解して活用してみましょう。